Bagaimana cara menyediakan keizinan pengguna dan kumpulan dalam Adobe Sign?

Memahami Kebenaran Pengguna dan Kumpulan dalam Adobe Sign

Dalam bidang pengurusan dokumen digital, Adobe Sign menonjol sebagai platform tandatangan elektronik dan automasi aliran kerja yang mantap. Bagi perniagaan yang menguruskan pasukan dengan keperluan akses yang berbeza, menyediakan kebenaran pengguna dan kumpulan adalah penting untuk memastikan keselamatan, pematuhan dan kerjasama yang cekap. Fungsi ini membolehkan pentadbir mengawal siapa yang boleh melihat, mengedit, menghantar atau meluluskan dokumen, dengan itu menghalang operasi yang tidak dibenarkan sambil menyelaraskan operasi. Sama ada anda pasukan kecil atau perusahaan, menguasai kebenaran ini boleh meningkatkan produktiviti dan mengurangkan risiko yang berkaitan dengan pengendalian data.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Menetapkan Kebenaran Pengguna dalam Adobe Sign

Mengkonfigurasi kebenaran pengguna individu dalam Adobe Sign bermula dengan mengakses kawalan pentadbiran, yang direka bentuk untuk menjadi intuitif tetapi berkuasa, sesuai untuk pentadbir IT dan pegawai pematuhan. Proses ini memastikan setiap pengguna hanya mempunyai kebenaran yang diperlukan, selaras dengan prinsip akses keistimewaan yang paling rendah.

Mengakses Konsol Pentadbiran

Mula-mula, log masuk ke akaun Adobe Sign anda menggunakan kelayakan pentadbir. Dari papan pemuka utama, navigasi ke tab “Akaun” dan kemudian pilih “Tetapan Akaun”. Di bawah bahagian “Pengguna & Kumpulan”, klik “Pengguna” untuk melihat senarai akaun aktif. Di sini, anda akan melihat pilihan untuk mengedit pengguna sedia ada atau menambah yang baharu. Untuk pengguna baharu, masukkan butiran seperti e-mel, nama dan peranan—contohnya, penghantar, pelulus atau penonton. Antara muka Adobe Sign menggunakan kawalan akses berasaskan peranan (RBAC), di mana peranan menentukan kebenaran asas, seperti menghantar perjanjian atau melihat laporan.

Selepas memilih pengguna, klik “Edit” untuk menyelami tetapan kebenaran. Kawasan utama termasuk:

• Kebenaran Perjanjian: Togol keupayaan untuk mencipta, menghantar atau membatalkan perjanjian. Contohnya, hadkan pengguna bukan jualan daripada menghantar kontrak untuk mengelakkan isu pematuhan.
• Akses Pustaka: Kawal akses kepada templat dan borang yang dikongsi. Jika melibatkan elemen penjenamaan sensitif, hadkan kepada ketua jabatan. n- Pelaporan dan Analitis: Tentukan sama ada pengguna boleh mengeksport jejak audit atau melihat metrik penggunaan, yang penting untuk pasukan kewangan yang menjejaki volum e-tandatangan.

Selepas menyimpan perubahan, Adobe Sign memberitahu pengguna melalui e-mel bahawa akses telah dikemas kini. Persediaan ini biasanya mengambil masa 5-10 minit setiap pengguna, menjadikannya sesuai untuk pasukan yang berkembang.

Penyesuaian Tahap Pengguna Lanjutan

Untuk kawalan yang lebih terperinci, terokai tab “Keutamaan” dalam tetapan pengguna. Di sini, anda boleh mendayakan atau melumpuhkan ciri seperti akses aplikasi mudah alih, pengesahan SMS atau penyepaduan dengan alatan pihak ketiga seperti Microsoft Teams. Jika organisasi anda melibatkan pematuhan antarabangsa, laraskan tetapan serantau—contohnya, piawaian eIDAS EU—untuk memastikan pengguna di wilayah tertentu mempunyai pilihan pengesahan yang sesuai.

