Microsoft SharePoint 전자 서명 워크플로

슌팡

2026-02-12

3분

Microsoft SharePoint 전자 서명 워크플로를 사용하여 비즈니스 프로세스 간소화

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 조직은 효율성과 협업을 향상시키기 위해 디지털 도구로 점점 더 많이 전환하고 있습니다. Microsoft SharePoint는 문서 관리 및 워크플로 자동화를 위한 강력한 플랫폼으로 두각을 나타내고 있으며, 특히 전자 서명 기능과 통합될 때 더욱 그렇습니다. 이러한 통합을 통해 팀은 물리적 서류 작업 없이 승인, 계약 및 합의를 원활하게 처리하여 지연 및 운영 비용을 줄일 수 있습니다.

Microsoft SharePoint 전자 서명 워크플로 이해

SharePoint 전자 서명 통합의 핵심 구성 요소

Microsoft SharePoint는 조직 내에서 문서를 저장, 공유 및 관리하기 위한 중앙 허브 역할을 합니다. 전자 서명 워크플로와 결합하면 정적 파일 저장소를 안전하고 추적 가능한 서명 프로세스를 위한 동적 시스템으로 전환합니다. 핵심은 SharePoint 전자 서명 워크플로이며, 여기에는 전자 서명을 위한 문서 라우팅 자동화가 포함되어 내부 정책 및 외부 규정을 준수합니다.

워크플로는 일반적으로 SharePoint 라이브러리에서 문서 생성 또는 업로드로 시작됩니다. Power Automate(이전의 Microsoft Flow)와 같은 기본 제공 기능을 사용하여 사용자는 지정된 서명자에게 이메일 알림 또는 통합 앱을 통해 문서를 보내는 승인 체인을 설계할 수 있습니다. 예를 들어 SharePoint에 저장된 계약은 워크플로를 트리거하여 이해 관계자에게 알리고, 실시간으로 서명을 수집하고, 감사 추적과 함께 서명된 버전을 라이브러리에 다시 보관할 수 있습니다. 이러한 설정은 Microsoft 365 에코시스템에 의존하는 기업에 특히 유용합니다. 광범위한 타사 설정 없이 기본 통합을 활용하기 때문입니다.

단계별 구현 가이드

SharePoint에서 전자 서명 워크플로를 구현하려면 안정성과 확장성을 보장하기 위한 구조화된 접근 방식이 필요합니다. 먼저 조직의 요구 사항을 평가합니다. 문서 유형(예: NDA, 송장)과 서명에 참여하는 사용자 역할을 식별합니다. SharePoint의 목록 및 라이브러리는 “초안”, “서명 대기 중” 또는 "완료"와 같은 상태를 추적하기 위한 메타데이터 필드를 포함하도록 사용자 정의할 수 있습니다.

다음으로 전자 서명 공급자를 통합합니다. Microsoft는 기본 전자 서명을 제공하지 않지만 Power Automate 마켓플레이스를 통해 DocuSign 또는 Adobe Sign과 같은 서비스에 대한 커넥터를 지원합니다. 설정 단계는 다음과 같습니다.

워크플로 템플릿 만들기: Power Automate에서 "폴더에 파일이 생성될 때"와 같은 SharePoint 트리거를 선택합니다. 서명 요청을 생성하고 문서 URL을 포함하는 작업을 정의합니다.
서명 라우팅: 조건부 논리를 사용하여 승인 그룹에 따라 문서를 라우팅합니다. 다자간 서명의 경우 순차적 또는 병렬로 입력을 수집하여 워크플로를 직렬화합니다.
알림 및 알림 처리: SharePoint와 Outlook의 통합을 통해 마감일 및 서명 지연 시 에스컬레이션 경로를 포함하여 이메일 알림을 자동화합니다.
보관 및 감사: 서명 후 워크플로는 문서 속성을 업데이트하고 서명된 PDF를 안전한 폴더에 저장하여 규정 준수 감사를 위한 보고서를 생성합니다.

