전자 서명으로 내부 비용 승인을 할 수 있나요?

전자 서명을 사용하여 내부 비용 승인을 할 수 있습니까?

예, 대부분의 비즈니스 환경에서 전자 서명(e-서명)은 법적 유효성 및 집행 가능성 기준을 충족하는 경우 일반적으로 내부 비용 승인에 사용할 수 있습니다. 비즈니스 운영 관점에서 이 방법은 종이 기반 프로세스를 디지털 프로세스로 대체하여 워크플로를 간소화하고 지연 및 관리 오버헤드를 줄입니다. 그러나 실행 가능성은 특정 관할 구역의 규정, 회사 정책 및 플랫폼의 규정 준수 기능에 따라 달라집니다. 예를 들어, 미국에서는 2000년의 ESIGN 법안과 통일 전자 거래법(UETA)이 명확한 서명 의도와 감사 추적이 있는 한 내부 회사 승인을 포함한 대부분의 상업 거래에 전자 서명을 명시적으로 허용합니다. 유럽 연합에서 eIDAS 규정은 필기 서명과 동일한 법적 효력을 갖는 적격 전자 서명(QES)에 대한 프레임워크를 제공하여 비용 상환 또는 관리자 서명에 적합합니다.

아시아 태평양 지역에서는 상황이 더욱 파편화되어 있습니다. 싱가포르 및 호주와 같은 국가는 싱가포르의 전자 거래법과 같은 건전한 법률을 통해 내부 비즈니스 프로세스에 대한 전자 서명을 인정하는 반면, 중국의 전자 서명법(2005년, 개정판)은 이를 지원하지만 재무 관련 승인에는 엄격한 인증 표준을 준수해야 합니다. 일본과 인도도 각자의 IT 법률에 따라 전자 서명을 허용하지만 더 높은 보증을 위해 로컬 디지털 ID 시스템과 통합해야 할 수 있습니다. 다국적 기업은 특히 세금 또는 감사 요구 사항과 교차할 수 있는 비용 상환 승인과 관련된 경우 규정 준수를 보장하기 위해 법률 전문가와 상담해야 합니다. 전반적으로 전자 서명은 유효성을 손상시키지 않으면서 효율성을 향상시키지만 규정 준수 도구를 선택하는 것이 중요합니다.

내부 프로세스에서 전자 서명의 법적 프레임워크

미국 규정

미국에서는 연방 및 주 법률이 내부 비용 승인에 대한 전자 서명을 광범위하게 지원합니다. ESIGN 법안은 전자 기록 및 서명이 디지털이라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않도록 보장하며, 이 법안은 회사 내부 승인을 포함한 주간 상거래에 적용됩니다. UETA는 49개 주에서 채택되었으며 주 내 거래에서 이와 유사합니다. 비용 보고서의 경우 이는 관리자의 승인 양식에 대한 전자 서명이 동의 증거와 부인 방지 기능이 있는 경우 집행 가능하다는 것을 의미합니다. 그러나 금융과 같은 고가치 또는 규제 산업의 경우 SOX 규정 준수 요구 사항을 충족하기 위해 다단계 인증(MFA)과 같은 추가 단계가 필요할 수 있습니다.

유럽 연합 표준

유럽 연합의 eIDAS 프레임워크는 전자 서명을 단순, 고급 및 적격 수준으로 분류합니다. 내부 비용 승인의 경우 대부분의 경우 서명자의 신원과 의도를 입증하기 때문에 간단한 전자 서명으로도 충분합니다. 적격 전자 서명은 인증된 신뢰 서비스에서 지원하며 최고 수준의 보증을 제공하고 습식 잉크 서명과 동일합니다. 유럽 연합 기업은 특히 GDPR에 따른 데이터 보호를 위해 플랫폼이 서명을 안전하게 저장하고 감사 로그를 제공하는지 확인해야 합니다. 이러한 설정은 국경 간 비용 청구를 처리하는 다국적 기업에 매우 적합합니다.

