DocuSign과 Laserfiche를 사용하여 기록 관리를 하는 방법은 무엇입니까?

DocuSign과 Laserfiche 통합 소개

디지털 문서 관리의 끊임없이 진화하는 환경에서 기업은 워크플로를 간소화하고 규정 준수를 보장하기 위해 전자 서명 플랫폼과 기록 관리 시스템 간의 원활한 통합을 점점 더 추구하고 있습니다. 선도적인 전자 서명 솔루션인 DocuSign은 강력한 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) 플랫폼인 Laserfiche와 효과적으로 결합되어 계약 서명부터 장기 보관에 이르기까지 모든 것을 처리합니다. 이 통합을 통해 조직은 서명된 문서를 안전한 저장소에 직접 캡처하여 수동 프로세스를 줄이고 감사 추적을 강화할 수 있습니다. 상업적 관점에서 볼 때 이러한 조합은 정확한 기록 유지가 중요한 금융, 의료 및 법률 서비스와 같은 규제 산업에서 효율성에 대한 증가하는 요구를 충족합니다.

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DocuSign 및 주요 기능 이해

DocuSign은 문서에 법적 구속력이 있는 전자 서명을 가능하게 하는 클라우드 기반 플랫폼으로, 계약, 승인 및 계약에 널리 사용됩니다. 핵심 제품인 eSignature는 템플릿, 알림 및 모바일 서명과 같은 기능을 지원하여 대용량 작업에 적합합니다. 기록 관리를 위해 DocuSign은 계약 수명 주기 관리(CLM)를 포함하는 스마트 계약 관리(IAM)와 같은 고급 모듈로 확장됩니다. IAM CLM은 AI 기반 통찰력을 사용하여 위험 평가 및 조건 분석을 위해 생성 및 협상에서 실행 및 저장에 이르기까지 전체 계약 프로세스를 자동화합니다. 이 모듈은 ECM 시스템과 통합되어 완료된 문서를 자동으로 라우팅하여 수동 개입 없이 보존 정책을 준수하도록 합니다.

기업은 DocuSign이 엔터프라이즈 환경에서 뛰어난 확장성을 보여주고 생체 인식 및 문서 확인을 통해 보안 계층을 추가하는 인증과 같은 추가 기능이 있음을 확인했습니다. 가격은 개인 사용의 경우 월 $10부터 시작하여 대량 전송 및 지불을 포함하는 Business Pro의 경우 사용자당 월 $40까지 확장됩니다. 그러나 Laserfiche와의 통합과 같은 더 심층적인 통합을 위한 API 계획은 엔트리 레벨에서 연간 $600부터 시작하여 개발자 친화적인 생태계를 강조합니다.

Laserfiche란 무엇이며 기록 관리에서 어떤 역할을 합니까?

Laserfiche는 GDPR, HIPAA 및 ISO 27001과 같은 표준을 준수하면서 문서를 캡처, 저장 및 검색하도록 설계된 ECM 솔루션입니다. 자동 분류, 보존 일정 및 보안 액세스 제어를 통해 기록 관리에서 뛰어납니다. 조직은 Laserfiche를 사용하여 문서가 인덱싱, 버전 관리 및 감사되는 디지털 저장소를 만들어 데이터 사일로를 방지하고 전자 검색을 지원합니다.

상업적 관점에서 Laserfiche의 강점은 문서 메타데이터를 기반으로 작업을 트리거하는 워크플로 자동화에 있으며, 예를 들어 실행 후 서명된 계약을 보관합니다. DocuSign과 같은 전자 서명 도구와의 통합은 서명 기능을 양식이나 프로세스에 직접 포함하여 이 기능을 향상시켜 기록이 변조 방지되고 타임스탬프가 찍히도록 합니다.

