Airtable 레코드에서 DocuSign 봉투를 트리거하는 방법?

원활한 워크플로 자동화를 위해 Airtable과 DocuSign 통합

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 문서 워크플로 자동화는 효율성을 높이는 데 매우 중요합니다. 다용도 노코드 데이터베이스 도구인 Airtable은 선도적인 전자 서명 플랫폼인 DocuSign과 강력하게 결합되어 기록에서 직접 계약서 전송을 간소화할 수 있습니다. 이 통합을 통해 팀은 Airtable 데이터를 기반으로 DocuSign 봉투(서명을 기다리는 문서의 안전한 디지털 컨테이너)를 트리거하여 수동 오류를 줄이고 판매 승인 또는 HR 온보딩과 같은 프로세스 속도를 높일 수 있습니다.

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Airtable 기록에서 DocuSign 봉투를 트리거하는 방법

비즈니스 관점에서 Airtable과 DocuSign을 통합하면 데이터 입력 불일치 및 서명 지연과 같은 문서 관리의 일반적인 문제점을 해결할 수 있습니다. 이 설정은 Airtable에서 잠재 고객을 추적하는 영업 팀, 즉시 제안서를 보내야 하는 경우 또는 앱을 전환하지 않고도 계약을 관리해야 하는 법률 부서에 특히 적합합니다. 이 프로세스는 Airtable의 자동화 기능과 DocuSign의 API를 활용하여 기록이 특정 조건을 충족할 때(예: 상태가 '서명 준비’로 업데이트됨) 프로그래밍 방식으로 봉투를 만들고 보낼 수 있습니다.

통합을 위한 전제 조건

시작하기 전에 다음 사항이 있는지 확인하십시오.

• API 액세스 권한이 있는 활성 DocuSign 계정(Standard, Business Pro 이상 요금제에 적합, 기본 통합을 위한 Developer API 요금제는 연간 600달러부터 시작).
• 수신자 이메일, 문서 URL 및 사용자 지정 필드와 같은 필드를 포함하여 계약서에 대한 테이블과 같은 관련 기록이 포함된 Airtable 베이스.
• 노코드 도구에 대한 기본 지식, Airtable의 내장 자동화 또는 Zapier 또는 Make(이전의 Integromat)와 같은 타사 커넥터를 사용하는 경우 고급 코딩이 필요하지 않습니다.

DocuSign의 봉투는 여러 문서를 담을 수 있으며 조건부 라우팅과 같은 기능을 지원하므로 동적 워크플로에 매우 적합합니다. 봉투 할당량이 적용됩니다(예: Business Pro 요금제에서 사용자당 연간 약 100개의 봉투). 따라서 초과를 방지하기 위해 사용량을 모니터링하십시오.

트리거 설정에 대한 단계별 가이드

1. Airtable 베이스 준비:

   • Airtable에서 테이블(예: “Contracts”)을 만들고 기본 필드(예: 기록 ID, 수신자 이메일(단일 행 텍스트), 문서 첨부 파일(PDF용 첨부 파일 필드), 서명자 이름, 상태 필드(단일 선택: 예: “초안”, “준비”, “전송됨”))을 포함합니다.
   • 샘플 문서를 첨부 파일 필드에 업로드합니다. 확장성을 위해 대용량 파일의 경우 Google Drive와 같은 클라우드 스토리지에 연결할 수 있습니다.

2. DocuSign API 액세스 활성화:

   • DocuSign 개발자 계정에 로그인합니다(테스트용 무료 샌드박스 제공).
   • DocuSign 관리자 패널을 통해 API 키 및 통합 키를 생성합니다. 프로덕션 환경의 경우 OAuth 인증을 사용하여 안전하게 연결합니다.
   • Advanced 플랜의 DocuSign IAM(ID 및 액세스 관리) 기능을 사용하는 경우 사용자 역할을 구성하여 누가 봉투를 보낼 수 있는지 제어하여 기업 팀의 보안을 강화합니다.

3. 통합 방법 선택:

   • 옵션 1: 기본 Airtable 자동화(코드 없음, 가장 간단함):

     • Airtable에서 Automations > Create Automation으로 이동합니다.
     • 트리거를 설정합니다. “기록이 조건을 충족할 때”(예: 상태가 "준비"로 변경됨).
     • 작업을 추가합니다. "Run script"를 사용하거나 webhook를 통해 DocuSign의 REST API와 통합합니다.
     • 스크립트에서 이메일 및 문서 URL과 같은 데이터를 가져온 다음 DocuSign의 Envelopes:Create 엔드포인트를 호출합니다. 샘플 JavaScript 코드 조각(필드에 따라 조정):

       let inputConfig = input.config();
       let envelope = {
         emailSubject: "Please sign this document",
         documents: [{ documentBase64: base64Encode(attachment), name: "Contract.pdf", fileExtension: ".pdf" }],
         recipients: { signers: [{ email: inputConfig.recipientEmail, name: inputConfig.signerName, routingOrder: "1" }] },
         status: "sent"
       };
       // POST to https://demo.docusign.net/restapi/v2.1/accounts/{accountId}/envelopes
       

     • 샌드박스에서 테스트하여 봉투가 생성될 때 서명 필드(태그)가 Airtable 데이터에서 자동으로 채워지는지 확인합니다.

