DocuSign과 Buildium을 사용하여 임대 계약을 처리하는 방법?

임대 관리 간소화: DocuSign 및 Buildium 통합

부동산 관리의 경쟁 환경에서 효율성은 매우 중요합니다. Buildium과 같은 인기 있는 부동산 관리 소프트웨어는 임차인 심사부터 유지 보수 요청까지 모든 것을 처리할 수 있습니다. 이를 선도적인 전자 서명 플랫폼인 DocuSign과 결합하면 임대 계약서의 생성, 서명 및 저장 방식을 바꿀 수 있습니다. 이러한 통합은 서류 작업을 줄이고 임대 프로세스를 가속화하며 전자 서명법, 특히 디지털 계약에 법적 효력을 부여하는 미국의 ESIGN 법과 UETA 법을 준수하도록 보장합니다. 이러한 법은 서명 의도 및 기록 보존과 같은 기본 요구 사항이 충족되는 경우에 효력을 갖습니다.

임대 계약에 DocuSign과 Buildium을 통합해야 하는 이유는 무엇입니까?

Buildium은 임대 계약 생성 및 임차인 커뮤니케이션을 포함하여 18,000명 이상의 부동산 관리자에게 운영을 중앙 집중화하여 서비스를 제공합니다. DocuSign은 대면 회의 없이 안전한 원격 임대 계약 서명을 가능하게 하여 이러한 기능을 보완합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 이러한 설정은 임차인 입주 지연을 최소화하고(회전율이 높은 임대 시장에서 중요함) 인쇄 및 우편 발송과 관련된 비용을 절감할 수 있습니다. 업계 보고서에 따르면 디지털 임대는 공실 기간을 최대 20%까지 단축하여 부동산 소유자의 수입을 늘릴 수 있습니다.

이 통합은 Buildium 마켓플레이스에서 사용할 수 있는 Buildium의 기본 DocuSign 커넥터를 통해 이루어집니다. Buildium에서 임대 템플릿을 가져와 DocuSign에서 서명하고 완료된 문서를 다시 동기화하는 워크플로를 자동화합니다. 이는 대량 서명이 일반적인 다세대 포트폴리오에 특히 유용합니다.

단계별 가이드: DocuSign과 Buildium 설정

시작하려면 두 플랫폼 모두에 활성 계정이 필요합니다. Buildium 요금제는 월 55달러부터 시작하며(최대 20개 유닛), DocuSign의 Business Pro 요금제는 이 사용 사례에 적합하며 사용자당 월 40달러입니다(연간 청구). 여러 임대를 처리하기 위해 DocuSign 요금제에 템플릿 및 대량 전송과 같은 기능이 포함되어 있는지 확인하십시오.

1. 계정 연결

• Buildium 대시보드에 로그인하고 설정에서 "앱 및 통합"으로 이동합니다.
• 마켓플레이스에서 DocuSign을 검색하고 "연결"을 선택합니다. OAuth를 사용하여 통합을 승인하도록 DocuSign으로 리디렉션됩니다. 즉, 문서 액세스 및 서명 권한을 부여합니다.
• 연결되면 Buildium은 임대 기록에서 DocuSign 봉투를 자동으로 생성할 수 있습니다. 이 설정에는 약 10~15분이 소요되며 양쪽 모두 관리자 권한이 필요합니다.

2. 임대 계약 템플릿 준비

• Buildium에서 “임대” 모듈을 통해 임대 템플릿을 만들거나 가져옵니다. 임대료, 보증금 및 유지 보수 책임과 같은 표준 조건을 포함합니다.
• DocuSign에서 필드 사용자 지정: 템플릿을 DocuSign의 템플릿 라이브러리에 업로드합니다. DocuSign의 드래그 앤 드롭 편집기를 사용하여 서명자 역할(예: 임차인, 보증인, 집주인)과 서명, 날짜 및 이니셜 상자와 같은 필드를 추가합니다.
• 규정 준수를 위해 DocuSign에서 감사 추적을 활성화하여 모든 작업을 기록하고, 검증 가능한 전자 기록을 요구하는 미국 연방법과 일치시킵니다. 유럽 연합과 같은 지역에서 국제 운영을 수행하는 경우 eIDAS를 준수하는지 확인하십시오. 미국에 중점을 둔 핵심 통합은 ESIGN/UETA를 원활하게 처리합니다.

3. 임대 전송 자동화

• Buildium의 임차인 프로필에서 "임대 생성"을 선택하고 DocuSign 옵션을 선택합니다. 시스템은 임차인 세부 정보(이름, 이메일, 유닛 정보)를 봉투에 채웁니다.
• 서명 순서 설정: 일반적으로 임차인이 먼저 서명하고 그 다음으로 부동산 관리자가 서명합니다. 애완 동물 계약과 같은 사용자 지정 부록의 경우 조건부 필드를 사용합니다.
• 이메일 또는 SMS를 통해 전송합니다(DocuSign 추가 기능, 약 0.10달러/메시지). 임차인은 안전한 링크를 받습니다(계정 불필요). 모든 장치에서 보고 서명할 수 있습니다.

