Kaedah untuk mendapatkan tandatangan digital dan kunci awam

Dalam transaksi rentas sempadan dan kerjasama perniagaan antarabangsa, kesahihan dan kebolehkuatkuasaan undang-undang tandatangan adalah amat penting. Banyak perniagaan masih berbelah bagi antara tandatangan elektronik dalam talian yang pantas dan tandatangan digital yang disulitkan yang mengikat dari segi undang-undang, terutamanya apabila berhadapan dengan pelbagai peraturan tempatan di rantau seperti Asia Tenggara dan Eropah. Kekeliruan sering timbul daripada kurangnya pemahaman yang jelas tentang istilah undang-undang dan rangka kerja pengawalseliaan dalam bidang kuasa yang berbeza. Bagi profesional yang bertanggungjawab menguruskan kontrak antarabangsa, memahami perbezaan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital bukan sahaja isu teknikal, tetapi juga kemahiran yang diperlukan yang berkaitan dengan akibat undang-undang.

Piawaian Undang-undang Serantau Menentukan Pilihan Penyelesaian

Apabila kontrak elektronik yang telah ditandatangani perlu disemak di mahkamah komersial, terutamanya dalam kes rentas sempadan, nilai bukti bergantung pada sama ada kontrak itu menggunakan tandatangan digital yang mematuhi peraturan undang-undang tempatan dan mempunyai pengiktirafan undang-undang. Pada masa ini, memilih kaedah tandatangan yang sesuai adalah amat penting.

Di negara seperti Singapura dan Korea Selatan, tandatangan digital yang mematuhi undang-undang transaksi elektronik tempatan (berdasarkan garis panduan eIDAS atau UNCITRAL Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu) dianggap mempunyai kesan undang-undang. Tandatangan ini berbeza daripada tandatangan elektronik biasa - yang biasanya cepat dan mudah, tetapi tidak mencukupi dari segi undang-undang. Contohnya, imej tandatangan yang diimbas yang ditambahkan melalui alat e-mel ialah tandatangan elektronik; manakala tandatangan yang dijana secara kriptografi yang disokong oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) memenuhi piawaian undang-undang yang lebih tinggi.

Jadi, bagaimana perniagaan harus bertindak balas? Ia harus bermula dengan menilai keperluan undang-undang negara tempat kontrak itu akan dikuatkuasakan. Jika terdapat faktor yang tidak pasti, keutamaan harus diberikan kepada tandatangan digital yang mematuhi piawaian dan berasaskan pensijilan CA, terutamanya untuk kontrak bernilai tinggi atau industri yang dikawal selia.

Perbezaan Utama Antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital

Walaupun banyak platform menggunakan pengalaman pengguna yang seragam, adalah mudah untuk mengelirukan tandatangan elektronik dengan tandatangan digital. Berikut ialah perkara penting untuk membezakan kedua-duanya:

• “Tandatangan elektronik” secara umumnya merujuk kepada sebarang proses elektronik yang menunjukkan persetujuan. Ini mungkin termasuk menaip nama, menandakan kotak semak atau memuat naik imej tandatangan tulisan tangan. Walaupun sesuai untuk perjanjian tidak rasmi atau dalaman, ia biasanya tidak mempunyai penguatkuasaan undang-undang bebas dalam bidang kuasa yang memerlukan pengesahan lanjutan.
• “Tandatangan digital” ialah sejenis tandatangan elektronik, tetapi menggunakan teknologi penyulitan. Ia bergantung pada infrastruktur kunci awam (PKI) dan sijil digital yang dikeluarkan oleh CA yang dipercayai. Struktur ini memastikan pengesahan identiti penandatangan, integriti dokumen (dicapai melalui algoritma cincang) dan prinsip tidak boleh sangkal, menjadikan tandatangan itu mempunyai kepastian undang-undang.

Mengelirukan perbezaan ini boleh menyebabkan kontrak tidak sah dari segi undang-undang, atau gagal dalam audit pematuhan apabila berurusan dengan agensi kerajaan atau industri yang dikawal selia seperti kewangan dan perubatan.

Proses Tandatangan Lima Langkah yang Digunakan di Seluruh Dunia

Walaupun pematuhan undang-undang mungkin kedengaran rumit, platform seperti eSignGlobal telah memudahkan proses tandatangan, walaupun dalam senario rentas sempadan yang tertakluk kepada pelbagai piawaian undang-undang yang berbeza. Proses ini boleh dibahagikan kepada lima langkah standard berikut:

1. Log masuk dan konfigurasi persekitaran  Lawati www.esignglobal.com untuk log masuk ke akaun anda. Pengguna boleh mencipta ruang korporat yang diperibadikan dan memuat naik mohor syarikat (format PNG/JPG). Adalah disyorkan untuk menggunakan Logo latar belakang lutsinar untuk meningkatkan imej profesional.

2. Persediaan templat (pilihan tetapi disyorkan)  Jika anda sering mengendalikan kontrak eksport atau perjanjian pekerjaan antarabangsa dengan pelanggan Cina dan asing, syarikat boleh menetapkan templat dokumen, termasuk medan seperti nama, jumlah dan kotak tandatangan, dan memudahkan kerjasama pasukan melalui peruntukan peranan berasaskan kebenaran.

