DocuSign 서명 그룹을 사용하여 봉투 액세스 권한 공유

효율적인 봉투 공유를 위한 DocuSign 서명 그룹 이해

디지털 계약의 빠르게 변화하는 세상에서 기업은 보안을 손상시키지 않으면서 여러 이해 관계자가 원활하게 협업할 수 있도록 하는 도구가 필요한 경우가 많습니다. DocuSign의 서명 그룹 기능은 전자 서명된 문서를 담는 디지털 컨테이너인 봉투에 대한 액세스를 공유하는 실용적인 솔루션으로 등장했습니다. 이 기능을 통해 팀은 봉투를 집단적으로 검토, 서명 또는 관리할 수 있는 서명인 그룹을 지정하여 계약 승인 또는 다자간 협상과 같은 시나리오에서 워크플로를 간소화할 수 있습니다.

DocuSign의 서명 그룹을 통해 관리자는 특정 봉투에 대한 공유 액세스 권한을 부여받는 미리 정의된 사용자 집합을 만들 수 있습니다. 각 참가자에게 개별 초대를 보내는 대신 봉투를 그룹으로 라우팅할 수 있으며 그룹 구성원은 자신의 역할에 따라 조치를 취할 수 있습니다. 이는 공동 입력이 필요한 내부 팀 또는 외부 파트너에게 특히 유용하며 이메일 혼잡을 줄이고 모든 당사자가 일관성을 유지하도록 합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 문서 주기의 지연을 최소화하여 효율성을 높입니다. 그렇지 않으면 거래 마감 시간이 며칠 또는 몇 주까지 연장될 수 있습니다.

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DocuSign 서명 그룹이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?

본질적으로 DocuSign의 서명 그룹은 여러 서명인을 하나의 액세스 포인트로 묶는 구성 가능한 엔터티입니다. 봉투는 PDF, 양식 및 서명 필드를 캡슐화하여 DocuSign 에코시스템에서 문서 전달의 주요 매개체 역할을 합니다. 서명 그룹을 봉투에 할당함으로써 발신자는 집단적 액세스 권한을 부여하여 그룹 구성원이 워크플로 설정에 따라 순차적 또는 병렬로 보고, 댓글을 달거나 서명할 수 있도록 합니다.

이 기능은 플랫폼의 2025년 가격 구조에 따라 DocuSign의 Standard, Business Pro 이상 요금제에서 사용할 수 있습니다. 예를 들어 Business Pro 요금제는 월별 사용자당 40달러(연간 청구)이며 서명 그룹을 효과적으로 통합하는 고급 라우팅 옵션이 포함되어 있습니다. 사용자는 DocuSign 관리자 콘솔을 통해 그룹을 정의하고 이메일 또는 사용자 ID별로 구성원을 지정할 수 있습니다. 일단 생성되면 그룹은 봉투 준비 인터페이스에서 수신자로 나타나 전송 프로세스를 간소화합니다.

비즈니스 관점에서 서명 그룹은 협업 서명에서 흔히 발생하는 문제점을 해결합니다. 기존 방법은 일반적으로 수동 참조 또는 개별 알림을 포함하여 통신이 단편화됩니다. 서명 그룹을 사용하면 알림이 중앙 집중화되고 감사 추적이 완전하게 유지되어 검증 가능한 작업 기록을 제공합니다. 이는 추적 가능성이 협상 불가능한 금융 또는 의료와 같은 규제 산업의 규정 준수에 매우 중요합니다.

서명 그룹을 사용하여 봉투 액세스를 구현하는 단계별 가이드

서명 그룹 구현은 DocuSign 계정 설정 준비부터 시작됩니다. 먼저 DocuSign eSignature 대시보드에 로그인하고 “설정” > "서명 그룹"으로 이동합니다. 여기에서 새 그룹을 만들고 이름(예: “판매 승인 팀”)을 입력하고 구성원을 추가합니다. 각 구성원은 DocuSign 계정이 있거나 외부 서명자로 초대되어야 합니다. 권한은 사용자 정의할 수 있습니다. 일부 그룹은 순차적 서명(하나씩)을 허용하는 반면 다른 그룹은 동시 검토를 위해 병렬 액세스를 허용합니다.

