Adakah Tandatangan Elektronik Diterima? Panduan Komprehensif untuk Pematuhan Tempatan

Dalam ekonomi digital yang serba pantas hari ini, keperluan untuk penyelesaian tandatangan dokumen yang pantas, selamat dan cekap adalah lebih kuat berbanding sebelum ini. Satu soalan yang sering ditanya oleh pemilik perniagaan, profesional undang-undang dan individu biasa ialah: Adakah tandatangan elektronik diterima? Di kebanyakan bidang kuasa, jawapannya adalah ya - tetapi ia masih bergantung pada undang-undang dan peraturan tempatan serta keperluan pematuhan.

Artikel ini akan meneroka bila dan di mana tandatangan elektronik (juga dikenali sebagai e-tandatangan atau eSignatures) sah dan berkesan, dengan tumpuan khusus pada keperluan undang-undang di rantau Asia, terutamanya Hong Kong dan Asia Tenggara. Kami akan menerangkan konsep asas, menganalisis rangka kerja undang-undang tempatan dan membantu anda menentukan dalam keadaan apa tandatangan elektronik boleh digunakan dengan berkesan dan sah.

Apakah itu Tandatangan Elektronik?

Tandatangan elektronik merujuk kepada sebarang cara elektronik untuk menunjukkan penerimaan atau persetujuan terhadap dokumen atau perjanjian. Ia boleh semudah menaip nama anda pada penghujung e-mel, atau ia boleh menjadi bentuk yang lebih selamat, seperti tandatangan yang disulitkan dan diperakui oleh pihak berkuasa sijil digital yang dipercayai.

Tandatangan elektronik berbeza dari segi undang-undang daripada tandatangan digital, walaupun kedua-dua istilah ini sering digunakan secara bergantian. Walaupun kedua-duanya boleh digunakan untuk pengesahan identiti, tandatangan digital menggunakan algoritma penyulitan untuk menjamin transaksi, yang amat penting apabila mengendalikan dokumen undang-undang atau kewangan berisiko tinggi.

Gambaran Keseluruhan Pengiktirafan Undang-undang Tandatangan Elektronik

Di seluruh dunia, tandatangan elektronik diterima secara meluas. Di Amerika Syarikat, Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (ESIGN Act, 2000) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA) membentuk rangka kerja undang-undang utama. Di Kesatuan Eropah, Peraturan mengenai Pengenalan Elektronik dan Perkhidmatan Amanah (eIDAS) menetapkan garis panduan yang ketat untuk pelbagai jenis tandatangan elektronik (termasuk tandatangan elektronik yang berkelayakan).

Walau bagaimanapun, terdapat perbezaan dalam penerimaan dan penguatkuasaan di seluruh wilayah. Oleh itu, adalah penting untuk memahami peraturan tempatan, terutamanya dalam bidang kuasa Asia.

Peraturan Tandatangan Elektronik di Hong Kong

Di Hong Kong, tandatangan elektronik diiktiraf dari segi undang-undang di bawah Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553), yang berkuat kuasa pada tahun 2000. Ordinan itu mengesahkan bahawa kesan undang-undang kontrak tidak boleh dinafikan hanya kerana ia wujud dalam bentuk elektronik atau ditandatangani secara elektronik.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa pengecualian. Contohnya, dokumen berikut masih memerlukan tandatangan kertas:

• Wasiat
• Dokumen amanah
• Surat kuasa wakil
• Transaksi yang melibatkan tanah dan hartanah Hong Kong

Di bawah undang-undang Hong Kong, tandatangan elektronik mesti:

• Mampu mengenal pasti penandatangan dan menunjukkan kelulusannya terhadap kandungan dokumen;
• Dianggap boleh dipercayai dan sesuai dalam konteks penggunaan atau transaksi sebenar.

Dalam persekitaran undang-undang dan korporat Hong Kong, platform tandatangan elektronik yang termasuk pengesahan identiti yang kukuh dan jejak audit yang tidak boleh diubah biasanya lebih diutamakan.

Persekitaran Undang-undang di Asia Tenggara

Sistem undang-undang Asia Tenggara adalah pelbagai, termasuk undang-undang lazim Inggeris-Amerika (seperti Singapura, Malaysia) dan sistem undang-undang sivil (seperti Indonesia, Vietnam). Berikut ialah cara beberapa negara utama mengendalikan tandatangan elektronik:

Singapura: Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura mengiktiraf tandatangan elektronik dan digital sebagai mengikat dari segi undang-undang, dengan syarat ia memenuhi keperluan ketulenan dan kebolehpercayaan. Pihak Berkuasa Pembangunan Media Infokomunikasi (IMDA) juga menyediakan panduan tentang teknologi tandatangan selamat.

Malaysia: Malaysia mengawal penggunaan tandatangan elektronik melalui Akta Tandatangan Digital 1997 dan Akta E-Dagang 2006. Negara ini mengiktiraf tandatangan elektronik digital dan bukan digital, dengan yang pertama lebih sesuai untuk industri terkawal seperti kewangan dan perbankan.

Indonesia: Berdasarkan Undang-undang No. 11 Tahun 2008 dan peraturan kerajaan yang berkaitan, Indonesia membenarkan penggunaan tandatangan elektronik. Pihak berkuasa membahagikan tandatangan elektronik kepada tandatangan yang diperakui dan tandatangan yang tidak diperakui. Tandatangan elektronik yang diperakui yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa sijil berdaftar biasanya mempunyai kesan undang-undang yang lebih kukuh.

