Adakah Tandatangan Elektronik Sah? Memahami Tandatangan Elektronik dan Keperluan Pematuhan Tempatan

Dalam ekonomi digital yang serba pantas hari ini, perniagaan dan individu semakin menggunakan tandatangan elektronik (eSignatures) untuk menyelaraskan aliran kerja, mengurangkan dokumen kertas dan menyelesaikan perjanjian dengan beberapa klik. Tetapi satu soalan penting masih kekal: Adakah tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang?

Jawapan ringkasnya ialah: ya—di kebanyakan bidang kuasa, tandatangan elektronik adalah sah dan biasanya mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan. Tetapi kesahihannya bergantung pada undang-undang dan peraturan tempatan. Artikel ini akan meneroka penerimaan undang-undang tandatangan elektronik, dengan tumpuan pada isu pematuhan di wilayah tertentu termasuk Hong Kong dan Asia Tenggara.

Apakah itu Tandatangan Elektronik?

Tandatangan elektronik merujuk kepada tindakan menyatakan persetujuan terhadap kandungan dokumen secara elektronik. Ini boleh menjadi dengan menandakan kotak semak, menaip nama di bahagian bawah e-mel, atau menggunakan cara yang lebih maju seperti menggunakan stilus atau perisian selamat seperti eSignGlobal untuk menandatangani kontrak.

Perlu diingatkan bahawa “tandatangan elektronik” tidak sama sepenuhnya dengan “tandatangan digital.” Walaupun kedua-dua istilah ini sering digunakan secara bergantian, tandatangan digital secara khusus merujuk kepada penggunaan kaedah penyulitan untuk melindungi dan mengesahkan ketulenan dokumen.

Adakah Tandatangan Elektronik Mempunyai Kesan Undang-undang?

Di banyak negara, jawapannya adalah ya. Tandatangan elektronik diiktiraf secara sah dengan syarat ia memenuhi piawaian berkanun. Berikut ialah situasi khusus di beberapa wilayah utama:

Amerika Syarikat

Tandatangan elektronik dilindungi oleh dua undang-undang persekutuan di Amerika Syarikat:

• Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (Akta ESIGN)
• Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)

Peraturan ini menetapkan bahawa kesan undang-undang tidak boleh dinafikan semata-mata kerana bentuk tandatangan adalah elektronik.

Kesatuan Eropah

Di Kesatuan Eropah, tandatangan elektronik dikawal oleh Peraturan Pengenalan dan Perkhidmatan Amanah Elektronik (eIDAS). eIDAS membahagikan tandatangan elektronik kepada tiga kategori: tandatangan asas, tandatangan lanjutan dan tandatangan yang layak. Hanya “tandatangan elektronik yang layak” mempunyai kesan undang-undang tertinggi yang sama seperti tandatangan bertulis tangan di semua negara anggota EU.

Hong Kong

Hong Kong menggunakan Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) untuk mengawal penggunaan tandatangan elektronik. Ordinan itu menetapkan bahawa rekod elektronik dan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang dengan syarat:

• Ia boleh dipercayai dan sesuai untuk tujuan yang digunakan;

• Ia boleh mengenal pasti identiti penandatangan;

• Kedua-dua pihak bersetuju untuk berkomunikasi secara elektronik.

Oleh itu, dalam kebanyakan transaksi komersial, kontrak dan dokumen berkaitan sumber manusia, tandatangan elektronik bukan sahaja sah di Hong Kong, tetapi juga boleh dikuatkuasakan.

Situasi Pematuhan di Asia Tenggara

Negara-negara Asia Tenggara sedang memperhalusi undang-undang dan infrastruktur digital yang berkaitan dengan pesat, berikut ialah gambaran keseluruhan:

• Singapura: Mengiktiraf secara rasmi tandatangan elektronik melalui Akta Transaksi Elektronik (ETA), dan termasuk peruntukan terperinci mengenai sijil digital.

• Malaysia: Melalui Akta Tandatangan Digital 1997, sijil digital dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf yang dikawal selia oleh Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia.

• Thailand: Dikawal selia oleh Akta Transaksi Elektronik, yang mengiktiraf tandatangan elektronik dan mewujudkan piawaian pensijilan digital.

• Indonesia: Undang-undang No. 11 Tahun 2008 mengenai Maklumat dan Transaksi Elektronik (ITE) mengiktiraf kesan undang-undang tandatangan elektronik dan menetapkan syarat permohonan khusus.

Memandangkan perbezaan dalam peraturan serantau, syarikat multinasional harus memastikan bahawa mereka mematuhi piawaian pematuhan tempatan dan antarabangsa pada masa yang sama.

