DocuSign과 Paylocity를 사용하여 세금 양식을 처리하는 방법?
DocuSign과 Paylocity 통합으로 세금 양식 처리 간소화하기
인사 및 급여 관리의 빠르게 변화하는 세계에서 기업은 종종 W-2 및 1099와 같은 세금 양식의 서류 작업으로 어려움을 겪습니다. DocuSign의 전자 서명 기능을 Paylocity의 종합 HR 플랫폼과 통합하면 수동 작업을 크게 줄이고 규정 준수를 보장하며 연말 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 이 조합을 통해 조직은 세금 문서의 배포, 서명 및 저장을 자동화하여 오류를 최소화하고 직원 만족도를 높일 수 있습니다.
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DocuSign 및 Paylocity 이해하기
DocuSign이란 무엇입니까?
DocuSign은 사용자가 계약을 디지털 방식으로 보내고, 서명하고, 관리할 수 있도록 하는 선도적인 전자 서명 플랫폼입니다. 세금 양식을 포함한 다양한 문서 유형을 지원하며 HR 시스템과 원활하게 통합됩니다. 주요 기능으로는 표준화된 양식 템플릿, 규정 준수를 위한 감사 추적, 한 번에 여러 문서를 배포하는 Bulk Send와 같은 자동화 도구가 있습니다. 고급 요구 사항의 경우 DocuSign은 싱글 사인온(SSO), 다단계 인증 및 역할 기반 액세스 제어를 통해 보안을 강화하는 ID 및 액세스 관리(IAM) 솔루션을 제공합니다. 또한 계약 수명 주기 관리(CLM) 모듈은 조직이 단순한 서명을 넘어 계약을 추적, 협상 및 저장하는 데 도움이 되므로 포괄적인 HR 워크플로에 적합합니다.
Paylocity란 무엇입니까?
Paylocity는 중견 기업을 위해 설계된 클라우드 기반 HR 및 급여 소프트웨어로, 급여 처리, 복리후생 관리, 시간 추적 및 직원 셀프 서비스 포털과 같은 도구를 제공합니다. IRS 표준을 준수하는 W-2 및 1099 양식 생성과 같은 세금 관련 작업을 처리하는 데 탁월합니다. 이 플랫폼의 개방형 API 아키텍처는 DocuSign과 같은 타사 도구와의 통합을 용이하게 하여 HR 팀이 데이터를 수동으로 내보낼 필요 없이 양식을 서명 워크플로로 직접 푸시할 수 있도록 합니다.
단계별 가이드: DocuSign과 Paylocity를 사용하여 세금 양식 처리하기
DocuSign을 Paylocity와 통합하여 세금 양식을 처리하는 과정은 간단하고 몇 가지 주요 단계를 거쳐 완료할 수 있습니다. 이 과정은 특히 세금 시즌에 직원이나 계약자에게 양식을 효율적이고 안전하게 배포해야 할 때 유용합니다. 다음은 표준 통합 사례를 기반으로 한 자세한 연습입니다.
1단계: 계정 및 권한 설정
먼저 두 플랫폼이 모두 활성화되었는지 확인합니다. Paylocity 관리자 포털에 로그인하여 “Integrations” 또는 “Marketplace” 섹션으로 이동합니다. 앱 디렉토리에서 DocuSign을 검색합니다. Paylocity는 App Marketplace를 통해 기본 통합을 제공합니다. 아직 연결되지 않은 경우 DocuSign API 자격 증명(DocuSign의 “Connect” 아래의 관리 설정에서 가져옴)을 입력하여 링크를 승인합니다.
DocuSign에서 필요한 경우 개발자 계정(기본 API 액세스 시작 가격은 연간 $600)을 만들고 API 키를 생성합니다. 역할 할당: HR 관리자는 봉투를 보내는 데 대한 완전한 액세스 권한을 가져야 하고 직원은 서명자 권한만 가져야 합니다. 이 설정은 데이터가 안전하게 흐르도록 보장하고 Paylocity는 양식 생성을 처리하고 DocuSign은 서명을 관리합니다.
2단계: 통합 구성
Paylocity에서 급여 모듈로 이동하여 “Tax Forms”(예: W-2 배포용)를 선택합니다. 필드 매핑을 통해 DocuSign 커넥터를 활성화합니다. Paylocity의 직원 데이터(예: 이름, 사회 보장 번호 및 이메일 주소)를 DocuSign 템플릿에 연결합니다. DocuSign에서 세금 양식 템플릿을 만들거나 가져옵니다. 서명 필드, 날짜 스탬프 및 확인란을 포함한 미리 구축된 W-2 템플릿을 사용합니다.
