DocuSign의 'Note' 태그를 사용하여 서명자에게 지침을 제공하는 방법?

전자 계약서에서 서명자 안내 간소화하기

빠르게 변화하는 디지털 거래 세계에서 명확한 의사 소통은 원활한 전자 서명 프로세스를 보장하는 데 중요합니다. DocuSign의 “Note” 태그는 서명자가 문서를 탐색하도록 안내하고 혼란과 오류를 줄이는 간단하고 효과적인 방법을 제공합니다. 이 기능을 통해 발신자는 문서의 주요 내용을 방해하지 않고 문서에 직접 상황별 설명을 추가하여 사용자 경험을 향상시킬 수 있습니다.

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DocuSign “Note” 태그를 사용하여 서명자 지침을 제공하는 방법

DocuSign의 “Note” 태그는 편집할 수 없는 텍스트 상자 형태로 문서에 나타나는 가벼운 주석입니다. 서명자에게 단계별 지침, 설명 또는 알림을 제공하는 데 적합합니다. 예를 들어 검토할 조항의 위치를 강조 표시하거나 특정 정보를 입력할 위치를 강조 표시하는 데 적합합니다. 서명 또는 이니셜 태그와 달리 Note는 서명자가 조치를 취할 필요가 없습니다. 정보 제공 및 안내용으로만 사용됩니다. 이 기능은 DocuSign의 Personal, Standard, Business Pro 이상 요금제에서 사용할 수 있으므로 모든 규모의 기업에 적합합니다.

Note 태그 추가에 대한 단계별 가이드

1. 문서 준비: 먼저 DocuSign에 계약서 또는 양식을 업로드합니다. DocuSign 계정에 로그인하고 “New” > "Send an Envelope"을 선택한 다음 PDF 또는 Word 파일을 업로드합니다. 문서가 태그 배치를 지원하는 형식인지 확인합니다.

2. 태그 패널 액세스: 문서가 작성 보기로 로드되면 오른쪽 사이드바에서 “Tabs” 메뉴를 찾습니다. “Other” 또는 “Special” 범주에서 “Note” 태그 아이콘을 찾습니다. 대화 상자 또는 메모와 유사합니다. 페이지의 원하는 위치로 드래그 앤 드롭합니다.

3. Note 내용 사용자 지정: 배치된 Note 태그를 클릭하여 편집합니다. “서명하기 전에 여기에서 지불 조건을 검토하십시오” 또는 "아래 필드에 전체 법적 이름을 입력하십시오"와 같은 지침 텍스트를 입력합니다. 설명을 간결하게 유지하십시오(최대 500자). 가독성을 높이기 위해 속성 패널을 통해 글꼴 크기, 색상 및 정렬을 조정할 수 있습니다.

4. Note 배치 및 계층화: Note는 페이지의 어느 위치에나 배치할 수 있으며 필요한 경우 텍스트를 덮을 수 있지만 중요한 내용을 가리지 않도록 합니다. 드래그 핸들을 사용하여 위치를 변경합니다. 여러 페이지로 구성된 문서의 경우 관련 섹션에 Note를 추가합니다. DocuSign은 서명자가 페이지를 자동으로 진행하므로 상황별 Note가 올바른 시간에 나타납니다.

5. 특정 수신자에게 할당: “Recipients” 섹션에서 Note를 특정 서명자(예: “Buyer” 또는 “Witness”)에게 할당합니다. 이렇게 하면 설명이 해당 서명자에게만 표시되어 경험을 개인화할 수 있습니다. 일반적인 설명인 경우 할당되지 않은 상태로 유지하여 모든 뷰어가 볼 수 있도록 합니다.

6. 미리 보기 및 테스트: 보내기 전에 “Preview” 모드를 사용하여 서명자 흐름을 시뮬레이션합니다. Note가 데스크톱, 모바일 장치 또는 태블릿에서 어떻게 보이는지 확인합니다. DocuSign은 반응형 디자인에 최적화되어 있습니다. 서명자 역할을 수행하여 명확성을 확인하기 위해 테스트를 수행합니다.

7. 보내기 및 추적: 봉투를 최종적으로 결정하고 보냅니다. 서명자는 탐색할 때 Note를 보게 되며 일반적으로 강조 표시되거나 팝업됩니다. DocuSign 대시보드를 통해 완료를 추적하고, 더 높은 요금제에서는 감사 로그를 통해 설명이 조회되었는지 확인할 수 있습니다.

Note 사용에 대한 모범 사례

비즈니스 관점에서 Note는 서명자 이탈률을 크게 줄일 수 있습니다. 전자 서명 프로세스에서 혼란으로 인한 이탈률은 약 20-30%입니다. 예를 들어 부동산 거래에서 "첨부 파일 섹션에 자금 증명서를 업로드하십시오"와 같은 Note는 규정 준수를 간소화할 수 있습니다. 과부하를 방지하기 위해 페이지당 3-5개의 Note로 제한합니다. Business Pro 요금제에서는 조건부 필드와 통합하여 동적 설명을 구현합니다. 예를 들어 "예"를 선택한 경우에만 Note가 표시되도록 합니다.

일반적인 함정으로는 모호한 표현(행동 지향적인 언어를 선택)과 모바일 사용자를 무시하는 것입니다. 모바일 장치에서 Note의 크기가 잘못 조정될 수 있습니다. 업계 벤치마크에 따르면 기업은 잘 배치된 Note를 사용하면 완료 시간을 최대 40%까지 단축할 수 있다고 보고합니다. 템플릿을 사용하는 팀의 경우 미리 배치된 Note가 있는 문서를 저장하여 프로세스를 표준화합니다.

