Adakah Tandatangan Elektronik Selamat?

Dalam dunia digital yang berkembang pesat hari ini, tandatangan elektronik (e-tandatangan) dengan pantas menggantikan tandatangan tulisan tangan tradisional dalam pelbagai industri. Sama ada menandatangani kontrak perniagaan, perjanjian pinjaman atau dokumen undang-undang peribadi, tandatangan elektronik menawarkan alternatif yang pantas, mudah dan tanpa kertas. Tetapi satu soalan penting masih kekal: Adakah tandatangan elektronik selamat?

Apabila transaksi diselesaikan secara digital, terutamanya dalam transaksi rentas sempadan, pihak yang terlibat mungkin tidak pernah bertemu, dan orang ramai secara semula jadi bimbang tentang penipuan identiti, integriti dokumen dan penguatkuasaan undang-undang. Artikel ini bertujuan untuk menganalisis mekanisme keselamatan di sebalik tandatangan elektronik, meneroka peraturan undang-undang tempatan yang berkaitan, dan membantu anda menentukan sama ada anda harus mempercayai teknologi ini dalam dokumen peribadi atau perniagaan anda.

Apakah itu Tandatangan Elektronik?

Tandatangan elektronik (Electronic Signatures, e-signatures) merujuk kepada kategori luas kaedah tandatangan elektronik, termasuk menaip nama, menulis tandatangan pada skrin sentuh atau menggunakan perisian selamat untuk menandatangani dokumen dalam talian. Tandatangan elektronik berbeza daripada Tandatangan Digital (Digital Signatures), yang merupakan kategori kaedah tandatangan elektronik yang dilindungi oleh teknologi penyulitan.

Adakah Tandatangan Elektronik Selamat?

Jawapan ringkasnya ialah: Tandatangan elektronik sangat selamat selagi ia digunakan dengan betul dan mematuhi peraturan yang berkaitan. Berikut ialah ciri keselamatan utama dan perkara yang perlu diberi perhatian:

1. Penyulitan dan Pengesahan Identiti

Platform tandatangan elektronik moden seperti esignglobal menggunakan algoritma penyulitan lanjutan (biasanya AES-256 atau tahap yang sama) untuk melindungi data, memastikan dokumen tidak dipintas atau diubah suai semasa penghantaran.

Selain itu, platform ini juga menggunakan langkah pengesahan identiti yang kukuh, seperti kata laluan sekali guna (OTP), pengesahan dua faktor (2FA), pengecaman biometrik dan pengesahan e-mel selamat, dengan itu mengurangkan risiko akses tanpa kebenaran dengan berkesan.

2. Anti-Gangguan dan Jejak Audit

Setiap dokumen elektronik yang ditandatangani melalui platform yang berkuasa akan dilampirkan dengan tanda anti-gangguan. Ini bermakna jika seseorang cuba mengubah suai dokumen selepas ia ditandatangani, sistem akan mengesan dan membatalkan tandatangan secara automatik.

Selain fungsi anti-gangguan, sistem juga akan menjana rekod jejak audit yang lengkap, termasuk:

• Alamat IP
• Peranti yang digunakan
• Masa dan tarikh tandatangan
• Langkah pengesahan identiti

Rantaian ketelusan sedemikian membantu mengesahkan ketulenan dokumen dalam pertikaian undang-undang.

Pengiktirafan Undang-undang di Hong Kong dan Asia Tenggara

Apabila menilai keselamatan, faktor penting ialah pematuhan undang-undang. Untuk memastikan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang, peraturan undang-undang yang berkaitan di lokasi tersebut mesti dipatuhi—ini amat penting bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara.

Hong Kong—Pematuhan Ordinan Transaksi Elektronik (ETO)

Hong Kong mengawal penggunaan tandatangan elektronik berdasarkan Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553). Dalam kebanyakan kes, tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang, tetapi mesti memenuhi syarat berikut:

• Mampu mengesahkan identiti penandatangan dengan pasti
• Memenuhi kesesuaian tujuan dokumen
• Kedua-dua pihak bersetuju untuk menggunakan format elektronik

Selain itu, untuk dokumen berisiko tinggi seperti transaksi berkaitan kerajaan atau surat ikatan harta, tandatangan digital berdasarkan sijil yang diiktiraf mungkin diperlukan.

Singapura—Pematuhan Akta Transaksi Elektronik (ETA)

Akta Transaksi Elektronik Singapura menyediakan rangka kerja undang-undang yang jelas untuk tandatangan elektronik, selagi:

• Kaedah tandatangan adalah boleh dipercayai
• Identiti penandatangan boleh disahkan
• Integriti dokumen dikekalkan

Ini selaras dengan Undang-undang Model Suruhanjaya Undang-undang Perdagangan Antarabangsa Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu (UNCITRAL), menjadikan Singapura sebagai negara terkemuka dalam pembangunan pendigitalan di Asia Tenggara.