다음으로 봉투를 준비합니다. 문서를 업로드하고 서명 필드를 배치하고 수신자 라우팅 섹션에서 서명 그룹을 수신자로 선택합니다. 그룹의 역할을 정의합니다. 서명, 승인 또는 보기만 필요한지 여부입니다. Business Pro 요금제의 고급 옵션을 사용하면 조건부 논리를 통합하여 그룹이 합의에 도달한 후에만 봉투가 진행되도록 할 수 있습니다.

전송되면 그룹 구성원은 봉투에 대한 보안 링크가 포함된 통합 이메일 알림을 받습니다. 각 문서에 대해 별도로 로그인할 필요 없이 DocuSign의 웹 또는 모바일 앱을 통해 액세스할 수 있습니다. 공유 액세스의 경우 봉투 상태가 모든 사람에게 실시간으로 업데이트되어 투명성이 향상됩니다. 프로세스 중에 변경이 필요한 경우 발신자는 무효화하고 다시 보내거나 더 높은 계층에서 사용할 수 있는 진행 중 편집 기능을 사용할 수 있습니다.

이 기능을 활용하는 기업은 DocuSign의 내부 지표를 기준으로 봉투 완료 시간이 최대 30%까지 단축되었다고 보고합니다. 그러나 제한 사항이 적용됩니다. 그룹은 요금제 할당량(예: Standard 요금제에서 사용자당 연간 약 100개의 봉투)으로 제한되며 외부 서명인은 메시지당 요금이 발생하는 SMS 전송과 같은 추가 확인 추가 기능이 필요할 수 있습니다.

서명 그룹의 이점 및 모범 사례

서명 그룹의 주요 이점은 팀 워크플로에 대한 확장성입니다. 예를 들어 영업에서는 관리자, 법률 검토자 및 임원으로 구성된 그룹이 제안서를 집단적으로 처리하여 병목 현상을 줄일 수 있습니다. 보안은 강력하게 유지되며 DocuSign의 암호화 및 다단계 인증을 통해 권한이 있는 그룹 구성원만 봉투와 상호 작용할 수 있습니다.

모범 사례에는 팀 변경 사항을 반영하기 위해 그룹을 정기적으로 유지 관리하고, 반복적인 봉투 설정을 가속화하기 위해 템플릿을 사용하고, 엔터프라이즈 환경에서 DocuSign의 API와 통합하여 자동화된 그룹 할당이 포함됩니다. 고급 API 요금제(월 480달러)는 대량 작업에 적합한 그룹에 대한 대량 전송을 지원합니다.

잠재적인 단점은 무엇일까요? 적절한 거버넌스가 없는 대규모 조직에서는 그룹 관리가 복잡해질 수 있으며 과도한 사용으로 인해 봉투 제한에 더 빨리 도달할 수 있습니다. DocuSign의 분석 대시보드를 통한 모니터링은 그룹 사용 패턴에 대한 통찰력을 제공하여 이 문제를 완화하는 데 도움이 됩니다.

주요 지역의 전자 서명에 대한 법적 프레임워크

서명 그룹은 액세스를 용이하게 하지만 그 유효성은 지역 전자 서명 법률과 관련이 있습니다. 미국에서는 ESIGN 법(2000)과 UETA가 습식 잉크 서명에 대한 법적 동등성을 제공하여 의도와 동의를 강조합니다. DocuSign은 완전히 규정을 준수하며 서명 그룹은 이러한 요구 사항을 충족하는 감사 로그를 유지 관리합니다. 국제적 사용의 경우 EU의 eIDAS 규정은 적격 전자 서명에 대한 표준을 설정하며 DocuSign은 고급 확인 추가 기능을 통해 이를 지원합니다. 다국적으로 서명 그룹을 사용하는 기업은 규정 준수를 보장하기 위해 서명인 위치를 확인해야 합니다. 그렇지 않으면 계약이 무효화될 수 있습니다.