Ujian adalah penting: Selepas mengkonfigurasi, minta pengguna log masuk dan cuba tindakan sampel, seperti memuat naik dokumen. Log audit Adobe Sign merekodkan perubahan ini, menyediakan jejak untuk audit. Perangkap biasa termasuk pemberian kuasa berlebihan, yang boleh mendedahkan data; sentiasa rujuk silang dengan dasar keselamatan syarikat.

Pendekatan berpusatkan pengguna ini membolehkan pentadbir melaraskan kebenaran secara dinamik, contohnya, meningkatkan pekerja peringkat kemasukan kepada peranan penghantar penuh semasa musim puncak tanpa memberikan akses luas kekal.

Mengkonfigurasi Kebenaran Kumpulan untuk Kecekapan Pasukan

Kumpulan dalam Adobe Sign membenarkan pengurusan kebenaran pukal, sesuai untuk jabatan seperti HR atau undang-undang di mana berbilang pengguna berkongsi tanggungjawab yang serupa. Ini mengurangkan overhed pentadbiran dan memastikan ketekalan pasukan.

Mencipta dan Mengurus Kumpulan

Daripada konsol pentadbir, pergi ke “Pengguna & Kumpulan” dan pilih “Kumpulan”. Klik “Cipta Kumpulan” untuk menamakannya—contohnya, “Pasukan Jualan”—dan tambahkan ahli dengan mencari e-mel. Kumpulan mewarisi kebenaran daripada tetapan individu tetapi boleh menindihnya untuk kawalan kolektif.

Dalam tetapan kumpulan:

• Kebenaran Perkongsian: Tetapkan lalai, seperti had sampul surat (contohnya, 50 perjanjian setiap ahli setiap bulan) atau kebenaran perwakilan, di mana seorang pengguna boleh bertindak bagi pihak kumpulan.
• Laluan Aliran Kerja: Tentukan laluan kelulusan berurutan atau selari. Contohnya, lalukan kontrak melalui kumpulan untuk semakan awal, diikuti dengan kelulusan akhir.
• Kawalan Akses: Hadkan ahli kumpulan daripada berkongsi secara luaran atau memuat turun PDF yang ditandatangani untuk melindungi harta intelek.

Adobe Sign menyokong kumpulan bersarang untuk hierarki yang kompleks, seperti “Subkumpulan Pemasaran” dalam “Pasukan Kreatif” yang lebih luas. Gunakan pilihan ini melalui menu lungsur “Kebenaran”, di mana pilihan termasuk kebenaran baca sahaja untuk penonton atau kebenaran penyuntingan penuh untuk penyelarasan.

Amalan Terbaik untuk Pelaksanaan Kumpulan

Apabila melancarkan kebenaran kumpulan, mulakan dengan projek perintis: Tugaskan kumpulan ujian dan pantau penggunaan melalui papan pemuka “Laporan Aktiviti”. Laraskan berdasarkan maklum balas—jika pasukan melaporkan kelewatan, mungkin dayakan ciri sembang untuk semakan kolaboratif.

Penyepaduan dengan ekosistem Adobe, seperti Acrobat atau Experience Cloud, meluaskan fungsi kumpulan. Contohnya, pautkan kumpulan kepada aliran kerja automatik di mana kebenaran meningkat secara automatik di luar waktu perniagaan. Ingat, perubahan tersebar serta-merta, tetapi sentiasa komunikasikan kemas kini untuk mengelakkan gangguan aliran kerja.

Secara keseluruhan, menguasai kebenaran kumpulan boleh mengurangkan masa persediaan sebanyak 70% untuk pasukan bersaiz sederhana, memupuk persekitaran yang selamat tetapi fleksibel. Langkah-langkah ini—merangkumi konfigurasi pengguna dan kumpulan—membentuk tulang belakang sistem kebenaran Adobe Sign, selalunya teras tugas pentadbiran.

