DocuSign의 '거절' 옵션을 사용하여 구조화된 거절 사유를 캡처하는 방법

전자 서명 워크플로우에서 구조화된 거절의 중요성 이해하기

디지털 계약이 빠르게 진행되는 세상에서 기업은 문서 거절 이유를 포착하는 가치를 간과하는 경향이 있습니다. 비즈니스 관점에서 DocuSign과 같은 플랫폼에서 구조화된 거절 이유는 단순한 "아니오"를 실행 가능한 통찰력으로 전환하여 영업 팀이 영업 전략을 최적화하고, 법률 부서가 규정 준수 허점을 발견하고, 운영 부서가 프로세스를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 효율성을 높일 뿐만 아니라 경쟁이 치열한 시장에서 더 나은 의사 결정을 촉진합니다.

구조화된 데이터 캡처를 위해 DocuSign의 거절 옵션 활용하기

전자 서명 솔루션의 선두 주자인 DocuSign은 eSignature 플랫폼에서 구조화된 방식으로 문서 거절을 처리할 수 있는 강력한 도구를 제공합니다. “거절” 기능을 사용하면 서명자가 전체 프로세스를 무효화하지 않고도 계약을 거절할 수 있으며, 올바르게 구성하면 특정 거절 이유를 캡처할 수 있습니다. 이는 이의 제기가 전략을 안내할 수 있는 판매 계약 또는 HR 온보딩 프로세스와 같이 대량 환경에서 특히 유용합니다.

거절 옵션 구현에 대한 단계별 가이드

먼저 DocuSign 계정에 액세스하여 문서 봉투를 만들거나 편집합니다. “수신자” 탭에서 서명자를 선택하고 해당 역할의 "고급 옵션"으로 이동합니다. “서명자가 서명을 거절하도록 허용” 스위치를 활성화합니다. 이는 거절을 허용하는 기본 설정입니다.

다음으로 구조화된 데이터를 수집하도록 거절 경험을 사용자 정의합니다. 봉투 설정에서 “거절 이유” 필드를 사용하여 미리 정의된 옵션을 정의합니다. DocuSign은 “가격이 너무 높음”, “조건이 허용되지 않음”, “더 많은 시간이 필요함” 또는 "규정 준수 문제"와 같이 최대 10개의 사용자 정의 가능한 이유를 지원합니다. 이러한 옵션은 거절 프로세스 중에 드롭다운 메뉴 또는 확인란 형태로 나타나 응답이 자유 텍스트가 아닌 분류되도록 하여 모호성을 줄이고 쉽게 분석할 수 있도록 합니다.

고급 설정을 위해 DocuSign의 Identity and Access Management (IAM) 기능 또는 Contract Lifecycle Management (CLM) 도구와 통합합니다. DocuSign 엔터프라이즈 제품의 일부인 IAM CLM은 더 심층적인 거버넌스를 제공하여 관리자가 거절이 완료되기 전에 이유 선택을 강제할 수 있도록 합니다. 이는 감사 추적과 연결되어 거절 데이터가 보고를 위해 대시보드로 전송됩니다. 예를 들어 "예산 제약"으로 인해 판매 워크플로우에서 제안이 거절되면 Salesforce와 같은 통합을 통해 자동 후속 조치 또는 CRM 업데이트가 트리거될 수 있습니다.

온라인에 접속하면 동료에게 보내 봉투를 테스트합니다. 거절 후 발신자는 선택한 이유, 타임스탬프 및 서명자 세부 정보가 포함된 알림을 받습니다. 분석을 수행하려면 DocuSign의 보고 도구를 사용하십시오. 거절 데이터를 CSV로 내보내 분할합니다. 예를 들어 거절의 40%가 "법적 문제"를 언급하는 경우 템플릿 수정이 필요할 수 있습니다. Business Pro 또는 고급 계획에서는 Envelopes: Decline API와 같은 API 엔드포인트를 활용하여 캡처를 자동화하고 구조화된 JSON 응답을 시스템으로 가져옵니다.

가격 참고 사항: 이 기능은 Standard($25/사용자/월, 연간 청구) 이상에서 사용할 수 있으며 Business Pro($40/사용자/월)는 문서 유형에 따라 동적 이유 프롬프트를 위한 조건부 논리를 잠금 해제합니다.