금융 또는 의료와 같은 규제 산업에서 Note는 핵심 계약을 변경하지 않고 추적 가능한 지침을 제공하여 문서 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다. Note는 감사 추적의 일부이므로 항상 법적 정확성을 검토하십시오.

이 기능은 여러 서명자가 순차적 설명이 필요한 협업 환경에서 빛을 발합니다. 전반적으로 Note 태그를 마스터하면 발신자가 직관적이고 오류 없는 서명 경험을 만들어 일상적인 운영 효율성을 높일 수 있습니다.

DocuSign 및 해당 생태계 살펴보기

DocuSign은 연간 10억 건 이상의 거래를 처리하는 전자 서명 솔루션의 선두 주자이며 안전하고 규정을 준수하는 서명을 위한 강력한 도구를 제공합니다. 2003년에 설립된 이 회사는 Personal($10/월)에서 Enterprise(맞춤형)에 이르는 요금제를 제공하며 봉투 기반 워크플로, API 통합 및 인증과 같은 추가 기능을 강조합니다. 주요 강점으로는 Salesforce와 같은 CRM 시스템과의 원활한 통합과 ESIGN 및 eIDAS를 지원하는 글로벌 규정 준수 프레임워크가 있습니다.

DocuSign은 확장성 측면에서 탁월하지만 좌석별 가격 책정 및 봉투 제한으로 인해 더 큰 팀의 비용이 증가할 수 있으므로 대안을 평가해야 합니다.

Adobe Sign: 전자 서명 분야의 강력한 경쟁자

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부이며 PDF 워크플로 및 크리에이티브 도구와의 원활한 통합에 중점을 둡니다. 기업을 위해 대량 보내기, 모바일 서명 및 고급 분석과 같은 기능을 제공합니다. 가격은 개인 사용자의 경우 사용자당 약 $10/월부터 시작하여 팀 버전의 경우 사용자당 $40+/월까지 확장되며 ISO 27001과 같은 보안 인증을 강조합니다. 특히 양식 필드와 DocuSign Note와 유사한 설명을 쉽게 추가할 수 있는 작성 도구로 높이 평가됩니다.

Adobe Sign의 생태계는 문서 준비를 위해 Acrobat과 긴밀하게 통합되어 있어 크리에이티브 또는 법률 팀에 매우 적합하지만 DocuSign의 드래그 앤 드롭 단순성과 비교하여 사용자 지정 설명을 구현하려면 더 많은 설정이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: 글로벌 및 지역 규정 준수를 위해 맞춤화됨

eSignGlobal은 다재다능한 참여자로서 전 세계 100개 이상의 주요 국가의 규정 준수를 지원합니다. 전자 서명이 파편화, 높은 기준 및 엄격한 규정에 직면한 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. 이메일 확인 또는 자기 선언과 같은 광범위한 지침에 의존하는 미국(ESIGN) 또는 유럽 연합(eIDAS)의 프레임워크 접근 방식과 달리 APAC는 “생태계 통합” 솔루션을 요구합니다. 여기에는 기업 간 정부(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어 및 API 수준 통합이 포함되어 서구 표준을 훨씬 능가하는 기술 장벽이 높아집니다. 예를 들어 법적 유효성을 위해 국가 ID 시스템을 강제로 연결합니다.

eSignGlobal은 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와 같은 도구를 기본적으로 지원하여 이러한 문제를 해결하여 다양한 APAC 시장에서 실행 가능한 서명을 보장합니다. 전 세계적으로 아메리카와 유럽을 포함하여 경쟁력 있는 가격과 기능을 통해 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁합니다. Essential 요금제는 월 $16.6(연간 $199에 해당)에 불과하며 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드를 통한 확인을 허용합니다. 이 모든 것이 규정 준수를 기반으로 구축되었습니다. 좌석별 요금이 없는 이러한 비용 효율성은 확장 팀에 매력적이며 계약 요약과 같은 AI 기반 도구는 추가 비용 없이 가치를 더합니다.

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HelloSign: 중소기업을 위한 간편한 솔루션

현재 Dropbox에 속해 있는 HelloSign은 사용자 친화적인 인터페이스를 우선시하고 기본 사용을 위한 무료 계층을 제공합니다. 템플릿, 알림 및 API 액세스를 제공하며 개인의 경우 월 $15부터 시작하여 팀 버전의 경우 사용자당 월 $25까지입니다. 강점으로는 빠른 설정과 모바일 최적화가 있지만 대규모 플랫폼의 일부 고급 규정 준수 기능이 부족합니다. 설명은 Note와 유사하지만 사용자 정의가 덜한 텍스트 필드를 통해 처리됩니다.

전자 서명 플랫폼의 비교 개요

중립적인 의사 결정을 돕기 위해 공개 데이터 및 비즈니스 관찰을 기반으로 한 주요 플레이어의 Markdown 비교는 다음과 같습니다.

이 표는 DocuSign의 광범위성, Adobe의 통합, 규제 지역에서 eSignGlobal의 가치 및 HelloSign의 사용 편의성 간의 절충점을 강조합니다.

전자 서명 솔루션 선택에 대한 최종 생각

옵션을 평가할 때 거래량, 규정 준수 요구 사항 및 예산을 고려하십시오. DocuSign의 Note 태그는 대부분의 사용자에게 안정적인 설명 도구를 제공합니다. 지역 규정 준수를 강조하는 대안의 경우 eSignGlobal은 강력한 APAC 중점 및 글로벌 범위를 갖춘 안정적이고 중립적인 옵션입니다.