Indonesia, Malaysia dan Thailand

Negara-negara ini mempunyai undang-undang tandatangan elektronik yang berkaitan, seperti:

• Undang-undang Maklumat dan Transaksi Elektronik (ITE Law) Indonesia
• Akta Tandatangan Digital 1997 Malaysia
• Akta Transaksi Elektronik Thailand

Secara amnya, tandatangan elektronik diiktiraf selagi kedua-dua pihak bersetuju dan mengesahkan identiti mereka. Walau bagaimanapun, tandatangan digital yang diperakui mungkin masih diperlukan untuk transaksi kerajaan atau jual beli hartanah.

Dalam Keadaan Apakah Tandatangan Elektronik Tidak Selamat?

Walaupun tandatangan elektronik sangat selamat apabila digunakan dengan betul, anda masih perlu berwaspada terhadap risiko berikut:

1. Platform Tidak Selamat

Menggunakan platform dalam talian yang tidak dikenali atau murah yang tidak mempunyai perlindungan penyulitan atau proses pengesahan identiti boleh menyebabkan pemalsuan tandatangan, pancingan data atau gangguan dokumen.

2. Penghantaran Rangkaian Awam

Menandatangani dokumen penting pada Wi-Fi awam atau rangkaian yang dikongsi boleh membocorkan data sensitif. Adalah disyorkan untuk sentiasa menggunakan rangkaian peribadi yang selamat atau VPN.

3. Sesetengah Dokumen Masih Memerlukan Tandatangan Tulisan Tangan

Dalam banyak bidang kuasa, dokumen seperti wasiat, surat ikatan hartanah dan borang kerajaan masih memerlukan tandatangan tulisan tangan kertas atau tandatangan digital yang diperakui. Pastikan anda berunding dengan pakar undang-undang sebelum menandatangani dokumen sedemikian.

Senario Aplikasi Praktikal Tandatangan Elektronik Selamat

Pembangunan tandatangan elektronik telah didorong oleh PKS dan perusahaan besar, dan ia biasanya digunakan dalam industri berikut:

• Perbankan dan Kewangan: Meluluskan pinjaman dan membuka akaun bank dalam talian
• Undang-undang dan Hartanah: Menandatangani perjanjian pajakan, perjanjian kerahsiaan, kontrak, dsb. dari jauh
• Sumber Manusia dan Prosedur Pengambilan Pekerja: Pekerja mengisi borang cukai dan kontrak kerja dalam talian

Semasa wabak dan kebangkitan kerja jauh, tandatangan elektronik telah meningkatkan kecekapan operasi perusahaan dengan ketara, memastikan operasi perniagaan walaupun pertemuan luar talian tidak dapat dilakukan.

Amalan Terbaik untuk Kekal Selamat

Jika anda bercadang untuk menggunakan tandatangan elektronik, sila rujuk cadangan keselamatan dan pematuhan berikut:

1. Pilih Platform yang Boleh Dipercayai: Gunakan pembekal perkhidmatan seperti DocuSign, Adobe Sign atau esignglobal yang mematuhi undang-undang tempatan dan piawaian antarabangsa (seperti ISO 27001, SOC 2, dsb.).

2. Dayakan Pengesahan Berbilang Faktor: Pastikan anda mendayakan fungsi 2FA atau OTP untuk mengesahkan identiti anda.

3. Gunakan Rekod Audit sebagai Bukti: Pastikan platform yang anda gunakan menyediakan log terperinci yang boleh digunakan sebagai bukti yang sah.

4. Sandarkan Dokumen yang Ditandatangani: Simpan dokumen yang ditandatangani dalam storan awan yang disulitkan atau cakera keras luaran.

5. Ikuti Perkembangan Undang-undang Tempatan: Undang-undang yang berkaitan dengan transaksi elektronik mungkin berubah dari semasa ke semasa, jadi pastikan anda sentiasa mengetahui undang-undang terkini di rantau anda.

Kesimpulan: Adakah Tandatangan Elektronik Selamat?

Jawapannya sangat jelas—tandatangan elektronik bukan sahaja selamat, tetapi juga mempunyai kesan undang-undang dan sangat mudah. Selagi anda memilih platform yang mematuhi dan selamat, menggunakan teknologi penyulitan, jejak audit dan alat pengesahan identiti, keselamatan tandatangan elektronik boleh dibandingkan dengan, atau bahkan lebih tinggi daripada, tandatangan tulisan tangan tradisional.

Bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara, adalah penting untuk memastikan platform yang digunakan mematuhi undang-undang serantau seperti Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) dan Akta Transaksi Elektronik (ETA). Pastikan anda mengelakkan penggunaan pembekal bukan arus perdana yang mempunyai perlindungan keselamatan yang lemah dan kekurangan kesan undang-undang.

Penyelesaian yang Disyorkan untuk Pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara

Jika anda sedang mencari pilihan yang lebih serasi dengan rantau ini daripada DocuSign, sila pertimbangkan untuk menggunakan esignglobal—ini ialah penyelesaian tandatangan digital yang mematuhi keperluan peraturan di rantau Asia Pasifik, menyediakan sokongan tempatan, pematuhan ETO/ETA dan fungsi keselamatan lanjutan yang diperlukan untuk mengendalikan hal ehwal undang-undang dan komersial yang sensitif.