통찰력을 극대화하기 위한 모범 사례

비즈니스 관점에서 구조화된 거절은 데이터 사일로를 방지할 수 있습니다. 피드백 메모와 같은 선택적 첨부 파일에 대한 웹 양식과 거절을 페어링하되 구조를 유지하기 위해 핵심 이유를 강제적으로 유지합니다. 분기별로 추세를 모니터링합니다. "통합 문제"가 급증하면 더 나은 API 데모가 필요함을 나타냅니다. 규제 대상 산업에서 이는 구조화된 데이터가 검증 가능한 전자 기록을 요구하는 미국 ESIGN 법과 같은 프레임워크에 따른 규정 준수 보고를 지원하므로 감사 요구 사항을 충족합니다.

제한 사항이 있습니다. 무료 또는 개인 계획은 봉투를 월 5개로 제한하여 테스트 규모를 제한하고 사용자 정의 이유에는 관리자 설정이 필요합니다. 그러나 연간 100개 이상의 봉투를 처리하는 팀의 경우 이 기능의 투자 수익은 분명합니다. 이의 제기 처리를 통해 주기 시간을 줄이고 전환율을 높입니다.

아시아 태평양 지역(APAC)에서 전자 서명 법률은 다양합니다(예: 싱가포르의 전자 거래법은 증거 가치를 강조함). 구조화된 거절은 의도를 기록하는 데 도움이 되어 법적 집행 가능성을 강화합니다.

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전자 서명 분야의 주요 경쟁자 탐색

균형 잡힌 비즈니스 관점을 제공하기 위해 DocuSign과 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox의 일부)과 같은 대안을 살펴보겠습니다. 각 플랫폼은 거절을 다르게 처리하지만 프로세스를 최적화하기 위해 사용자 의도를 캡처하는 것을 목표로 합니다. 다음은 핵심 기능, 가격 및 장점을 기반으로 한 중립적인 비교입니다.

이 표는 절충안을 강조합니다. DocuSign은 엔터프라이즈 심층성에서 뛰어나고 다른 플랫폼은 저렴한 가격 또는 틈새 장점을 우선시합니다.

Adobe Sign: PDF 중심의 대안

Adobe Sign은 문서 준비를 위해 Acrobat과 긴밀하게 통합되어 PDF 워크플로우가 많은 팀에 적합합니다. 거절 기능은 템플릿에서 가져온 간단한 이유 프롬프트를 사용하고 분석 도구로의 구조화된 내보내기를 지원합니다. 비즈니스 관점에서 편집 기능이 강력하기 때문에 크리에이티브 산업에서 인기가 있지만 대규모 팀의 경우 무제한 사용자가 없으면 가격이 누적될 수 있습니다.

HelloSign (Dropbox Sign): SMB를 위한 단순성

HelloSign은 빠른 거절 버튼과 선택적 메모를 통해 거절을 처리하여 사용 편의성을 강조합니다. DocuSign만큼 구조화되어 있지는 않지만 대규모 클라우드 스토리지 통합에서 뛰어납니다. 비즈니스 관점에서 소규모 팀에 비용 효율적이지만 복잡한 거절 분석의 깊이가 부족할 수 있습니다.

eSignGlobal: 지역 규정 준수 및 글로벌 범위

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가의 규정 준수를 지원하며 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. 아시아 태평양 전자 서명은 파편화, 높은 표준 및 엄격한 규제를 가지고 있으며 미국/EU의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS와 달리 이메일 확인 또는 자체 신고에 의존합니다. 아시아 태평양은 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 통합을 포함하는 “에코시스템 통합” 접근 방식을 요구합니다. 이는 서양 표준의 기술적 장벽을 훨씬 뛰어넘습니다.

eSignGlobal은 미주 및 유럽을 포함하여 전 세계적으로 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁하며 규정 준수를 기반으로 경쟁력 있는 가격을 제공합니다. Essential 계획은 연간 $299(약 $24.9/월)로 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 시트를 허용하고 액세스 코드를 통해 확인합니다. 이는 시트별 요금을 피하려는 팀에 높은 가치를 제공합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 아시아 태평양 규제 미묘한 차이에 효과적으로 대응합니다.

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기업의 전략적 고려 사항

전자 서명 도구를 평가할 때 거래량, 팀 규모 및 지역 요구 사항을 고려하십시오. DocuSign의 구조화된 거절은 엔터프라이즈급 통찰력을 제공하지만 eSignGlobal과 같은 대안은 특히 규정 준수가 집중된 분야에서 시트 요금 없이 확장 가능한 옵션을 제공합니다.

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