아시아 태평양 지역의 변동 및 과제

아시아 태평양 지역의 규제 환경은 다양하며 일반적으로 서구 국가보다 더 규정적입니다. 호주에서는 1999년의 전자 거래법이 승인을 포함한 상업적 목적의 전자 서명을 검증합니다. 싱가포르의 프레임워크는 Singpass와 같은 국가 디지털 ID와 통합되어 비용 워크플로의 보안을 강화합니다. 대조적으로 중국 법률은 암호화 표준을 채택한 “신뢰할 수 있는” 전자 서명을 강조하며 내부 재무 승인에 적용되지만 로컬 데이터 상주가 필요합니다. 인도의 2000년 IT 법은 이를 인정하지만 시행은 주마다 다릅니다. 높은 표준, 엄격한 감독 및 생태계 통합을 특징으로 하는 이 지역의 파편화는 도구가 로컬 뉘앙스를 처리할 수 있도록 요구하며 이메일 확인 또는 자체 선언에 의존하는 서구의 ESIGN/eIDAS 모델과 다릅니다. 아시아 태평양 지역은 일반적으로 기업 간 정부(G2B) 디지털 ID에 대한 심층적인 하드웨어/API 통합이 필요하며 이는 기술적 장벽을 높입니다. 글로벌 기업의 경우 이는 전자 서명을 비용 승인에 사용할 수 있지만 규정 준수 위험을 피하기 위해 특정 지역 맞춤화가 필요할 수 있음을 의미합니다.

비용 승인에서 전자 서명의 이점 및 모범 사례

내부 비용 승인을 위해 전자 서명을 채택하면 비즈니스 환경에서 실질적인 이점을 얻을 수 있습니다. 속도는 주요 이점입니다. 디지털 워크플로는 승인 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축하여 더 빠른 상환과 더 나은 현금 흐름을 가능하게 합니다. 감사 가능성은 또 다른 강점입니다. 플랫폼은 타임스탬프, IP 주소 및 작업을 기록하여 내부 감사 또는 세금 신고를 지원합니다. 비용 절감은 인쇄, 스캔 및 우편 발송을 제거하는 데서 비롯되며 비즈니스 분석가에 따르면 종이 기반 프로세스를 최대 70%까지 줄일 수 있습니다.

실용적인 관점에서 API를 통해 전자 서명을 Concur 또는 Expensify와 같은 비용 관리 시스템에 통합하면 원활한 라우팅이 가능합니다. 채택률을 유지하기 위해 사용자 교육을 보장하고 특정 법적 문서와 같이 물리적 서명이 여전히 필요한 시기를 규정하는 정책을 개발합니다. 위험에는 피싱 취약점이 포함되므로 강력한 인증 기능이 있는 플랫폼을 선택합니다. 경쟁 시장에서 이러한 디지털 전환은 용지 사용을 줄임으로써 더 광범위한 ESG 목표와 일치합니다.

주요 전자 서명 제공업체 비교

몇몇 제공업체가 전자 서명 시장을 주도하고 있으며 각 제공업체는 내부 승인 측면에서 강점을 가지고 있습니다. 아래에서는 템플릿, 자동화 및 규정 준수와 같은 비용 워크플로와 관련된 기능에 중점을 두고 주요 옵션을 살펴봅니다.

DocuSign

DocuSign은 비용 승인을 포함한 비즈니스 프로세스에 강력한 도구를 제공하는 전자 서명 솔루션의 시장 리더입니다. Personal(월 10달러, 5개의 봉투)에서 Business Pro(사용자당 월 40달러, 대량 전송 및 조건부 논리 지원)에 이르는 eSignature 계획은 팀 협업 및 내부 서명에 필요한 감사 추적을 지원합니다. 엔터프라이즈 수준의 고급 기능(예: SSO 및 IAM(ID 및 액세스 관리))은 규제 환경의 규정 준수를 보장합니다. 가격은 사용자 및 규모에 따라 확장되며 중대형 회사에 적합하지만 SMS 전송과 같은 추가 기능에는 추가 비용이 발생합니다. 개발자 API를 통해 비용 소프트웨어와 통합하여 자동화를 향상시킬 수 있습니다.