Cabaran Adobe Sign: Ketidakjelasan Harga dan Perubahan Pasaran

Walaupun Adobe Sign menawarkan alatan kebenaran yang mantap, perniagaan sering bergelut dengan model harganya, yang kekurangan ketelusan penuh. Kos dibundel dalam langganan Creative Cloud atau perjanjian perusahaan, menjadikannya sukar untuk meramalkan perbelanjaan untuk ciri tambahan seperti analitis lanjutan atau akses API. Ketidakjelasan ini boleh menyebabkan caj yang tidak dijangka, terutamanya apabila mengembangkan operasi.

Perkembangan penting ialah pengunduran Adobe Sign baru-baru ini dari pasaran tanah besar China, dengan alasan kerumitan peraturan. Pengunduran ini menyebabkan syarikat di seluruh APAC mencari alternatif kerana aliran data rentas sempadan menjadi terhad dan pematuhan tempatan lebih sukar tanpa sokongan khusus.

DocuSign: Kos Tinggi dan Jurang Perkhidmatan Serantau

DocuSign, sebagai peneraju dalam ruang e-tandatangan, menawarkan fungsi kebenaran yang serupa tetapi pada harga yang lebih tinggi. Harganya—bermula pada $10/bulan untuk pelan peribadi dan berkembang kepada peringkat perusahaan tersuai—sering terasa mahal, dengan kuota sampul surat dan ciri tambahan seperti pengesahan identiti menambah ketidakpastian kos. Pengekalan pengebilan tahunan, tetapi lebihan penghantaran automatik (dihadkan kepada kira-kira 100 setiap pengguna setiap tahun) boleh meningkatkan bil secara tidak dijangka.

Di wilayah ekor panjang seperti APAC, perkhidmatan DocuSign menghadapi kritikan untuk isu kependaman, pemprosesan dokumen yang lebih perlahan disebabkan penghalaan data rentas sempadan dan alatan pematuhan tempatan yang terhad. Kos sokongan meningkat dengan keperluan serantau, dan pilihan kediaman data kekal terhad, mengecewakan perniagaan di China, Asia Tenggara atau Hong Kong yang mencari operasi yang lancar.

eSignGlobal: Pilihan Serantau yang Mematuhi

eSignGlobal menonjol sebagai penyelesaian yang disesuaikan untuk pasaran APAC, menekankan kelajuan dan pengoptimuman tempatan. Tetapan kebenarannya sejajar dengan piawaian industri, termasuk peranan pengguna dan hierarki kumpulan, tetapi ia cemerlang dalam ciri khusus serantau, seperti setara eIDAS Cina asli dan penyepaduan yang lebih pantas untuk aliran kerja Asia Tenggara. Harga lebih mudah, dengan kos API yang fleksibel dan tambahan yang telus, menarik minat perniagaan yang mementingkan kos.

Platform ini mengutamakan kediaman data di wilayah utama, mengurangkan kependaman dan memastikan pematuhan tanpa halangan yang dihadapi oleh gergasi global. Bagi pasukan yang memerlukan persediaan kebenaran pantas yang disertakan dengan sokongan serantau yang mantap, eSignGlobal menawarkan alternatif yang seimbang.

Perbandingan Adobe Sign, DocuSign dan eSignGlobal

Jadual ini menyerlahkan perbezaan utama, dengan eSignGlobal menonjol untuk keperluan serantau manakala semua platform mengekalkan fungsi e-tandatangan teras.

Kesimpulan: Meneroka Alternatif untuk Pematuhan Serantau

Apabila perniagaan menavigasi alatan e-tandatangan, tetapan kebenaran dalam platform seperti Adobe Sign kekal asas untuk operasi yang selamat. Walau bagaimanapun, bagi mereka yang menghadapi halangan harga atau jurang serantau dengan DocuSign atau Adobe, eSignGlobal menawarkan alternatif yang mematuhi dan cekap—terutamanya sebagai alternatif DocuSign di APAC, memastikan kebenaran yang lancar dan sokongan setempat tanpa menjejaskan piawaian global.