Workday HR 서명 통합

eSignature 솔루션을 Workday와 통합하여 HR 프로세스 간소화

Workday는 선도적인 클라우드 기반 전사적 자원 관리(ERP) 플랫폼으로서 인재 채용부터 직원 생애 주기 전반에 걸쳐 모든 것을 관리하는 글로벌 HR 부서의 핵심 축으로 자리 잡았습니다. HR 운영에서 가장 큰 문제점 중 하나는 채용 제안서, 고용 계약서, NDA 및 정책 확인과 같은 문서 서명을 수동으로 처리하는 것입니다. eSignature 솔루션을 Workday와 통합하면 이러한 워크플로를 자동화하여 처리 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축하고 오류를 줄이며 디지털 서명 표준 준수를 보장할 수 있습니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 이러한 통합은 효율성을 높일 뿐만 아니라 문서 인쇄나 대면 회의 없이 원활하고 모바일 친화적인 서명 방식을 통해 직원 경험을 개선합니다.

Workday 통합이 HR 서명에 중요한 이유

HR 팀은 안전하고 법적 구속력이 있는 서명이 필요한 많은 양의 민감한 문서를 처리하는 경우가 많습니다. Workday의 기본 기능은 직원 프로필 및 급여와 같은 데이터를 처리할 수 있지만 외부 또는 다자 서명을 위한 내장 eSignature 도구가 부족합니다. 여기서 타사 eSignature 통합이 API 연결을 통해 Workday에서 직원 데이터를 추출하고 서명된 문서를 시스템으로 다시 푸시하는 데 사용됩니다. 예를 들어 Workday에서 채용 제안서를 생성하면 통합을 통해 자동으로 후보자에게 eSignature를 위해 라우팅하고 완료되면 상태를 업데이트하고 직원 디지털 기록에 서명된 버전을 보관할 수 있습니다.

주요 이점은 다음과 같습니다.

• 온보딩 및 오프보딩 자동화: 신규 직원은 Workday 포털에서 직접 채용 제안서 및 정책에 서명하고 배경 조사 및 I-9 양식과 통합할 수 있습니다.
• 규정 준수 및 감사 추적: eSignature 도구는 미국의 ESIGN Act 또는 EU의 eIDAS와 같은 글로벌 규정을 준수하는 변조 방지 로그를 제공하여 HR 문서가 지역별 장애물(예: 아시아 태평양 지역의 파편화된 시장)로 인해 방해받지 않고 법적 표준을 준수하도록 보장합니다.
• 비용 절감: 종이 기반 프로세스를 제거함으로써 기업은 Gartner의 산업 보고서에 따르면 인쇄 및 운송 비용을 최대 70%까지 줄일 수 있습니다.

eSignature 구현을 위해 Workday 통합을 설정하는 방법

eSignature와 Workday의 통합을 설정하려면 일반적으로 API 커넥터 또는 Workday Marketplace의 사전 구축된 애플리케이션이 필요합니다. DocuSign과 같은 제공업체는 Intelligent Agreement Management(IAM) 및 Contract Lifecycle Management(CLM) 모듈을 통해 기본 통합을 제공합니다. IAM은 안전한 인증 및 액세스 제어에 중점을 두고 CLM은 초안 작성부터 실행까지 전체 계약 프로세스를 간소화합니다. HR의 경우 이는 서명 워크플로를 Workday의 채용 및 HCM(Human Capital Management, 인적 자본 관리) 모듈에 포함시키는 것을 의미합니다.

통합 단계:

1. 호환 가능한 제공업체 선택: DocuSign의 AppDirect 통합 또는 Adobe Sign의 API 후크와 같이 Workday 인증 커넥터가 있는 eSignature 플랫폼을 선택합니다.
2. API 액세스 구성: OAuth를 사용하여 안전하게 인증하고 직원 ID, 이메일과 같은 Workday 필드를 eSignature 도구의 봉투 생성에 매핑합니다.
3. 워크플로 사용자 정의: HR 서명 전에 NDA를 법률 부서 검토를 위해 라우팅하거나 대규모 정책 업데이트를 위해 대량 발송하는 것과 같은 조건부 라우팅 규칙을 설정합니다.
4. 테스트 및 확장: 온보딩 파일럿부터 시작하여 서명 완료율(목표는 24시간 이내에 90% 이상)과 같은 지표를 모니터링합니다.
5. 보안 보장: 전송 중에 PII(개인 식별 정보)를 보호하기 위해 다단계 인증(MFA) 및 데이터 암호화를 구현합니다.

과제에는 API 속도 제한 및 사용자 정의 비용이 포함되지만 ROI는 빠르게 나타납니다. Forrester 연구에 따르면 중견 기업은 HR 관리에 매년 500시간을 절약할 수 있습니다. 글로벌 팀의 경우 디지털 ID 인증의 지역적 뉘앙스를 처리하기 위해 강력한 아시아 태평양 지원을 제공하는 제공업체를 고려하십시오.

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Workday HR 통합을 위한 주요 eSignature 제공업체

몇몇 eSignature 플랫폼은 Workday 통합 측면에서 탁월한 성능을 보이며 각 플랫폼은 대규모 채용을 위한 대량 발송 또는 직원 셀프 서비스를 위한 보안 포털과 같은 HR 특정 기능을 위한 강점을 가지고 있습니다. 아래에서는 기능, 가격 및 호환성에 중점을 두고 중립적인 비즈니스 관점에서 주요 옵션을 살펴봅니다.

