Bolehkah seseorang mempunyai dua sijil tandatangan digital?

Bolehkah Seseorang Memiliki Dua Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Dalam era digital, semakin ramai individu dan organisasi bergantung pada sijil tandatangan digital (DSC) untuk mengesahkan dokumen elektronik dengan selamat. Terutamanya di kawasan yang dikawal ketat seperti Hong Kong, Singapura dan ekonomi Asia Tenggara yang lain, tandatangan digital bukan sahaja alat yang mudah, tetapi juga keperluan undang-undang di bawah rangka kerja undang-undang seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553 Undang-undang Hong Kong) atau Akta Transaksi Elektronik Singapura.

Oleh itu, soalan lazim timbul: Bolehkah seseorang memiliki dua sijil tandatangan digital? Jawapan ringkasnya ialah: ya. Tetapi untuk memahami dengan mendalam mengapa seseorang mungkin memiliki berbilang DSC, adalah perlu untuk memahami intipati, klasifikasi dan latar belakang undang-undang sijil tandatangan digital dalam bidang kuasa tempatan.

Apakah Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Sijil tandatangan digital ialah kunci digital yang disulitkan yang digunakan untuk mengesahkan identiti penandatangan. Ia dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) seperti eSignGlobal untuk memastikan keselamatan transaksi dalam talian dan mengesahkan integriti dokumen selepas ditandatangani.

Di India dan banyak bidang kuasa di Asia Tenggara, DSC biasanya digunakan untuk tujuan termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Mengemukakan penyata cukai
• Menandatangani tender kerajaan
• Pemfailan syarikat
• Dokumen undang-undang dan perdagangan rentas sempadan

Apabila DSC dikeluarkan, ia akan mengandungi maklumat berikut: nama pengguna, alamat e-mel, negara, poskod, tarikh pengeluaran dan tamat tempoh serta nama badan pengeluar.

Bolehkah Individu Memiliki Berbilang DSC?

Ya. Undang-undang membenarkan individu memegang berbilang sijil tandatangan digital. Malah, dalam beberapa kes, memegang berbilang DSC bukan sahaja dibenarkan, malah merupakan langkah yang bijak.

Contohnya:

1. Pemisahan Peranan: Seseorang mungkin memegang berbilang jawatan korporat pada masa yang sama. Contohnya, seseorang mungkin menjadi pengarah syarikat dan juga penandatangan yang diberi kuasa bagi organisasi lain. Dalam kes ini, mewujudkan DSC yang berasingan untuk peranan yang berbeza memastikan ketelusan dan kebolehkesanan tingkah laku.

2. Jenis Penggunaan yang Berbeza: DSC biasanya dibahagikan kepada:

   • Kelas 1: Jenis asas untuk transaksi berisiko rendah
   • Kelas 2 dan 3: Digunakan untuk proses berisiko tinggi atau kritikal perniagaan, seperti pemfailan pematuhan dan penyertaan dalam tender kerajaan

   Seseorang mungkin memerlukan satu DSC untuk kelulusan harian syarikat dan satu lagi untuk menyerahkan dokumen kerajaan. Di Singapura, Malaysia dan tempat lain, sesetengah agensi kerajaan memerlukan tahap pensijilan yang lebih tinggi atau format tertentu, jadi DSC tambahan diperlukan.

3. Penggunaan Peranti atau Platform yang Berbeza: Memandangkan keselamatan siber menjadi semakin penting, banyak syarikat memerlukan pekerja menggunakan perkakasan khusus (seperti token penyulitan USB) atau DSC terikat peranti. Apabila seseorang beroperasi merentasi berbilang organisasi atau sistem, adalah lebih selamat dan boleh dipercayai untuk memilih untuk menggunakan sijil yang berbeza.

Sekatan dan Pertimbangan Undang-undang

Walaupun memegang berbilang DSC dibenarkan, ia mesti diurus dengan betul. Pengawal selia di Hong Kong, Indonesia dan tempat lain mengesyorkan:

• Rekod yang betul: Tujuan setiap DSC harus direkodkan dengan jelas untuk mengelakkan penyalahgunaan.
• Pemindahan adalah dilarang sama sekali: DSC hanya boleh digunakan oleh orang itu sendiri, dan menyalahgunakannya kepada orang lain adalah menyalahi undang-undang. Contohnya, ia adalah kesalahan jenayah di bawah Ordinan Data Peribadi (Privasi).
• Pengurusan kesahihan: DSC biasanya sah selama 1–3 tahun. Mengurus berbilang DSC memerlukan penjejakan yang teliti bagi masa tamat tempoh dan pembaharuannya.

Bagaimana untuk Memohon DSC Kedua?