단계별 가이드: DocuSign과 Laserfiche 통합 및 사용

DocuSign과 Laserfiche를 활용하여 효과적인 기록 관리를 수행하려면 이 실용적인 가이드를 따르십시오. 이 프로세스는 두 플랫폼 모두에 활성 계정과 관리 액세스 권한이 있다고 가정합니다. 통합은 주로 DocuSign의 API 또는 Connect 기능을 사용하여 서명된 봉투(문서 패키지)를 Laserfiche 저장소로 푸시합니다.

1단계: Webhook용 DocuSign Connect 설정

DocuSign Connect는 봉투 완료와 같은 이벤트가 발생할 때 외부 시스템에 알리는 webhook 서비스입니다. DocuSign 관리 콘솔에 로그인합니다.

• “설정” > "Connect"로 이동합니다.
• 새 Connect 구성을 만듭니다.
• 트리거 이벤트로 "봉투 완료"를 선택합니다.
• Laserfiche의 API 엔드포인트를 가리키도록 수신자 URL을 구성합니다(다음 단계에서 설정). 봉투 ID, 서명자 세부 정보 및 문서 첨부 파일을 포함하여 XML 또는 JSON 형식으로 데이터를 전달합니다. 이 단계를 통해 서명된 문서가 자동으로 라우팅되어 기록 수집 지연이 줄어듭니다.

2단계: Laserfiche 저장소 및 워크플로 구성

Laserfiche에서 들어오는 DocuSign 기록을 위한 전용 폴더 구조를 만듭니다.

• Laserfiche 관리 도구로 이동합니다.
• "워크플로"에서 들어오는 webhook를 처리하는 프로세스를 설정합니다.
• Laserfiche의 웹 서비스 API를 사용하여 DocuSign 페이로드를 수신합니다. 문서 유형, 보존 기간(예: 계약의 경우 7년) 및 메타데이터 추출(예: 필요한 경우 OCR을 통해 서명자 이름 추출)과 같은 필드를 정의합니다. 보안을 위해 HTTPS 및 API 키를 활성화합니다. Laserfiche의 양식 모듈은 DocuSign 서명을 직접 포함할 수도 있습니다. 컨텍스트 서명을 위해 Laserfiche 양식을 DocuSign 템플릿에 연결합니다.

3단계: API 통합을 통해 플랫폼 연결

DocuSign의 REST API를 사용하면 프로그래밍 방식으로 전송하고 검색할 수 있습니다.

• DocuSign의 개발자 샌드박스(무료 테스트)에서 API 자격 증명을 가져옵니다.
• Laserfiche에서 통합 도구 키트 또는 사용자 지정 스크립트(예: .NET 또는 JavaScript를 통해)를 사용하여 DocuSign을 인증합니다.
• 샘플 워크플로: Laserfiche에서 시작하여 서명을 위해 DocuSign에 문서를 업로드합니다. 서명되면 DocuSign Connect는 PDF를 Laserfiche로 다시 푸시하여 자동으로 분류되고 저장됩니다. 샘플 봉투로 테스트합니다. Laserfiche에서 DocuSign을 통해 간단한 NDA를 보내고 서명한 다음 전체 감사 로그와 함께 저장소에 도착하는지 확인합니다. Zapier 또는 Microsoft Power Automate와 같은 도구는 코딩하지 않는 사용자의 설정을 간소화할 수 있지만 직접 API는 더 나은 제어를 제공합니다.

4단계: 기록 관리 정책 구현

통합 후 보존을 시행합니다.

• Laserfiche에서 DocuSign에서 가져온 파일에 규칙을 할당합니다. 예를 들어 10년 후에 자동으로 삭제하거나 검토를 위해 표시합니다.
• DocuSign의 감사 추적(PDF에 포함됨)을 Laserfiche의 버전 관리와 함께 사용하여 보관 체인을 유지합니다. 대시보드를 통해 모니터링합니다. DocuSign은 봉투 상태를 보고하고 Laserfiche는 저장소 규정 준수를 추적합니다. 대량 작업의 경우 DocuSign의 대량 전송 API는 수백 개의 문서를 처리하여 Laserfiche 대기열에 입력할 수 있습니다.