DocuSign: 강력한 엔터프라이즈 통합

eSignature 시장의 리더인 DocuSign은 eSignature API 및 IAM/CLM 제품군을 통해 심층적인 Workday 통합을 제공합니다. IAM은 SSO 및 역할 기반 액세스를 포함한 고급 ID 관리를 제공하여 안전하고 감사 가능한 서명에 대한 HR의 요구 사항에 적합합니다. CLM은 Workday에서 생성된 템플릿에서 서명 후 저장에 이르기까지 전체 계약 수명 주기로 이를 확장합니다. 가격은 Personal 요금제의 월 10달러(5개 봉투)부터 Business Pro의 월 사용자당 40달러(연간 사용자당 100개 봉투)까지이며 API 요금제는 연간 600달러부터 시작합니다. 글로벌 HR 워크플로에서 높은 평가를 받고 있지만 좌석 기반 모델은 대규모 팀의 비용을 증가시킬 수 있습니다.

Adobe Sign: Adobe 에코시스템과의 원활한 통합

Adobe Sign은 API 및 Acrobat 에코시스템을 통해 Workday와 원활하게 통합되어 채용 제안서 및 정책에 사용되는 동적 PDF와 같은 HR 양식을 지원합니다. HR 문서 완료율을 추적하기 위한 모바일 서명 및 분석을 강조합니다. 기능에는 개인화된 계약을 위한 조건부 논리와 브랜드 HR 포털을 위한 Adobe Experience Manager와의 통합이 포함됩니다. 가격은 Standard 연간 사용자당 23.99달러(연간 청구)부터 Business 연간 사용자당 39.99달러까지이며 고급 라우팅이 포함됩니다. 크리에이티브 산업에서 뛰어난 성능을 보이지만 HR 자동화에서 대량 API 사용에는 추가 기능이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: 아시아 태평양을 위한 글로벌 경쟁자

eSignGlobal은 글로벌 100개 주요 국가에서 규정을 준수하고 특히 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강점을 가진 다재다능한 대안으로 자리매김하고 있습니다. 아시아 태평양의 전자 서명 환경은 파편화, 높은 표준 및 엄격한 규정을 특징으로 하며 이메일 확인 또는 자기 신고에 의존하는 ESIGN/eIDAS와 같은 서구의 프레임워크 방식과 대조됩니다. 아시아 태평양 지역에서는 표준에 따라 기업 간 정부(G2B) 디지털 ID에 대한 심층적인 하드웨어/API 수준의 도킹이 필요한 “에코시스템 통합” 솔루션이 필요합니다. 이는 서구 규범의 기술적 장벽을 훨씬 뛰어넘습니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass를 원활하게 통합하여 강력한 지역 현지 검증을 제공함으로써 여기서 뛰어난 성능을 보입니다.

전 세계적으로 eSignGlobal은 좌석 요금 없이 경쟁력 있는 가격을 제공하여 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁하는 적극적인 대체 전략을 통해 경쟁합니다. Essential 요금제는 연간 299달러(일부 프로모션에서는 월 약 16.6달러에 해당)로 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드를 통한 검증을 허용합니다. 이 모든 것이 규정 준수 기반을 기반으로 하여 높은 가치를 제공합니다. 따라서 특히 아시아 태평양 규정 준수가 필요한 다국적 설정에서 추가 프리미엄 요금 없이 확장 HR 팀을 위한 비용 효율적인 선택입니다.

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기타 경쟁자: HelloSign(Dropbox Sign) 등

현재 Dropbox Sign의 일부인 HelloSign은 Zapier 또는 직접 API를 통해 간단한 Workday 통합을 제공하며 간단한 HR 서명에 중점을 두고 있으며 Essentials 요금제는 월 사용자당 15달러(최대 20개 봉투)로 무제한 템플릿을 제공합니다. 중소기업에 적합하지만 고급 CLM이 부족합니다. PandaDoc과 같은 다른 플레이어는 제안에서 서명까지의 프로세스를 강조하고(월 사용자당 19달러) SignNow는 저렴한 모바일 HR 도구를 제공합니다(월 사용자당 8달러). 각 도구는 다양한 규모에 적합하며 심층성과 사용 편의성 사이에 절충점이 있습니다.

Workday HR 통합을 위한 eSignature 플랫폼 비교

이 표는 중립적인 절충점을 강조합니다. DocuSign은 엔터프라이즈 심층성에, eSignGlobal은 규제 대상 지역의 비용 효율적인 확장성에 적합합니다.

결론: HR 요구 사항에 맞는 솔루션 선택

Workday HR 서명을 위한 eSignature 옵션을 평가할 때 기업은 통합 용이성, 비용 구조 및 지역 규정 준수를 팀 규모 및 워크플로와 비교하여 평가해야 합니다. 특히 아시아 태평양의 복잡한 환경에서 DocuSign의 대안을 찾는 성숙한 글로벌 운영의 경우 eSignGlobal은 균형 잡힌 선택으로 두각을 나타냅니다. 궁극적으로 파일럿 통합은 특정 HR 우선 순위와 일치하는지 확인합니다.