Proses memohon DSC kedua adalah sama seperti memohon yang pertama. Sama ada anda menggunakan pembekal serantau (seperti eSignGlobal) atau pembekal antarabangsa, anda biasanya perlu menyerahkan maklumat berikut:

• Bukti identiti (pasport atau kad pengenalan penduduk)
• Bukti alamat
• Pengesahan e-mel/telefon mudah alih
• Dokumen kebenaran unit (jika memohon bagi pihak organisasi)

Sesetengah badan pensijilan juga menyokong pengurusan berbilang identiti di bawah satu akaun log masuk, memudahkan untuk bertukar antara sijil mengikut tujuan atau organisasi yang berbeza.

Tetapi apabila beroperasi di kawasan seperti Asia Tenggara, pastikan pembekal perkhidmatan anda mematuhi pensijilan peraturan kepercayaan elektronik tempatan. Contohnya, menurut Akta Tandatangan Digital Malaysia 1997, hanya badan pensijilan berlesen yang diberi kuasa untuk mengeluarkan tandatangan yang sah dari segi undang-undang.

Senario Aplikasi Praktikal Memiliki Dua DSC

Berikut ialah beberapa senario di mana memiliki berbilang sijil tandatangan digital adalah sesuai:

• Eksekutif Korporat: Jane ialah CEO bagi dua syarikat di Singapura, menggunakan dua DSC secara berasingan untuk mengendalikan resolusi lembaga pengarah dan pemfailan berkanun bulanan.

• Perunding Rentas Sempadan: Ahmad ialah perunding IT yang berpangkalan di Kuala Lumpur. Beliau memiliki satu DSC yang mematuhi undang-undang Malaysia dan satu lagi DSC yang terpakai untuk dokumen undang-undang Indonesia, memastikan pematuhan dua hala.

• Pengamal Undang-undang: Michael ialah seorang peguam di Hong Kong. Beliau menggunakan satu DSC untuk pemfailan dokumen mahkamah dan satu lagi untuk komunikasi pelanggan, untuk membezakan skop tanggungjawab kerja yang berbeza.

Mengapa Saya Tidak Boleh Menggunakan Hanya Satu DSC?

Dari segi teori, seseorang mungkin mahu menggunakan satu DSC untuk mengendalikan semua perkara. Tetapi terdapat beberapa risiko dengan pendekatan ini:

• Tanggungjawab tidak jelas: Jika berlaku pertikaian undang-undang, adalah sukar untuk menjelaskan peranan atau kebenaran semasa menandatangani.
• Laluan audit yang mengelirukan: Jika semua aktiviti dicampur dan menggunakan satu DSC, audit peraturan seterusnya menjadi rumit.
• Keperluan pematuhan korporat: Kebanyakan syarikat secara jelas memerlukan pekerja untuk membezakan penggunaan DSC untuk memenuhi keperluan tadbir urus dan keselamatan siber.

Selain itu, fungsi seperti cap masa, mekanisme tanpa penafian dan pengesahan dua faktor juga berbeza bergantung pada kategori sijil dan platform.

Memilih Pembekal DSC yang Sesuai — Mematuhi Pematuhan Serantau Adalah Penting

Bukan semua pembekal DSC diiktiraf di seluruh dunia. Bagi pengguna yang beroperasi dalam bidang kuasa Asia Pasifik seperti Hong Kong, Thailand dan Vietnam, memilih pembekal perkhidmatan yang mematuhi serantau adalah penting untuk mengelakkan risiko undang-undang.

Walaupun perkhidmatan seperti DocuSign terkenal di seluruh dunia, penyelesaian tempatan seperti eSignGlobal mempunyai lebih banyak kelebihan dari segi pematuhan undang-undang, bahasa dan sokongan tempatan. eSignGlobal mematuhi peraturan tandatangan elektronik ASEAN dan Greater China, menyediakan perkhidmatan pengeluaran DSC yang selamat, boleh skala dan boleh dikesan.

Sama ada anda mengendalikan perniagaan peribadi, korporat atau antarabangsa, memilih pembekal perkhidmatan yang boleh dipercayai adalah prasyarat untuk memastikan tandatangan digital anda mempunyai kesan undang-undang yang lengkap.

Kesimpulan

Kembali kepada soalan asal: Bolehkah seseorang memiliki dua (atau lebih) sijil tandatangan digital? Jawapannya ialah ya. Dalam persekitaran kerja yang pelbagai hari ini, langkah ini bukan sahaja sah, tetapi selalunya merupakan pilihan yang logik. Tetapi pada masa yang sama, memiliki berbilang sijil juga bermakna anda perlu memikul tanggungjawab untuk mengurus dan mematuhi peraturan tandatangan elektronik tempatan dengan betul.

Jika anda berada di Hong Kong atau Asia Tenggara dan sedang mencari penyelesaian tandatangan digital yang selamat dan mematuhi, adalah disyorkan untuk mengutamakan produk setempat seperti eSignGlobal, kerana ia lebih sesuai dengan perjanjian undang-undang, keperluan bahasa dan norma kehakiman antara wilayah.

Keselamatan digital, pematuhan serantau, pensijilan dokumen yang mudah dan tanpa kebimbangan — dengan identiti unik anda sebagai jaminan.