4. 서명된 계약 추적 및 저장

• Buildium의 실시간 알림은 서명 진행 상황을 알려줍니다. 완료되면 서명된 PDF가 임차인의 Buildium 파일로 자동 동기화됩니다.
• DocuSign의 알림을 사용하여 서명되지 않은 임대를 추진하고 포기율을 줄입니다. 대량 작업의 경우 DocuSign의 대량 전송 기능(Business Pro에 있음)을 사용하면 Buildium에서 임차인 데이터를 업로드하는 CSV를 내보내 수백 건의 계약을 한 번에 보낼 수 있습니다. 이는 갱신에 적합합니다.
• 저장: 문서는 위조 방지 씰과 함께 두 시스템에 보관되어 법적 집행 가능성을 보장합니다. Buildium의 보고 도구는 임대 준수 대시보드를 생성할 수 있습니다.

5. 모범 사례 및 문제 해결

• 샘플 임대로 테스트: 필드 및 워크플로를 확인하기 위해 모의 계약을 자신에게 보냅니다.
• 오류 처리: 동기화에 실패하면 DocuSign 관리자 패널에서 API 권한을 확인합니다. 일반적인 문제는 이메일 형식 불일치입니다.
• 성장을 위한 확장: 더 큰 포트폴리오의 경우 DocuSign의 Advanced 요금제(사용자당 월 60달러)로 업그레이드하여 웹후크를 통해 더 심층적인 Buildium 자동화를 위한 API 개선 사항을 얻습니다.
• 비용 고려 사항: 봉투 제한이 적용됩니다. Business Pro는 사용자당 연간 약 100개를 허용합니다. 초과 요금은 봉투당 1~2달러이므로 Buildium의 분석에서 사용량을 모니터링합니다.

이 통합은 시간을 절약할 뿐만 아니라(DocuSign 사례 연구에 따르면 서명 주기를 최대 80%까지 단축할 수 있음) 모바일 친화적인 프로세스를 통해 임차인 만족도를 높입니다. 미국에서 전자 서명은 ESIGN 법(2000)의 적용을 받으며, 이 법은 당사자들이 동의하고 주별 UETA 법이 있는 경우 습식 잉크 서명과 동일하게 취급합니다. 이러한 설정은 지역 장벽 없이 임대가 법적 구속력을 갖도록 보장합니다.

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DocuSign의 부동산 관리 기능 살펴보기

DocuSign의 전자 서명 제품군에는 기본 서명을 넘어 자동화된 라우팅 및 AI 기반 조항 분석과 같은 계약 수명 주기 도구를 제공하는 Intelligent Agreement Management (IAM)가 포함되어 있습니다. 임대 계약의 경우 IAM CLM은 부동산 전반에 걸쳐 템플릿을 표준화하고 규정 미준수 임대 조항과 같은 위험을 표시하는 데 도움이 됩니다. 가격은 Personal의 월 10달러부터 시작하지만 Business Pro의 월 40달러로 확장되며 SMS 배달 추가 기능이 있습니다.

대체 통합 옵션으로서의 Adobe Sign

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부이며 API를 통해 Buildium과 유사하게 통합됩니다. PDF 집약적인 워크플로에서 탁월하며 임대에서 양식을 편집할 수 있습니다. 기능에는 모바일 서명 및 결제 수집이 포함되며 요금제는 사용자당 월 10달러부터 시작합니다. DocuSign과 마찬가지로 ESIGN/UETA를 준수하지만 문서 편집을 위한 Adobe 에코시스템과의 원활한 연결이 강점입니다.

eSignGlobal: 전자 서명 분야의 지역 경쟁자

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가에서 규정을 준수하는 글로벌 플레이어로서 특히 아시아 태평양(APAC) 지역에서 탁월한 성과를 보이고 있습니다. APAC의 전자 서명 환경은 파편화되어 있으며 높은 표준과 엄격한 규정을 가지고 있어 미국 및 유럽의 ESIGN/eIDAS 프레임워크 모델과 달리 에코시스템 통합 솔루션이 필요합니다. 여기서 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 통합에는 단순한 이메일 확인보다 훨씬 뛰어난 심층적인 하드웨어 및 API 수준의 도킹이 필요합니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 도구를 기본적으로 지원하여 이러한 문제를 해결하고 국경 간 임대의 원활한 규정 준수를 보장합니다. Essential 요금제는 연간 299달러(약 월 24.9달러)로 강력한 가치를 제공하며 최대 100개의 문서 서명, 무제한 사용자 시트를 허용하고 액세스 코드를 통해 확인합니다. 이는 높은 규정 준수를 유지하면서 많은 경쟁사보다 저렴한 비용입니다.

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경쟁사 비교: 임대 계약을 위한 전자 서명 도구

Buildium 통합 옵션을 평가할 때 이러한 플랫폼의 가격, 기능 및 규정 준수를 고려하십시오. 모든 플랫폼은 핵심 전자 서명을 지원하지만 확장성과 지역적 초점은 다릅니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 엔터프라이즈 기능에서 선두를 달리고 있으며 eSignGlobal은 무제한 사용자에게 비용 절감을 제공합니다.

전자 서명 선택에 대한 최종 생각

Buildium을 사용하는 미국 중심의 부동산 관리자의 경우 DocuSign은 성숙한 통합과 ESIGN/UETA 준수로 인해 여전히 강력한 선택입니다. 그러나 APAC 노출이 있는 기업의 경우 eSignGlobal과 같은 지역 대안은 규정 준수 강점과 가격 유연성으로 인해 가치가 있을 수 있습니다. 효율성을 최적화하기 위해 포트폴리오 규모와 지리적 위치에 따라 평가하십시오.