DocuSign CLM Microsoft Word 추가 기능 효과적으로 사용하는 방법

DocuSign CLM 및 Microsoft Word 추가 기능 소개

계약 라이프사이클 관리(CLM)가 점점 진화하는 환경에서 DocuSign CLM과 같은 도구는 일상적인 워크플로에 원활하게 통합되어 두각을 나타냅니다. 이전에는 SpringCM으로 알려졌던 DocuSign CLM은 계약 생성, 협상, 승인 및 실행을 간소화하도록 설계된 포괄적인 플랫폼입니다. 단순한 전자 서명 기능을 넘어 강력한 문서 자동화, 버전 제어 및 규정 준수 추적 기능을 제공합니다. 핵심 구성 요소 중 하나는 CLM 기능을 Word에 직접 내장하는 Microsoft Word 추가 기능으로, 사용자가 익숙한 편집 환경 내에서 계약을 생성, 태그 지정 및 라우팅할 수 있도록 합니다. 이러한 통합은 수동 오류를 줄이고 프로세스 속도를 높이는 것을 목표로 하는 법률 팀, 영업 전문가 및 인사 부서에 특히 유용합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 이러한 도구를 채택하면 효율성이 향상될 수 있지만 성공 여부는 ROI를 극대화하기 위한 효과적인 사용에 달려 있습니다.

DocuSign CLM Microsoft Word 추가 기능 설치 및 설정

DocuSign CLM Microsoft Word 추가 기능을 활용하려면 설치 프로세스가 간단하고 최소한의 기술 전문 지식만 필요합니다. 먼저 추가 기능이 계정 권한에 바인딩되어 있으므로 유효한 DocuSign CLM 구독이 있는지 확인하십시오. Microsoft Word(최적의 호환성을 위해 2016 버전 이상 권장)를 열고 “삽입” 탭으로 이동합니다. 추가 기능 그룹에서 "추가 기능 가져오기"를 클릭한 다음 Office 스토어에서 "DocuSign CLM"을 검색합니다. 찾았으면 "추가"를 선택하여 설치합니다. 활성화되면 DocuSign 자격 증명을 사용하여 로그인하라는 메시지가 표시됩니다. 이렇게 하면 추가 기능이 CLM 인스턴스에 연결되어 템플릿, 라이브러리 및 라우팅 워크플로에 대한 액세스가 활성화됩니다.

설치 후 구성은 효과적인 사용을 위한 중요한 단계입니다. Word 오른쪽에 나타나는 추가 기능 창에서 관리자가 제공한 조직 URL을 입력하여 CLM 조직에 연결합니다. 팀 프로세스에 맞게 기본 템플릿 폴더 또는 알림 기본 설정과 같은 사용자 지정 설정을 구성합니다. 엔터프라이즈 사용자의 경우 관리자는 CLM 관리 콘솔을 통해 필수 승인과 같은 정책을 적용할 수 있습니다. 샘플 문서를 사용하여 설정을 테스트하면 원활한 통합이 보장됩니다. Word에서 기본 계약을 만들고 추가 기능을 사용하여 필드에 태그를 지정하고 버전 생성을 시도합니다. 이 초기 단계를 통해 실시간 워크플로 중단을 방지하고 사용자가 인터페이스에 익숙해질 수 있습니다.

추가 기능을 효과적으로 사용하는 단계별 가이드

DocuSign CLM Microsoft Word 추가 기능의 진정한 힘은 정적 문서를 동적이고 추적 가능한 계약으로 변환하는 능력에 있습니다. 다음은 시간을 절약하고 정확성을 보장하는 실제 적용에 중점을 둔 자세한 단계별 가이드입니다.

1단계: 문서 생성 및 태그 지정

Word에서 새 문서를 열거나 생성하는 것으로 시작합니다. 추가 기능 창을 열고 "새 문서 만들기"를 선택하여 CLM 템플릿 라이브러리에서 가져오거나 사용자 지정 Word 파일을 업로드합니다. 추가 기능의 태그 지정 기능이 핵심입니다. 서명자 이름, 날짜 또는 조항과 같이 동적으로 만들어야 하는 텍스트를 강조 표시한 다음 창에서 "필드 태그 지정"을 클릭합니다. “텍스트”, “날짜” 또는 "확인란"과 같은 미리 정의된 필드 유형에서 선택하고 필수 상태 또는 조건부 논리와 같은 속성을 할당합니다. 예를 들어 판매 계약에서 CRM 통합을 기반으로 변수를 자동으로 채우도록 가격 책정 섹션에 태그를 지정합니다. 이 단계를 통해 데이터 입력을 표준화하여 오류를 줄입니다. 기업 보고서에 따르면 태그를 일관되게 사용하면 초안 작성 시간이 최대 50%까지 단축될 수 있습니다. 전문가 팁: “미리 보기” 버튼을 사용하여 최종 계약에서 태그가 렌더링되는 방식을 시뮬레이션하여 문제를 조기에 발견합니다.

