디지털 서명 사용을 선택해야 하는 이유는 무엇일까요?

오늘날 빠르게 발전하는 디지털 세계에서 전통적인 종이 기반 프로세스는 점점 더 효율적이고 안전하며 법적 효력이 있는 전자적 수단으로 대체되고 있습니다. 중요한 혁신 중 하나가 바로 디지털 서명입니다. 기업과 정부가 페이퍼리스 오피스를 지속적으로 추진함에 따라 디지털 서명의 장점과 현지 규정 준수 여부를 이해하는 것이 특히 중요합니다. 특히 홍콩 및 동남아시아 지역 사용자에게는 더욱 그렇습니다.

대기업부터 스타트업에 이르기까지 디지털 서명은 문서 처리, 서명 및 검증 방식을 바꾸고 있습니다. 그렇다면 디지털 서명이란 무엇일까요? 그리고 조직에서 디지털 서명 사용을 고려해야 하는 이유는 무엇일까요?

디지털 서명이란 무엇일까요?

디지털 서명은 암호화 알고리즘을 사용하여 문서의 진위성과 무결성을 검증하는 전자 서명입니다. 스캔한 서명이나 입력한 이름과 달리 디지털 서명은 변조 방지 봉인과 디지털 흔적을 제공하므로 많은 관할 구역에서 높은 수준의 보안과 법적 효력을 갖습니다.

디지털 서명은 일반적으로 공개 키 인프라(PKI)를 기반으로 하며 개인 키(서명에 사용)와 공개 키(검증에 사용)를 포함합니다. 이를 통해 문서가 올바른 사람이 서명하고 서명 후 변경되지 않았는지 확인할 수 있습니다.

💡 디지털 서명은 전자 서명과 다릅니다. 둘 다 문서 서명에 사용되지만 디지털 서명은 정부 또는 산업 규정 준수 요구 사항을 더 엄격하게 준수하고 더 높은 수준의 암호화 보안을 갖습니다.

디지털 서명을 사용하는 이유는 무엇일까요?

다음은 조직과 전문가들이 디지털 서명으로 전환하는 주요 이유입니다.

1. 법적 인정 및 규정 준수

점점 더 많은 전자 서명 법률 및 규정 덕분에 많은 국가에서 디지털 서명을 법적으로 인정하고 있습니다. 예를 들어:

• 홍콩에서는 “전자 거래 조례”(제553장)에 따라 인정된 인증 기관에서 지원하는 디지털 서명에 법적 효력이 부여됩니다.
• 싱가포르의 "전자 거래법"과 말레이시아의 "디지털 서명법"도 디지털 서명의 합법성을 뒷받침합니다.
• 필리핀의 “전자 상거래법”(공화국 법률 제8792호)은 법적 절차에서 디지털 서명을 실행 가능한 증거로 사용할 수 있도록 허용합니다.

이러한 사법 관할 구역에서 운영하거나 협력하는 기업에게 규정을 준수하는 디지털 서명을 사용하는 것은 전략적으로 필수적입니다.

2. 보안 강화

민감한 계약, 재무 문서 또는 고객 데이터를 처리할 때 보안은 매우 중요합니다. 디지털 서명은 종단 간 암호화를 사용하여 문서의 무결성을 보장합니다.

서명 후 생성된 고유한 해시 값을 통해 수신자는 문서가 변조되었는지 확인할 수 있으므로 발신자와 수신자의 권익을 보호할 수 있습니다.

📌 금융, 법률 및 의료와 같은 고위험 산업에서는 변조할 수 없는 기록이 매우 중요합니다.

3. 프로세스 가속화 및 효율성 향상

문서를 수동으로 인쇄, 서명, 스캔 및 우편으로 보내는 것은 시간과 노력이 많이 소요됩니다. 디지털 서명은 이러한 단계를 완전히 없애줍니다.

실시간 서명을 통해 문서가 대륙 간 통신에서도 몇 분 안에 승인 프로세스를 완료할 수 있습니다. 이는 인적 자원, 구매 및 고객 온보딩과 같은 워크플로를 크게 간소화합니다.

4. 친환경적이고 비용 절감

페이퍼리스 오피스는 기업의 환경적 책임을 보여줄 뿐만 아니라 운영 비용도 크게 절감합니다. 디지털 서명을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 종이, 잉크 또는 우편 요금이 필요하지 않습니다.
• 문서 저장 및 검색 속도가 더 빠르고 비용이 저렴합니다.
• 수동 오류가 줄어들고 관리 부담이 줄어듭니다.

ESG(환경, 사회, 거버넌스) 목표를 중시하는 기업에게 디지털 서명은 긍정적인 요소입니다.