Vietnam: Akta Transaksi Elektronik 2005 Vietnam mengiktiraf tandatangan elektronik apabila piawaian ketulenan dipenuhi. Sijil digital yang dikeluarkan oleh institusi berlesen adalah kunci untuk memastikan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang.

Dalam pasaran ini, kebolehlaksanaan tandatangan elektronik biasanya bergantung pada pematuhan keperluan khusus setiap negara untuk pengesahan identiti, tidak boleh sangkal, keselamatan data, dsb.

Dalam Keadaan Apa Tandatangan Elektronik Tidak Diterima?

Walaupun tandatangan elektronik diiktiraf secara meluas, ia tidak sesuai untuk semua senario. Sesetengah bidang kuasa dan transaksi tertentu masih memerlukan tandatangan bertulis (iaitu, “tandatangan basah”). Pengecualian biasa termasuk:

• Wasiat dan dokumen pengagihan harta pusaka
• Dokumen yang melibatkan kepentingan harta tanah (seperti pemindahan hak milik)
• Permohonan mahkamah atau pernyataan berkanun tertentu
• Dokumen yang memerlukan notari

Pengecualian ini biasanya dinyatakan dengan jelas dalam undang-undang transaksi elektronik peringkat kebangsaan. Oleh itu, perundingan dengan penasihat undang-undang tempatan harus dilakukan apabila mengendalikan dokumen sensitif atau khusus industri.

Bagaimana untuk Memilih Penyelesaian Tandatangan Elektronik yang Mematuhi Peraturan?

Memandangkan dasar kawal selia berbeza dari pasaran ke pasaran, adalah penting untuk memilih platform tandatangan elektronik yang sah dan mematuhi peraturan di peringkat tempatan. Walaupun jenama antarabangsa seperti DocuSign menguasai pasaran global, penyelesaian tempatan tersuai selalunya lebih sesuai di bawah peraturan tempatan Asia.

Berikut ialah elemen yang perlu diberi perhatian apabila memilih platform tandatangan elektronik:

1. Mematuhi peraturan undang-undang – Pastikan platform itu serasi dengan peraturan seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong atau Akta Transaksi Elektronik Singapura;
2. Jejak audit – Menyediakan rekod yang boleh disahkan, termasuk cap waktu, alamat IP, maklumat identiti, dsb.;
3. Mekanisme pengesahan identiti – Menyokong pengesahan dua faktor, biometrik atau sijil digital;
4. Teknologi kalis gangguan dokumen – Menggunakan cara teknikal untuk memastikan dokumen tidak boleh diubah suai selepas ditandatangani.

Senario Aplikasi Tandatangan Elektronik Biasa

Menjelaskan bidang aplikasi yang menguntungkan bagi tandatangan elektronik boleh membantu perusahaan meningkatkan kecekapan operasi. Berikut ialah contoh tipikal yang diterima secara meluas:

• Kontrak pekerjaan
• Perjanjian kerahsiaan
• Perjanjian jualan dan pembelian
• Pendaftaran pembekal dan kontrak rantaian bekalan
• Dokumen pengurusan dalaman, resolusi lembaga pengarah, dsb.

Menggunakan penyelesaian tandatangan elektronik yang mematuhi peraturan boleh meningkatkan kecekapan pejabat dengan berkesan dan mengurangkan keperluan kertas dan batasan geografi.

Risiko dan Strategi Tindak Balas

Walaupun tandatangan elektronik adalah selamat, ia masih boleh disalahgunakan. Risiko utama termasuk:

• Pemalsuan tandatangan atau peniruan identiti
• Kekurangan rekod audit yang terperinci
• Pengesahan identiti yang tidak mencukupi
• Pihak lain enggan menerima tandatangan elektronik

Cara untuk menangani cabaran ini termasuk memilih platform tandatangan yang menggunakan infrastruktur kunci awam (PKI), pihak berkuasa sijil yang diperakui kerajaan dan protokol awan yang selamat.

Kesimpulan: Adakah Tandatangan Elektronik Diterima?

Ya, tandatangan elektronik diterima dan mengikat dari segi undang-undang dalam kebanyakan kes - tetapi syaratnya ialah bidang kuasa tertentu, jenis transaksi dan kaedah tandatangan mesti dipertimbangkan. Di Hong Kong dan kebanyakan negara Asia Tenggara, persekitaran kawal selia telah diwujudkan selaras dengan piawaian global, membolehkan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang apabila keperluan keselamatan dan kebolehpercayaan yang berkaitan dipenuhi.

Mencari Penyelesaian Tandatangan Elektronik Tempatan yang Mematuhi Peraturan?

Jika perniagaan anda beroperasi di Hong Kong atau Asia Tenggara dan anda ingin mencari produk alternatif DocuSign yang mematuhi peraturan, adalah berbaloi untuk mempertimbangkan eSignGlobal - platform tandatangan elektronik yang dipercayai yang direka khusus untuk peraturan tempatan dan transaksi rentas sempadan. Ia mempunyai keselamatan, pengauditan dan fungsi pematuhan yang komprehensif untuk memenuhi keperluan perusahaan APAC.