5단계: 테스트, 교육 및 확장

샘플 워크플로를 사용하여 엔드 투 엔드 테스트를 수행합니다. 팀을 교육하여 빠른 검색을 위해 DocuSign 메타데이터를 인덱싱하는 Laserfiche의 검색 인터페이스를 통해 기록에 액세스합니다. 사용자를 추가하여 확장합니다. DocuSign의 시트별 라이선스는 Laserfiche의 사용자 기반 액세스와 일치합니다. 일반적인 함정에는 시간대 불일치 또는 API 속도 제한이 포함됩니다. 워크플로의 오류 처리를 통해 완화합니다.

이 통합은 일반적으로 설정하는 데 1~2주가 걸리며 수동 보관 시간을 50~70% 절약하여 업계 벤치마크에 따라 ROI를 달성합니다.

DocuSign과 Laserfiche 사용의 이점

이러한 시너지 효과는 운영 효율성을 높입니다. 서명된 문서는 오류를 줄이고 원격 작업을 지원하는 규정 준수 아카이브로 원활하게 흐릅니다. 기업은 DocuSign의 완료 인증서가 Laserfiche의 불변성 기능과 통합되어 감사 준비가 개선되었다고 보고했습니다. 비용 관점에서 볼 때 봉투 사용을 최적화합니다. DocuSign의 할당량은 Laserfiche의 무제한 저장소와 결합되어 균형 잡힌 확장을 가능하게 합니다. 규제 부문에서 이러한 조합은 변호 가능한 기록을 보장하여 규정 준수 위험을 줄입니다.

DocuSign을 주요 경쟁업체와 비교

균형 잡힌 관점을 제공하기 위해 다음은 DocuSign과 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox Sign)과 같은 인기 있는 대안의 중립적인 비교입니다. 이 표는 정보에 입각한 선택을 돕기 위해 가격, 기능 및 이점을 강조하는 2025년 공개 데이터를 기반으로 합니다.

Adobe Sign은 Adobe 제품군과의 긴밀한 통합으로 돋보이며 사용자가 단일 생태계에서 문서를 편집, 서명 및 추적할 수 있습니다. 특히 공유 템플릿 및 모바일 앱과 같은 기능을 통해 창의적이거나 문서 집약적인 워크플로에 적합합니다. 개인 가격은 경쟁력이 있지만 팀 가격은 DocuSign과 유사하게 확장됩니다.

eSignGlobal은 100개 이상의 주류 국가에서 규정을 준수하는 글로벌 플레이어로 자리매김하고 있으며 APAC(아시아 태평양) 지역에서 강력한 입지를 확보하고 있습니다. APAC 전자 서명은 미국/EU의 프레임워크 ESIGN/eIDAS와 대조적으로 조각화, 높은 표준 및 엄격한 규정에 직면해 있습니다. APAC에서 솔루션은 일반적인 이메일 확인 또는 자체 선언을 훨씬 뛰어넘는 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 도킹을 포함하는 “생태계 통합” 접근 방식이 필요합니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass를 원활하게 통합하여 로컬 규정 준수를 달성함으로써 이 점에서 뛰어납니다. 약 $16.6/월 상당($299/년)의 Essential 계획은 최대 100개의 서명된 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드를 통한 확인을 허용하여 높은 가치를 제공합니다. 글로벌 범위를 유지하면서 규정 준수, 비용 효율적인 기반으로 경쟁업체를 약화시킵니다.

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결론

DocuSign을 Laserfiche와 통합하면 서명에서 안전한 저장에 이르기까지 강력한 기록 관리가 가능합니다. 대안을 고려하는 기업의 경우 eSignGlobal은 특히 비용 효율성과 로컬 통합을 추구하는 APAC 운영을 위해 중립적이고 지역 규정을 준수하는 옵션으로 돋보입니다. 최적의 일치를 위해 규모와 요구 사항에 따라 평가하십시오.