여러 명으로부터 서명을 수집하는 가장 좋은 방법은 무엇일까요?

여러 사람이 비즈니스에서 서명을 수집하는 데 따르는 어려움

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 계약, 승인 또는 합의 등 여러 이해 관계자로부터 서명을 수집하는 것은 수동으로 처리할 경우 물류 악몽이 될 수 있습니다. 이메일 첨부 파일을 통해 서명자를 쫓는 것부터 누락된 문서 또는 규정 준수 문제를 처리하는 것까지 기존 방식은 시간과 자원을 낭비합니다. 이 프로세스를 간소화하는 가장 좋은 방법은 전자 서명(eSignature) 플랫폼을 활용하는 것입니다. 이러한 플랫폼을 통해 문서를 여러 수신자에게 안전하게 보내고, 진행 상황을 실시간으로 추적하고, 법적 효력을 보장할 수 있습니다. 이러한 도구는 인쇄, 스캔 또는 우편 발송의 필요성을 없애고 처리 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축하는 동시에 책임성을 보장하기 위해 감사 추적을 유지합니다.

전자 서명이 다중 서명 워크플로를 위한 최상의 솔루션인 이유

비즈니스 관점에서 디지털 서명으로의 전환은 다자간 서명에서 발생하는 주요 문제점을 해결합니다. 기업은 공급업체 계약에 법률, 재무 및 임원 승인이 필요한 시나리오 또는 HR 문서에 신입 직원과 관리자의 입력이 필요한 시나리오를 자주 처리합니다. 수동 프로세스는 운영 속도를 늦출 뿐만 아니라 오류율을 높입니다. 버전 불일치 또는 무단 변경을 생각해 보십시오.

여러 디지털 서명을 수집하는 단계별 모범 사례

1. 규정 준수 eSignature 플랫폼 선택: 미국 ESIGN Act 또는 EU eIDAS와 같은 글로벌 표준을 준수하는 도구부터 시작하십시오. 이러한 도구는 서명이 법적 구속력을 가지도록 보장하고 여러 당사자를 수용하기 위해 순차적 또는 병렬 서명 기능을 제공합니다.

2. 문서 준비 및 명확한 라우팅: PDF 또는 템플릿을 업로드하고 서명 순서를 정의합니다. 플랫폼을 통해 역할을 할당할 수 있습니다. 예를 들어 첫 번째 서명자는 검토하고 두 번째 서명자는 지불을 승인하여 병목 현상을 방지합니다. 조건부 필드를 사용하여 후속 서명자가 관련 부분만 볼 수 있도록 합니다.

3. 실시간 전송 및 추적: 보안 링크 또는 이메일을 통해 배포합니다. 수신자는 계정 없이도 모든 장치에서 서명할 수 있으며 일반적으로 모바일 최적화가 되어 있습니다. 대시보드는 보기, 완료 또는 알림에 대한 알림을 제공하여 모든 사람이 후속 전화 없이도 추적할 수 있도록 합니다.

4. 보안 및 검증 통합: SMS 코드 또는 생체 인식과 같은 다단계 인증을 활성화하여 신원을 확인합니다. 위험도가 높은 거래의 경우 누가 언제 어디서 서명했는지 보여주는 감사 로그를 추가합니다.

5. 대량 또는 병렬 서명 효율적으로 처리: 더 큰 그룹의 경우 대량 전송 기능을 사용하여 한 번에 수십 명에게 라우팅합니다. 병렬 서명을 통해 독립 당사자가 동시에 완료할 수 있으며 이사회 승인에 적합합니다.

6. 비즈니스 도구와 통합: CRM(예: Salesforce), 프로젝트 관리(예: Asana) 또는 스토리지(예: Google Drive)에 연결하여 원활한 워크플로를 구현합니다. 서명 후 문서는 자동으로 보관되고 타임스탬프가 찍힙니다.

업계 보고서에 따르면 이 방법을 사용하면 서명 주기를 최대 80%까지 단축하여 생산성을 높이고 비용을 절감할 수 있습니다. 부동산 거래 또는 공급망 계약과 같이 지연이 수익에 영향을 미칠 수 있는 비즈니스 환경에서 이러한 효율성은 경쟁 우위로 이어집니다.

다중 서명 시나리오에서 흔히 발생하는 함정 해결

기업은 확장성을 간과하는 경우가 많습니다. PDF 편집기와 같은 무료 도구는 추적이 제한되어 있어 서명자가 몇 명 이상일 경우 효과가 떨어집니다. 대신 대량 처리를 위해 무제한 템플릿 및 봉투 할당량이 있는 플랫폼을 선택하십시오. 규정 준수는 또 다른 장애물입니다. 규정 준수가 없으면 분쟁 시 서명이 무효화될 수 있습니다. 항상 지역 법률을 확인하십시오. 예를 들어 미국에서는 ESIGN Act에 서명 의도 및 기록 보존이 필요하고 EU의 eIDAS에는 최고 수준의 보장을 위해 적격 전자 서명(QES)이 필요합니다.

국제 팀의 경우 지연 및 데이터 상주가 중요합니다. 국경 간 거래에는 법적 무효화를 피하기 위해 현지 ID 시스템과의 통합과 같은 특정 지역 검증이 필요할 수 있습니다. 비용 측면에서는 봉투당 요금과 구독을 평가하십시오. 대량 시나리오에서 초과분은 예산을 예상치 않게 늘릴 수 있습니다.