5. 비즈니스 도구와 원활하게 통합

최신 디지털 서명 플랫폼은 기존 CRM, ERP 또는 문서 관리 시스템에 쉽게 통합할 수 있습니다. 이러한 호환성을 통해 Salesforce, Microsoft Office 또는 Google Workspace와 같은 플랫폼 내에서 직접 서명 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

또한 API 인터페이스를 통해 기업은 서명 프로세스를 사용자 정의하고 다단계 인증, SMS 인증 또는 역할 기반 액세스 제어와 같은 추가 계층을 추가할 수 있습니다.

6. 투명성 향상 및 감사 추적

모든 디지털 서명에는 서명자, 서명 시간, IP 주소 및 서명 조건을 포함한 전체 메타데이터가 첨부됩니다. 이러한 투명한 기록을 통해 디지털 서명은 언제든지 감사를 받을 수 있으며 규제 대상 산업 또는 규정 준수 평가를 받아야 하는 기업에게 특히 중요합니다.

규제 기관과 내부 감사자는 일반적으로 모든 단계에 추적 가능한 증거와 로그가 있기 때문에 디지털 프로세스를 선호합니다.

7. 국경 간 액세스가 더 편리함

아세안(ASEAN)과 같은 지역 통합의 맥락에서 기업은 종종 다국적 형태로 운영되며 디지털 서명은 이러한 협력을 용이하게 합니다.

서로 다른 시간대에 있는 직원이나 고객도 시간 지연 없이 합법적이고 안전하게 계약에 서명할 수 있습니다. 국제법이 점차적으로 조화됨에 따라 디지털 서명된 문서는 점점 더 많은 법역에서 인정받고 있습니다.

홍콩 및 동남아시아를 위한 고려 사항

디지털 서명이 전 세계적으로 널리 인정받고 있지만 각 지역의 규정 차이로 인해 적절한 서비스 제공업체를 선택하는 것이 지역 규정 준수를 보장하는 데 중요합니다.

예를 들어:

• 홍콩: "전자 거래 조례"에 따라 신뢰할 수 있는 인증 기관에서 지원하는 디지털 서명만이 정부 통신과 같은 특정 시나리오에서 더 높은 법적 요구 사항을 충족할 수 있습니다.
• 싱가포르 및 말레이시아: 인정된 인증 기관에서 발행한 디지털 서명만이 법적 효력을 갖습니다.
• 인도네시아 및 태국: 보다 포괄적인 디지털 서명 규정이 개발 중이지만 공식 인정 방향으로 긍정적인 진전이 있습니다.

따라서 지역 규정 준수를 실현할 수 있는 디지털 서명 서비스 제공업체를 선택하는 것이 중요합니다.

적절한 디지털 서명 솔루션을 선택하는 방법

많은 사람들이 먼저 DocuSign과 같은 세계적으로 유명한 브랜드를 떠올립니다. DocuSign은 자원이 풍부하지만 아시아 지역의 현지 규정의 세부 요구 사항을 항상 충족할 수 있는 것은 아닙니다.

이것이 eSignGlobal과 같은 대안이 두각을 나타내는 이유입니다.

홍콩 또는 동남아시아 지역에서 사업을 운영하고 현지 규정 준수 표준을 충족하는 디지털 서명 플랫폼을 찾고 있다면 아시아 기업을 위해 특별히 제작된 DocuSign의 선도적인 대안인 eSignGlobal을 고려하는 것이 좋습니다.

eSignGlobal은 현지 규정 준수 지원, 다국어 인터페이스 및 아시아에 초점을 맞춘 기술 서비스를 제공하며 국제 표준과 현지 법적 프레임워크를 모두 고려하려는 조직에게 현명한 선택입니다.

요약

오늘날의 디지털 경제에서 디지털 서명은 개인과 기업의 운영 방식을 재정의하고 있습니다. 보안 및 법적 인정부터 효율성 및 지속 가능성에 이르기까지 그 장점은 무시할 수 없습니다.

전자 거래가 점점 더 보편화되고 각 지역의 법률이 점차적으로 지원됨에 따라 eSignGlobal과 같은 디지털 서명 솔루션의 통합은 현명할 뿐만 아니라 기업 운영의 필연적인 요구 사항이 될 것입니다.

기밀 유지 계약, 계약 또는 정부 문서에 서명하든 디지털 서명 솔루션을 사용하면 작업이 합법적이고 안전하며 효율적인지 확인할 수 있습니다!

디지털 전환 여정을 시작하고 문서 서명의 미래 세계로 나아가십시오.