테스트는 매우 중요합니다. 샘플 문서를 사용하여 워크플로를 시범 운영하여 통합 오류 또는 사용자 액세스 권한과 같은 문제를 해결합니다. 대규모 조직의 경우 SharePoint의 거버넌스 기능을 고려하여 버전 제어 및 데이터 보존 정책을 시행합니다.

비즈니스 환경에서의 장점과 과제

비즈니스 관점에서 SharePoint 전자 서명 워크플로는 실질적인 이점을 제공합니다. 주기 시간을 단축합니다. 우편으로 보내고 스캔하는 데 며칠이 걸렸던 프로세스를 이제 몇 시간 안에 해결할 수 있습니다. 비용 절감은 인쇄 및 운송 감소에서 비롯되며, 암호화 및 역할 기반 액세스를 통해 향상된 보안으로 문서 손실 위험을 완화합니다. SharePoint의 분석은 워크플로 병목 현상에 대한 통찰력을 제공하여 프로세스를 최적화하는 데 도움이 됩니다.

그러나 과제는 여전히 존재합니다. 통합 복잡성은 비기술 사용자에게 장벽이 될 수 있으며 IT 참여가 필요할 수 있습니다. 대량 서명은 확장성 문제를 일으킬 수 있으며 타사 전자 서명 도구에 대한 의존도는 구독 비용을 증가시킵니다. 기업은 또한 전자 서명에 대한 다양한 법적 표준에 대처하여 워크플로가 미국 ESIGN 법 또는 EU eIDAS 규정과 같은 프레임워크를 준수하여 실행 가능성을 유지해야 합니다.

제목에 국가 강제 규정이 지정되지 않은 지역에서 글로벌 모범 사례는 국경 간 전자 서명의 상호 인정을 강조합니다. 예를 들어 EU에서 eIDAS는 서명을 단순, 고급 및 자격 수준으로 분류하며 SharePoint 워크플로는 더 높은 법적 효력을 위해 고급 전자 서명(AES)을 이상적으로 지원합니다. 마찬가지로 아시아 태평양 지역에서 호주 및 일본과 같은 국가는 UNCITRAL 모델 법과 유사한 법률을 제정하여 전자 서명이 의도와 무결성을 입증하는 경우 유효성을 검증합니다. 이는 SharePoint의 감사 기능에 매우 중요합니다.

SharePoint와 호환되는 전자 서명 솔루션 탐색

Adobe Sign: 원활한 엔터프라이즈 옵션

Adobe Sign은 SharePoint와 원활하게 통합되어 사용자가 서명 워크플로를 문서 라이브러리에 직접 포함할 수 있습니다. 서명, 타임스탬프 및 확인란에 대한 드래그 앤 드롭 필드를 지원하므로 복잡한 계약에 매우 사용자 친화적입니다. 기업은 변조 방지 씰 및 고급 PDF 처리를 위한 Adobe Document Cloud와의 통합을 포함한 강력한 규정 준수 도구를 높이 평가합니다. 가격은 기본 계획의 경우 월별 사용자당 약 10달러부터 시작하여 기업 요구 사항에 따라 확장되며 사용자 정의 자동화를 위한 API 액세스와 같은 기능이 포함됩니다.