2단계: 계약 생성 및 라우팅

태그 지정이 완료되면 "계약 생성"을 클릭하여 Word 문서를 CLM 관리 버전으로 변환합니다. 추가 기능은 버전 기록 또는 승인 워크플로와 같은 자동화 규칙을 적용하여 CLM 저장소에 업로드합니다. 서명을 위해 라우팅하려면 “검토를 위해 보내기” 또는 "서명자에게 라우팅"을 선택합니다. 내부 승인자, 외부 당사자 순으로 수신자를 정의하고 마감일 또는 알림을 설정합니다. 추가 기능은 법률, 재무 및 영업 팀의 협업에 적합한 다자간 라우팅을 지원합니다. 실제 시나리오에서 구매 계약은 Word에서 초안 작성에서 법률 검토로 라우팅된 다음 DocuSign eSignature 통합을 통해 전자 서명될 수 있습니다. 실시간 상태 업데이트(“검토 중” 또는 "서명됨"과 같은)가 표시되는 창에서 진행 상황을 추적하여 애플리케이션을 전환할 필요가 없습니다. 이러한 가시성은 기존 이메일 기반 프로세스의 일반적인 문제점인 지연을 최소화합니다.

3단계: 조항 및 수정 관리

협상이 집중적인 계약의 경우 추가 기능은 조항 관리에서 뛰어납니다. 창에서 "조항 라이브러리"에 액세스하여 사전 승인된 조각을 삽입하여 회사 표준을 준수하는지 확인합니다. 수정 과정에서 협력자는 Word에서 직접 주석을 달 수 있으며 변경 사항은 감사 추적을 생성하기 위해 CLM에 동기화됩니다. “변경 내용 추적” 통합을 활성화하여 편집 내용을 강조 표시한 다음 추가 기능의 “수락/거부” 도구를 사용하여 효율적으로 해결합니다. 이 기능을 사용하여 M&A 거래를 처리하는 기업은 추가 기능이 표준 조항에서 벗어난 편차를 자동으로 표시하므로 정확성이 향상되었음을 확인했습니다. 최적화를 위해 라이브러리를 범주별로 구성하고(예: 배상, 종료) 팀이 검색 기능을 사용하도록 교육합니다. 빠른 검색을 통해 협상 주기를 몇 주 단축할 수 있습니다.

4단계: eSignature 및 분석과 통합

최종 승인 후 "서명 보내기"를 선택하여 실행 단계로 원활하게 연결합니다. 추가 기능은 DocuSign eSignature를 호출하여 필드를 삽입하고 이메일 또는 SMS를 통해 보냅니다. 서명 후 실행된 문서를 보관을 위해 Word로 다시 검색합니다. 분석의 경우 창에 완료율 또는 병목 단계와 같은 메트릭이 표시되어 프로세스를 최적화하는 데 도움이 됩니다. 엔터프라이즈 환경에서는 CLM API를 통해 Salesforce와 같은 도구와 통합하여 엔드 투 엔드 자동화를 구현합니다. 이러한 통찰력을 정기적으로 검토하여 반복합니다. 예를 들어 라우팅 지연이 발생하는 경우 추가 기능 설정에서 워크플로를 조정합니다.

효율성을 위한 고급 팁

사용 수준을 높이려면 태그 지정을 위한 키보드 단축키(Word 옵션에서 사용자 지정 가능)를 활용하고 창에서 파일을 선택하여 여러 문서를 일괄 처리합니다. 원격 팀의 경우 웹용 Word에서 테스트하여 모바일 호환성을 확인합니다. 보안 측면에서 추가 기능은 역할 기반 액세스를 적용하여 무단 편집을 방지합니다. 일반적인 함정으로는 생성 속도를 늦추는 과도한 태그 지정이 있습니다. 문서당 20-30개의 필드를 목표로 합니다. 이러한 단계를 따르면 사용자는 계약 처리의 70-80%를 자동화할 수 있으며, 이는 업계 벤치마크에 따라 CLM을 단순한 도구가 아닌 전략적 자산으로 만듭니다.