Adobe Sign

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부이며 첨부 파일이 자주 포함되는 비용 양식에 매우 적합한 PDF 도구 및 엔터프라이즈 시스템과의 원활한 통합에 탁월합니다. 간단한 전자 서명에서 적격 전자 서명까지 지원하며 모바일 서명 및 승인 워크플로 자동화와 같은 기능이 포함되어 있습니다. 가격은 기본 계획의 경우 사용자당 월 약 10달러부터 시작하여 고급 규정 준수의 경우 사용자당 월 40달러 이상(예: eIDAS/QES 지원)으로 확장됩니다. 창의적이거나 문서 집약적인 산업에서 탁월하지만 전체 기능을 위해 추가 Acrobat 라이선스가 필요할 수 있습니다. 아시아 태평양 사용자의 경우 지역 규정 준수를 가변적으로 처리하고 인증 추가 기능을 제공합니다.

eSignGlobal

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 전자 서명을 지원하는 규정 준수, 글로벌 지향적 제공업체로 자리매김하고 있습니다. 이 회사는 서구의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS와 대조적으로 전자 서명 규정이 파편화되고 표준이 높고 엄격하게 규제되는 아시아 태평양 지역에서 강점을 가지고 있습니다. 아시아 태평양 지역에서는 이메일 기반 확인의 기술적 장벽보다 훨씬 높은 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 도킹을 포함하는 “생태계 통합” 솔루션이 필요합니다. eSignGlobal은 비용 효율적인 대안을 제공하여 미주 및 유럽을 포함한 전 세계적으로 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁합니다. 예를 들어 Essential 계획은 월 16.6달러에 불과하며 많은 경쟁업체보다 저렴하며 최대 100개의 서명 문서, 무제한 사용자 시트를 허용하고 액세스 코드를 통해 확인하면서 규정 준수 및 높은 가치를 유지합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 아시아 태평양 지역의 고유한 요구 사항을 충족합니다. 30일 무료 평가판을 받으려면 eSignGlobal의 연락처 페이지를 방문하십시오.

HelloSign(현재 Dropbox Sign)

HelloSign은 현재 Dropbox Sign으로 이름이 변경되었으며 사용자 친화적인 서명에 중점을 두고 Dropbox를 통해 강력한 파일 저장 통합을 제공합니다. 소규모 팀을 대상으로 하며 템플릿 및 알림과 같은 고급 기능의 경우 무료(제한적)에서 사용자당 월 15달러의 계획이 있습니다. 기본 규정 준수(ESIGN/UETA) 및 비용 자동화를 위한 API 액세스를 지원하지만 고급 아시아 태평양 통합은 부족합니다. 가격이 간단하고 많은 추가 기능이 없으므로 내부 승인을 처리하는 스타트업에 적합합니다.

이 비교는 절충안을 강조합니다. DocuSign과 Adobe는 엔터프라이즈 심층성을 제공하는 반면 eSignGlobal은 아시아 태평양 규정 준수 및 경제성을 강조하고 HelloSign은 단순성을 우선시합니다.

결론

결론적으로 전자 서명은 디지털 유효성을 우선시하는 진화하는 법률에 의해 지원되는 관할 구역 간의 내부 비용 승인을 위한 실행 가능하고 효율적인 도구입니다. 기업은 규모, 지역 및 통합 요구 사항에 따라 제공업체를 평가하여 운영을 최적화해야 합니다. 강력한 지역 규정 준수를 추구하는 DocuSign 대안을 찾는 기업의 경우 eSignGlobal은 아시아 태평양의 복잡한 환경에서 균형 잡힌 선택으로 두각을 나타냅니다.