DocuSign: 워크플로 자동화의 업계 리더

DocuSign은 광범위한 템플릿 라이브러리와 모바일 우선 접근 방식으로 유명하며 SharePoint의 협업 환경과 완벽하게 어울립니다. SharePoint 폴더에서 원클릭 전송을 지원하고 실시간 상태 업데이트를 플랫폼에 다시 피드백합니다. 주요 이점으로는 스마트 추적, 조건부 라우팅 및 40개 이상의 언어 지원이 있으며 다국적 팀에 적합합니다. 엔터프라이즈 계획은 무제한 봉투 및 고급 보고서를 제공하지만 비용은 월별 사용자당 25달러 이상에 달할 수 있으며 포괄적인 기능 세트를 반영합니다.

eSignGlobal: 규정을 준수하고 비용 효율적인 글로벌 운영 솔루션

eSignGlobal은 접근성 및 규제 준수에 중점을 두고 SharePoint와 효과적으로 통합되는 규정을 준수하는 전자 서명 플랫폼을 제공합니다. 전 세계 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 전자 서명을 지원하여 광범위한 법적 유효성을 보장합니다. 아시아 태평양 지역에서는 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와의 원활한 통합과 같은 현지 법률에 맞춘 규정 준수로 경쟁 우위를 확보하여 인증에 사용됩니다. 이는 지역 데이터 주권이 중요한 이러한 시장에서 운영되는 기업에 특히 적합합니다.

가격 책정 측면에서 eSignGlobal은 강력한 가치를 제공합니다. 자세한 내용은 가격 책정 페이지를 방문하십시오. 예를 들어 Essential 계획은 월 16.6달러에 불과하며 서명을 위해 최대 100개의 문서를 보낼 수 있고 무제한 사용자 시트와 액세스 코드를 통한 인증을 제공하면서 완전한 규정 준수를 유지합니다. 이러한 조합은 보안이나 기능을 희생하지 않고 높은 비용 효율성을 제공합니다.

eSignGlobal Image

HelloSign(Dropbox 제공): 간단하고 저렴한 대안

현재 Dropbox의 일부인 HelloSign은 API 커넥터를 통해 SharePoint와의 사용 편의성을 강조합니다. SMB의 간단한 서명에 탁월하며 재사용 가능한 템플릿 및 팀 관리 기능을 제공합니다. 전문 계획은 월별 사용자당 약 15달러로 예산 친화적이지만 대규모 경쟁사의 일부 엔터프라이즈급 사용자 정의 기능이 부족합니다.

전자 서명 공급자의 비교 분석

의사 결정을 돕기 위해 SharePoint 워크플로와 관련된 통합, 규정 준수, 가격 책정 및 기능을 기반으로 한 중립적 비교는 다음과 같습니다.

기능/공급자	DocuSign	Adobe Sign	eSignGlobal	HelloSign (Dropbox)
SharePoint 통합	우수(기본 커넥터)	강력(Power Automate 지원)	안정적(API 기반)	양호(Dropbox 동기화)
글로벌 규정 준수	190개 이상 국가, ESIGN/eIDAS	100개 이상 국가, AES 중점	100개 이상 국가, 아시아 태평양 강세	150개 이상 국가, 기본
가격 책정(시작 계획)	$10/사용자/월(10개 봉투)	$10/사용자/월	$16.6/월(100개 문서, 무제한 시트)	$15/사용자/월
주요 기능	템플릿, 모바일 앱, 분석	PDF 편집, 대량 전송	액세스 코드 인증, 지역 통합	간단한 템플릿, 프로 버전 무제한 템플릿
장점	엔터프라이즈 확장에 적합	Adobe 에코 시스템 협업	비용 효율적인 규정 준수	소규모 팀에 적합한 사용자 친화적
제한 사항	대용량 비용이 더 높음	학습 곡선이 더 가파름	브랜드 인지도가 낮음	고급 라우팅 제한

이 표는 절충안을 강조합니다. 선택은 조직 규모, 지역 중점 및 예산에 따라 달라집니다.

결론

Microsoft SharePoint 워크플로에 대한 전자 서명 옵션을 평가할 때 기업은 통합 편의성과 규정 준수 요구 사항을 우선시해야 합니다. DocuSign의 중립적 대안으로 강력한 지역 규정 준수를 갖춘 eSignGlobal은 특히 아시아 태평양 지역에서 글로벌 운영을 위한 실행 가능한 선택이 됩니다.