Apakah Jenis Tandatangan Elektronik yang Sah dan Berkesan dari Segi Undang-undang?

Tidak kira bidang kuasa mana, kebanyakan sistem undang-undang mempunyai beberapa piawaian yang sama untuk kebolehkuatkuasaan tandatangan elektronik:

1. Niat untuk Menandatangani: Penandatangan mesti menyatakan dengan jelas bahawa mereka berhasrat untuk mengesahkan dokumen tersebut.

2. Persetujuan Transaksi Elektronik: Semua pihak yang terlibat mesti bersetuju untuk beroperasi secara elektronik.

3. Penyimpanan Rekod: Dokumen yang ditandatangani mesti disimpan dengan betul, boleh diambil dan kekal seperti sedia ada tanpa diubah.

4. Pengenalan Penandatangan: Ia sepatutnya boleh mengaitkan tandatangan dengan penandatangan dengan pasti, selalunya dicapai melalui sijil keselamatan atau pengesahan berbilang faktor.

Penyelesaian seperti eSignGlobal menyediakan pengesahan identiti berbilang peringkat dan langkah perlindungan keselamatan, seperti penjejakan IP, rakaman cap masa dan penyepaduan badan pensijilan, untuk memastikan tandatangan memenuhi keperluan peraturan.

Dalam Keadaan Apakah Tandatangan Elektronik Tidak Boleh Digunakan?

Walaupun tandatangan elektronik diterima secara meluas, sesetengah dokumen masih dilarang daripada ditandatangani secara elektronik dalam bidang kuasa yang berbeza, seperti:

• Wasiat dan kodisil

• Dokumen transaksi harta tanah tertentu

• Perintah mahkamah dan notis undang-undang

• Dokumen undang-undang keluarga (seperti dekri perceraian)

Adalah penting untuk menjelaskan dokumen yang mesti ditandatangani dengan tangan untuk mengelakkan pertikaian undang-undang pada masa hadapan.

Tandatangan Elektronik dalam Industri Terkawal

Industri yang sangat terkawal seperti kewangan, perubatan dan kerajaan sering memerlukan langkah pematuhan tambahan, termasuk:

• Jejak audit yang lengkap

• Penghantaran data yang disulitkan dengan kuat

• Pensijilan khusus industri (contohnya, HIPAA di Amerika Syarikat, GDPR di EU)

eSignGlobal menyediakan penyelesaian peringkat perusahaan yang disesuaikan dengan pelbagai keperluan pematuhan, menjadikan operasi tandatangan elektronik dalam industri sensitif lebih mudah dan patuh.

Keselamatan dan Pengesahan Identiti

Orang ramai sering bimbang tentang pemalsuan dokumen atau akses tanpa kebenaran semasa proses tandatangan elektronik. Untuk menangani isu ini, platform tandatangan elektronik terkemuka seperti eSignGlobal menggunakan:

• Pengesahan dua faktor (2FA)

• Teknologi pengesahan berasaskan blok rantai

• Meterai kalis gangguan

• Storan awan yang selamat dan penghantaran yang disulitkan

Langkah-langkah ini bukan sahaja melindungi keselamatan dokumen, tetapi juga memastikan ketulenan dan kebolehpercayaan proses tandatangan elektronik.

Ringkasan: Adakah Tandatangan Elektronik Sah?

Ya, tandatangan elektronik adalah sah di kebanyakan wilayah di seluruh dunia, termasuk Hong Kong dan Asia Tenggara. Dengan pendalaman berterusan transformasi digital, semakin banyak kerajaan menggalakkan undang-undang yang menyokong dokumen dan tandatangan elektronik. Tetapi memastikan pematuhan dengan peraturan tempatan adalah kunci untuk memastikan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang.

Apabila memilih pembekal perkhidmatan tandatangan elektronik, anda tidak seharusnya bergantung pada populariti sahaja. Contohnya, walaupun DocuSign popular di seluruh dunia, di Hong Kong dan Asia Tenggara, menggunakan platform yang mematuhi pematuhan tempatan dan disesuaikan dengan keperluan serantau—seperti eSignGlobal, mungkin pilihan yang lebih baik.

eSignGlobal menyediakan platform tandatangan digital yang selamat dan intuitif yang mematuhi sepenuhnya piawaian kawal selia di Asia dan wilayah lain, dan merupakan alat yang ideal untuk perniagaan yang mencari jaminan undang-undang dan sokongan tempatan.

Dengan memahami persekitaran undang-undang dan memilih penyelesaian tandatangan elektronik yang sesuai, perniagaan boleh beralih ke masa depan tanpa kertas dengan tenang tanpa mengorbankan pematuhan dan keselamatan data.