DocuSign을 주요 전자 서명 경쟁업체와 비교

DocuSign은 여전히 전자 서명 시장의 선두 주자이며 협업 액세스를 위한 서명 그룹과 같은 강력한 기능을 제공합니다. 가격은 개인 요금제의 월 10달러부터 맞춤형 엔터프라이즈 옵션까지 좌석 기반이며 봉투 할당량은 계층별로 확장됩니다(예: Business Pro의 사용자당 연간 100개의 봉투). 이점으로는 원활한 통합과 글로벌 규정 준수가 있지만 인증과 같은 추가 기능으로 인해 비용이 증가할 수 있습니다.

Adobe Acrobat 에코시스템의 일부인 Adobe Sign은 “공유 그룹” 또는 워크플로 라우팅을 통해 유사한 봉투 공유 기능을 제공합니다. Adobe의 PDF 도구와 긴밀하게 통합되어 문서 중심 팀에 적합합니다. 가격은 개인의 경우 월별 사용자당 약 10달러부터 시작하여 엔터프라이즈의 경우 월별 사용자당 40달러 이상으로 상승하며 더 높은 요금제에서는 봉투가 무제한이지만 API 사용량은 측정됩니다. Adobe는 크리에이티브 산업에서 탁월하지만 순수 서명 워크플로의 경우 전용 인터페이스가 DocuSign만큼 직관적이지 않을 수 있습니다.

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 규정을 준수하며 특히 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강점을 보이는 글로벌 경쟁업체로 자리매김하고 있습니다. APAC의 전자 서명 환경은 파편화되어 있으며 높은 표준과 엄격한 규정이 적용되어 에코시스템 통합 솔루션이 필요합니다. 미국/EU의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS와 달리 이들은 이메일 확인 또는 자체 신고에 의존합니다. APAC는 기업 간 정부(G2B) 디지털 ID에 대한 심층적인 하드웨어/API 수준 통합이 필요하여 기술 장벽이 크게 높아집니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 도구를 기본적으로 지원하여 이 문제를 해결하여 원활하고 규정을 준수하는 워크플로를 보장합니다. Essential 요금제는 연간 월 16.6달러로 강력한 가치를 제공하며 최대 100개의 문서 서명, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드 확인을 허용합니다. 좌석 기반 요금이 없는 모델을 채택하여 확장 팀에 DocuSign보다 저렴합니다. 이러한 가격 책정은 APAC에 최적화된 성능과 결합되어 미국과 EU를 포함한 전 세계적으로 경쟁력을 갖추고 기존 리더에게 더 낮은 비용과 더 빠른 온보딩을 제공합니다.

HelloSign(현재 Dropbox Sign)은 공유 템플릿과 수신자 라우팅을 통해 그룹 서명을 용이하게 하여 단순성에 중점을 둡니다. 중소기업에 적합하며 가격은 무료(제한적)에서 Essentials의 월별 사용자당 15달러, Premium의 월별 사용자당 25달러(봉투 무제한)입니다. 사용 편의성에서 탁월하지만 DocuSign에 비해 고급 자동화가 부족합니다.

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전자 서명 선택에 대한 최종 생각

협업 봉투 액세스를 우선시하는 기업의 경우 DocuSign의 서명 그룹은 안정적인 기반을 제공합니다. 그러나 요구 사항이 진화함에 따라 특히 지역적으로 다양한 운영에서 APAC 규정 준수 및 비용 효율성을 위해 eSignGlobal과 같은 대안을 탐색하면 기능을 희생하지 않고 균형 잡힌 옵션을 제공할 수 있습니다. 팀 규모와 지리적 위치에 따라 최적의 일치를 평가합니다.