이러한 요소를 우선시함으로써 회사는 서명 수집을 사소한 일에서 원활한 프로세스로 전환하여 더 나은 협업과 더 빠른 거래 마감을 촉진할 수 있습니다.

다자간 요구 사항을 충족하기 위한 주요 eSignature 플랫폼 평가

기업이 올바른 도구를 선택하는 데 도움이 되도록 주요 업체인 DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox Sign)을 살펴보겠습니다. 각 업체는 강력한 다중 서명자 기능을 제공하지만 가격, 기능 및 지역적 중점의 차이가 적합성에 영향을 미칠 수 있습니다.

DocuSign: 글로벌 전자 서명 시장 리더

DocuSign은 직관적인 인터페이스로 시장을 주도하며 문서를 여러 서명자에게 라우팅하고 순차적 워크플로 및 실시간 상태 업데이트를 지원합니다. 복잡한 계약을 처리하는 기업에 적합하며 대량 전송 기능이 있으며 Professional 플랜에서 사용자당 연간 최대 100개의 봉투를 제공합니다. Microsoft Office를 포함한 350개 이상의 애플리케이션과의 통합은 비즈니스 워크플로를 향상시킵니다. 그러나 가격은 개인 사용의 경우 월 $10부터 시작하지만 비즈니스 Professional 버전의 경우 사용자당 월 $40로 확장되며 인증 추가 기능은 비용을 증가시킵니다. 아시아 태평양 지역(APAC)에서는 사용자가 더 높은 지연 시간을 보고 현지 규정에 맞게 규정 준수를 조정해야 합니다.

Adobe Sign: 문서 중심 팀을 위한 원활한 통합

Adobe Sign은 이미 Adobe 제품을 사용하는 에코시스템에서 탁월하며 각 수신자에 대한 필드를 사용자 정의하기 위한 조건부 논리가 있는 드래그 앤 드롭 다중 서명자 라우팅을 제공합니다. 양식 기반 계약이 필요한 크리에이티브 산업에서 탁월하며 병렬 서명 및 지불 수집을 지원합니다. 가격 경쟁력은 사용자당 월 $10–$40 정도이지만 엔터프라이즈 사용자 정의는 업그레이드될 수 있습니다. DocuSign과 마찬가지로 글로벌 규정을 준수하지만 APAC 특정 검증을 위한 추가 설정이 필요할 수 있으며 일부 사용자는 고급 기능의 가파른 학습 곡선을 지적합니다.

eSignGlobal: 규정 준수 다중 서명 효율성을 위한 지역 최적화

eSignGlobal은 글로벌 규정 준수에 대한 집중으로 두각을 나타내며 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 전자 서명을 지원하며 특히 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강력합니다. 보안, 변조 방지 서명을 위한 액세스 코드 검증과 같은 기능을 통해 간단한 다자간 라우팅을 지원합니다. APAC에서는 국경 간 거래에 대한 최적화된 속도와 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 현지 시스템과의 원활한 통합과 같은 이점을 제공하여 추가 장애물 없이 규제 일관성을 보장합니다. 가격은 특히 비용 효율적입니다. Essential 플랜은 월 $16.6에 불과하며 서명을 위해 최대 100개의 문서를 보낼 수 있고 무제한 사용자 시트와 강력한 검증을 제공하여 규정 준수 기반에서 매우 가치가 있습니다. 자세한 내용은 eSignGlobal 가격 페이지를 참조하십시오. 이를 통해 기능을 경제성과 균형을 이루는 확장 APAC 기업에 실용적인 선택이 됩니다.

HelloSign (Dropbox Sign): 중소기업에 적합한 사용자 친화적

Dropbox 산하에서 리브랜딩된 HelloSign은 무제한 템플릿과 모바일 서명이 있는 간단한 다중 서명자 도구를 제공합니다. 소규모 팀에 적합하며 스토리지를 위해 Dropbox와 기본적으로 통합됩니다. 가격은 기본 무료부터 시작하지만 API 액세스와 같은 전문 기능에는 사용자당 월 $15–$25가 필요합니다. 주요 시장에서는 규정을 준수하지만 전문 플랫폼에 비해 APAC 사용자 정의 측면에서 깊이가 부족합니다.

eSignature 플랫폼의 비교 분석

다음은 다중 서명 사용 사례를 기반으로 한 주요 비즈니스 요소에 대한 중립적인 비교입니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign과 Adobe는 광범위한 커버리지를 제공하지만 eSignGlobal은 프리미엄 가격 없이 APAC 가치 및 규정 준수 측면에서 선두를 달리고 있습니다.

결론: 다중 서명자 프로세스 간소화

eSignature 플랫폼을 채택하면 기업이 여러 사람으로부터 서명을 수집하는 프로세스가 혁신되어 효율성과 규정 준수가 향상됩니다. DocuSign 대안을 찾는 사용자의 경우 eSignGlobal은 특히 APAC 운영을 위한 지역 규정 준수 옵션으로 두각을 나타냅니다. 대량, 지리적 위치 및 통합에 따라 최적의 일치를 찾기 위해 평가하십시오.