비즈니스 관점에서 효과적인 사용을 위한 모범 사례

비즈니스 관점에서 볼 때 추가 기능을 효과적으로 사용하면 생산성 및 규정 준수의 측정 가능한 이점과 관련이 있습니다. 사용자 교육을 우선시합니다. 태그 지정 및 라우팅을 해독하기 위한 워크숍을 개최합니다. 실습 과정은 채택률을 크게 높일 수 있기 때문입니다. 기존 기술 스택과 통합합니다. CLM과 ERP 또는 CRM 시스템 간의 API 호환성은 가치를 증폭시킬 수 있습니다. 사용 분석을 모니터링하여 조항 라이브러리와 같이 충분히 활용되지 않는 기능을 식별하고 그에 따라 확장합니다. 규제 대상 산업에서는 추가 기능의 감사 로그를 활용하여 SOX 또는 GDPR을 준수합니다. 궁극적으로 워크플로 최적화 도구로 간주합니다. 소규모 고용량 계약부터 시작한 다음 기업 전체의 종이 프로세스를 줄이기 위해 확장합니다.

주요 경쟁 업체와의 DocuSign CLM 비교

DocuSign CLM은 원활한 Word 통합 및 eSignature 번들링 측면에서 선두를 달리고 있지만 경쟁 업체는 가격 책정, 지역 규정 준수 및 사용 편의성 측면에서 다양한 이점을 제공합니다. Adobe Sign은 플랫폼 간 호환성을 강조하고 PDF에 중점을 두는 반면 HelloSign(현재 Dropbox Sign)은 중소기업의 단순성을 우선시합니다. 아시아 태평양 지역의 신흥 업체인 eSignGlobal은 무제한 사용자 및 로컬 통합을 통해 두각을 나타냅니다.

Adobe Sign 개요

Adobe Sign은 Acrobat 추가 기능을 통해 Microsoft 에코시스템과 잘 통합되어 DocuSign과 유사한 태그 지정 및 라우팅을 지원합니다. PDF 워크플로에 강력하고 강력한 모바일 서명을 제공하지만 추가 기능으로 인해 가격이 상승할 수 있습니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 시각적 편집이 필요한 크리에이티브 산업에 적합합니다.

eSignGlobal 개요

eSignGlobal은 아시아 태평양 지역에 중점을 둔 유사한 CLM 플랫폼을 제공하며 100개의 주요 글로벌 국가 및 지역의 규정 준수를 지원하여 최적화된 인프라를 통해 이점을 확보합니다. 아시아 태평양 전자 서명 시장은 파편화되어 있고 표준이 높으며 규제가 엄격하여 미국 및 유럽의 ESIGN/eIDAS 프레임워크와 대조됩니다. 아시아 태평양 지역은 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 도킹이 필요한 “에코시스템 통합” 표준을 요구합니다. 이는 서구의 이메일 또는 자기 선언보다 더 높은 기술 장벽입니다. eSignGlobal은 DocuSign 및 Adobe Sign에 맞서 미국 및 유럽을 포함한 글로벌 경쟁을 벌이고 있으며 비용 효율적인 계획을 제공합니다. Essential 버전은 월 16.6달러에 불과하며 최대 100개의 서명 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드 확인을 지원하여 규정 준수에 높은 가치를 제공합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합됩니다. 30일 무료 평가판을 보려면 eSignGlobal의 연락처 페이지를 방문하십시오.

HelloSign (Dropbox Sign) 개요

사용자 친화적인 인터페이스와 빠른 설정으로 유명한 HelloSign은 기본 태그 지정을 위한 Word 추가 기능을 제공합니다. 소규모 팀에게는 비용 효율적이지만 조항 라이브러리와 같은 고급 CLM 깊이가 부족합니다.

이 표는 중립적인 균형을 강조합니다. DocuSign은 포괄적인 CLM, Adobe는 문서 다용도성, eSignGlobal은 확장 가능한 아시아 태평양 규정 준수, HelloSign은 경제성을 위한 것입니다.

결론

DocuSign CLM의 Word 추가 기능은 계약 관리에 강력한 효율성을 제공하지만 대안을 탐색하면 특정 요구 사항에 더 잘 부합할 수 있습니다. 특히 아시아 태평양 지역의 지역 규정 준수의 경우 eSignGlobal은 중립적이고 비용 효율적인 옵션으로 고려할 가치가 있습니다.