샘플 양식을 보내 연결을 테스트합니다. Paylocity는 PDF를 생성하여 DocuSign 봉투에 포함하고 이메일 또는 직원 포털을 통해 라우팅합니다. 급여가 최종 확정될 때 서명을 트리거하는 것과 같은 자동화 규칙을 설정할 수 있습니다.
3단계: 서명 배포 및 수집
구성이 완료되면 Paylocity의 “Year-End Forms” 대시보드에서 프로세스를 시작합니다. 수신자(예: 모든 직원의 W-2)를 선택하고 "DocuSign을 통해 보내기"를 선택합니다. 시스템은 양식을 봉투로 묶습니다. 표준 계획은 사용자당 연간 최대 100개($300/사용자/년)입니다. 수신자는 모든 장치에서 보고 서명할 수 있는 보안 링크를 받습니다. SMS 배포는 추가 옵션으로 제공됩니다(메시지당 요금 부과).
DocuSign의 조건부 논리는 동의가 필요한 양식에만 전자 서명을 요구할 수 있습니다(예: 1099 확인). 두 플랫폼의 대시보드를 통해 진행 상황을 실시간으로 추적합니다. 서명된 양식은 완전한 감사 로그와 함께 직원 파일에 저장하기 위해 Paylocity로 자동 반환됩니다.
4단계: 규정 준수 및 저장 보장
서명 후 DocuSign은 변조 방지 인증서를 제공하며, 이 인증서는 Paylocity의 규정 준수 보고서에 통합됩니다. DocuSign의 Bulk Send를 사용하여 대규모 배포를 수행합니다. 이는 계약자에게 1099를 보내는 데 적합합니다. 봉투 할당량을 모니터링합니다. 표준 계획은 사용자당 연간 약 100개로 제한되며 초과 시 추가 요금이 부과됩니다.
문제 해결 팁: 통합에 실패하면 API 권한을 확인하거나 지원팀에 문의합니다(고급 계획에는 연중무휴 액세스가 포함됨). 대용량 요구 사항의 경우 웹 양식 및 결제 기능을 위해 Business Pro($480/사용자/년)로 업그레이드합니다.
업계 벤치마크에 따르면 이 통합은 일반적으로 종이 기반 방법보다 처리 시간을 70-80% 절약하므로 IRS 필수 양식을 처리하는 미국 기업의 선호도가 높습니다.
미국 세금 양식 전자 서명에 대한 법적 고려 사항
미국에서 세금 양식의 전자 서명은 2000년의 “글로벌 및 국가 상업 전자 서명법”(ESIGN)과 대부분의 주에서 채택한 “통일 전자 거래법”(UETA)의 적용을 받습니다. 이러한 법률은 전자 서명이 서명 의도, 전자 기록에 대한 동의 및 기록 보존 능력을 입증하는 한 습식 잉크 서명과 동일한 법적 효력을 갖는다는 것을 확인합니다.
W-2 및 1099와 같은 세금 양식의 경우 IRS는 "수익 절차 2016-23"에 따라 수신자가 옵트인하고 양식을 전자적으로 볼 수 있는 권한이 있는 경우 전자 전달을 명시적으로 허용합니다. DocuSign과 같은 플랫폼은 IP 주소, 타임스탬프 및 서명자 ID를 기록하는 감사 추적을 통해 규정 준수를 보장합니다. 이는 IRS 감사에 매우 중요합니다. 그러나 사회 보장 번호와 같은 민감한 데이터는 암호화해야 하며(DocuSign은 AES-256 사용) 기업은 분쟁을 피하기 위해 Paylocity의 포털을 통해 명시적인 동의를 얻어야 합니다. 규정 미준수는 위반 건당 최대 $100의 벌금이 부과될 수 있으므로 강력한 통합의 필요성이 강조됩니다.