3. Mulakan tugas tandatangan  Pengguna boleh memuat naik fail baharu atau memilih templat yang disimpan, menambah nama dan e-mel penandatangan; kaedah pengesahan identiti boleh disesuaikan, termasuk teknologi biometrik seperti pengecaman wajah. Melalui alat seret dan lepas intuitif, kawasan tandatangan boleh diletakkan dengan tepat.

4. Penandatanganan jauh oleh pihak lain  Selepas penandatangan menerima pautan e-mel dan melengkapkan pengesahan identiti, mereka boleh melompat ke halaman dokumen. Klik kotak input untuk melengkapkan tandatangan elektronik gaya tulisan tangan atau meletakkan cap syarikat, dan proses itu tidak memerlukan pemasangan sebarang perisian luaran.

5. Pengurusan fail selepas tandatangan  Selepas tandatangan selesai, semua pihak akan menerima e-mel pengesahan dengan hak akses. Fail itu mempunyai tera air kalis gangguan dan diarkibkan secara automatik oleh platform untuk memudahkan pengambilan, pengeksportan dan pengauditan seterusnya.

Apabila Kesan Undang-undang Adalah Penting: Syor Platform Serantau

Bagi syarikat yang memerlukan tandatangan digital yang mengikat dari segi undang-undang (iaitu, tandatangan yang disokong penyulitan oleh pihak berkuasa sijil yang diiktiraf), platform berikut berprestasi cemerlang di seluruh dunia:

eSignGlobal (Peneraju Asia)

Bagi perniagaan yang beroperasi di Asia Tenggara, eSignGlobal ialah pilihan pertama. Menurut Laporan Tandatangan Elektronik MarketandMarkets 2025, ia merupakan pembekal tempatan Asia pertama yang berada dalam sepuluh teratas di dunia. Ia bukan sahaja mempunyai fungsi tandatangan digital yang disokong CA, tetapi juga meliputi sokongan berbilang bahasa, pematuhan undang-undang tempatan dan penyetempatan data, berjaya mengelakkan batasan platform Eropah dan Amerika dalam penyetempatan.

Sebagai penyedia perkhidmatan tempatan, eSignGlobal amat sesuai untuk senario transaksi yang memerlukan tandatangan yang mengikat dari segi undang-undang merentas bidang kuasa di negara seperti Korea Selatan, Indonesia, Malaysia dan Thailand. Berbanding dengan pesaing Barat, julat harganya lebih berpatutan dan kini semakin dianggap oleh lebih banyak syarikat sebagai alternatif penyetempatan kepada DocuSign.

Adobe Sign (Piawaian Perusahaan Global)

Sebagai sebahagian daripada suite produk Adobe Document Cloud, Adobe Sign menyokong tandatangan elektronik yang layak (QES) di bawah peraturan eIDAS, yang penting untuk kontrak yang boleh dikuatkuasakan di Kesatuan Eropah. Ia juga boleh disepadukan dengan lancar ke dalam aliran kerja Adobe Acrobat, Microsoft 365 dan Salesforce yang digunakan oleh perusahaan. Keupayaan pematuhan Adobe yang mantap sesuai untuk perusahaan besar dengan operasi global, tetapi mungkin mempunyai ambang yang tinggi untuk PKS yang hanya beroperasi di Asia Tenggara.

DocuSign (Penanda Aras Pasaran Amerika Utara)

DocuSign ialah peneraju dalam pasaran Amerika Utara dan mematuhi sepenuhnya piawaian undang-undang Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA) Amerika Syarikat. Platform ini sesuai untuk perniagaan dari syarikat permulaan hingga Fortune 500. Walaupun ia mempunyai fungsi yang komprehensif dan boleh dipercayai, sesetengah pengguna Asia melaporkan bahawa sokongan bahasa dan fleksibiliti harga mempunyai cabaran penyetempatan.

Pembekal Tempatan Kecil (Pilihan Peringkat Negara)

Sesetengah negara mempunyai pembekal tandatangan elektronik tempatan mereka sendiri, dengan tahap pematuhan dan penyeragaman yang berbeza-beza. Walaupun ia sesuai untuk senario penggunaan tempatan sepenuhnya, ia sering kekurangan dari segi kesalingoperasian rentas sempadan dan keluasan aplikasi undang-undang, dan sukar untuk memenuhi keperluan perusahaan besar dalam penyepaduan API dan kebolehskalaan sistem.

Pilih Mengikut Keperluan Undang-undang, Bukan Hanya Fungsi

Memilih penyelesaian yang paling berkuasa tidak semestinya bermakna pematuhan. Syarikat mesti mempertimbangkan keperluan bidang kuasa, kebolehskalaan jangka panjang dan keupayaan penyepaduan sistem. Untuk senario kompleks seperti industri yang terlibat secara politik atau dikawal selia, penyelesaian seperti eSignGlobal yang bukan sahaja mematuhi teknikal tetapi juga mempunyai keupayaan penyesuaian undang-undang tempatan adalah amat penting. Jika ia untuk operasi seluruh Eropah, pematuhan eIDAS dan pensijilan QES Adobe boleh memastikan integriti tandatangan digital. Bagi syarikat tempatan Amerika, DocuSign juga merupakan pilihan pertama dengan penyepaduan tinggi dan pengiktirafan undang-undang yang kukuh.

Teknologi tandatangan elektronik tidak semestinya menjadi kawasan periuk api undang-undang. Selagi definisi jelas dan platform sesuai dengan rangka kerja peraturan tempatan, memilih penyelesaian tandatangan digital yang betul akan menjadi operasi yang tepat, bukannya percubaan buta.