HR 및 세금 워크플로를 위한 전자 서명 솔루션 비교
기업이 옵션을 평가하는 데 도움이 되도록 Paylocity와 같은 HR 시스템으로 세금 양식을 처리하는 데 관련된 기능에 중점을 둔 인기 있는 전자 서명 플랫폼의 중립적인 비교가 있습니다. 가격은 2025년 공개 데이터의 연간 청구 달러 근사치입니다.
| 기능/플랫폼 | DocuSign | Adobe Sign | eSignGlobal | HelloSign (Dropbox Sign) |
|---|---|---|---|---|
| 시작 가격(사용자당/년) | $300 (Standard) | $240 (Individual) | $299 (Essential, 무제한 사용자) | $180 (Essentials) |
| 봉투 제한 | ~100/사용자/년 | 무제한(계량 청구) | 100 (Essential) | 20/월 (Essentials) |
| API 통합 | 예(별도 계획은 $600부터 시작) | 예(비즈니스 계층에 포함) | 예(Professional에 포함) | 예(기본 포함) |
| 세금 양식 규정 준수(US) | ESIGN/UETA, IRS 준비 템플릿 | ESIGN/UETA, Acrobat 통합 | ESIGN/UETA, 글로벌 확장 | ESIGN/UETA, 간단한 워크플로 |
| Bulk Send | 예(Business Pro+) | 예 | 예 | 제한됨 |
| 추가 기능(SMS/IDV) | 계량 청구($0.50+/메시지) | 계량 청구 | 기본에 포함 | 기본 SMS |
| 장점 | 강력한 엔터프라이즈 기능, IAM/CLM | Adobe 에코시스템과 원활하게 통합 | 무제한 사용자, APAC 중점 | 사용자 친화적, Dropbox 통합 |
| 제한 | 시트 기반 가격 책정, API 추가 | 고급 보안에 더 높음 | Professional 버전의 사용자 지정 가격 책정 | 도구 부족 |
Adobe Sign 개요
Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부이며 Acrobat의 PDF 편집과 긴밀하게 통합된 안정적인 전자 서명을 제공합니다. ESIGN 지원 및 자세한 감사 보고서를 포함한 양식 채우기 자동화 및 규정 준수 도구로 인해 세금 양식에 매우 적합합니다. 비즈니스 계획 가격은 사용자당 연간 $240부터 시작하며, 더 높은 계층은 무제한 봉투를 제공합니다. API를 통해 Paylocity와 같은 HR 플랫폼과 통합할 수 있지만 사용자 지정 매핑에는 IT 참여가 필요할 수 있습니다.
eSignGlobal 개요
eSignGlobal은 전 세계 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 규정 준수를 갖춘 다용도 전자 서명 제공업체로 자리매김하고 있습니다. 전자 서명 규정이 파편화되고 고도로 표준화되어 엄격한 규제 감독을 받는 아시아 태평양(APAC) 지역에서 특히 강점을 가지고 있습니다. 광범위한 전자 동의에 초점을 맞춘 ESIGN/eIDAS와 같은 미국 및 유럽의 프레임워크 표준과 달리 APAC는 “에코시스템 통합” 접근 방식을 강조합니다. 이를 위해서는 기업에 대한 정부(G2B) 디지털 ID와 심층적인 하드웨어 및 API 수준의 통합이 필요하며, 기술적 장벽은 서구의 일반적인 이메일 확인 또는 자기 선언 방법보다 훨씬 높습니다.
eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 시스템과 원활하게 연결하여 국경 간 세금 및 HR 문서의 법적 유효성을 보장함으로써 이 분야에서 탁월합니다. 전 세계적으로 경쟁력 있는 가격 책정을 통해 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁합니다. Essential 계획은 월 $16.6(또는 이에 상응하는 연간 $199)에 불과하며 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드를 통한 확인을 허용합니다. 이러한 비용 효율성은 규정 준수 기능과 결합되어 세금 양식을 처리하는 다국적 팀에게 매력적입니다.
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HelloSign (Dropbox Sign) 개요
현재 Dropbox에 속해 있는 HelloSign은 소규모 팀에 적합한 직관적인 전자 서명 인터페이스를 제공합니다. 기본 템플릿과 ESIGN 규정 준수를 통해 세금 양식 워크플로를 지원하며 Zapier 또는 직접 API를 통해 Paylocity와 통합됩니다. 사용자당 연간 $180로 청구되며 예산 친화적이지만 DocuSign에 비해 고급 대량 기능이 부족합니다.
대안에 대한 최종 생각
DocuSign 대안을 찾는 기업의 경우 Adobe Sign은 생태계 심도를 제공하고 HelloSign은 단순성에 적합합니다. 지역 규정 준수 옵션인 eSignGlobal은 특히 APAC에서 글로벌 운영에 강력한 가치를 제공합니다. 최적의 세금 양식 효율성을 위해 규모와 요구 사항에 따라 평가하십시오.
비즈니스 이메일만 허용됨