   • 옵션 2: Zapier를 사용하여 낮은 코드 유연성:

     • Airtable을 트리거 앱으로 사용하는 Zap을 만듭니다. “새 기록 또는 업데이트된 기록”, 상태별로 필터링합니다.
     • DocuSign을 작업 앱으로 추가: ‘템플릿에서 봉투 만들기’ 또는 '봉투 보내기’를 선택합니다.
     • Airtable 필드를 DocuSign에 매핑: 예를 들어 문서 첨부, 수신자 역할 설정, 개인 설정을 위한 사용자 지정 필드 포함.
     • Zapier는 API 호출을 안전하게 처리합니다. 고급 요금제(월 $20부터)는 복잡한 라우팅(예: 승인자 참조)을 위한 다단계 Zap을 지원합니다.

   • 옵션 3: 고급 사용자를 위한 사용자 지정 API 통합:

     • Airtable 웹훅에 의해 트리거되는 사용자 지정 스크립트에서 DocuSign의 SDK(예: Node.js 또는 Python)를 사용합니다.
     • 레코드가 업데이트되면 Airtable은 DocuSign으로 인증하고 봉투를 만드는 서버에 웹훅을 보냅니다.
     • 이 방법은 Business Pro 요금제의 대량 전송과 같은 대용량 요구 사항에 적합하지만 개발자의 감독이 필요합니다.

4. 필드 매핑 및 서명자 경험 처리:

   • DocuSign 템플릿(Standard+ 요금제에서 재사용 가능)에서 앵커 문자열 또는 자동 배치 탭을 정의하여 Airtable 데이터를 동적으로 가져옵니다(예: 레코드에서 ‘{{RecipientName}}’ 가져오기).
   • 서명자의 경우 추가 기능으로 SMS 전송(메시지당 요금 부과)을 활성화하여 모바일 장치를 통해 알림을 보내 완료율을 높입니다.
   • 상태 추적: DocuSign의 Connect 웹훅을 사용하여 봉투가 조회, 서명 또는 무효화될 때 Airtable을 자동으로 업데이트합니다.

5. 테스트 및 출시:

   • 엔드 투 엔드 테스트 실행: Airtable 레코드를 업데이트하고 서명 링크 이메일을 통해 봉투가 수신자에게 전송되는지 확인합니다.
   • 규정 준수 모니터링: DocuSign 봉투에는 감사 추적이 포함되어 있으며 규제 대상 산업에 매우 중요합니다.
   • 확장성 고려 사항: API 요금제는 봉투 수를 제한하므로(예: Starter 요금제는 월 40개) 성장을 위해 업그레이드합니다.

이러한 통합은 일반적으로 1~2시간의 설정 시간이 필요하며 매주 수동 전송 시간을 몇 시간 절약할 수 있습니다. 업계 벤치마크에 따르면 기업은 주기 시간을 30~50% 단축하여 운영 민첩성을 위한 전략적 도구로 활용합니다.

DocuSign 개요 및 주요 기능

DocuSign은 전자 서명 솔루션 시장의 선두 주자이며 매년 10억 건 이상의 거래를 처리합니다. 핵심 제품인 eSignature에는 Personal(월 $10, 봉투 5개)부터 Enterprise(맞춤형 가격, SSO 및 고급 감사 지원)까지의 요금제가 포함되어 있습니다. Airtable 트리거와 같은 자동화의 경우 Developer API 요금제가 중요합니다. Starter는 기본 통합에 대해 연간 $600부터 시작하여 대량 전송 및 웹후크를 지원하는 Advanced(연간 $5,760)로 확장됩니다. DocuSign의 IAM CLM(지능형 계약 관리 계약 수명 주기 관리)은 AI 기반 계약 분석, 위험 평가 및 중앙 집중식 리포지토리를 추가하여 이 기능을 확장하여 대량 계약을 관리하는 기업에 이상적입니다. 400개 이상의 앱과 원활하게 통합되며 다단계 인증 및 글로벌 표준 준수와 같은 기능을 통해 보안을 강조합니다.

전자 서명 경쟁사 살펴보기

Adobe Sign: 강력한 엔터프라이즈 대안

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부이며 PDF 도구 및 엔터프라이즈 에코시스템과의 원활한 통합에 중점을 둡니다. 가격은 개인 사용자의 경우 월 $10부터 시작하여 Enterprise(맞춤형)까지 조건부 논리 및 결제 수집과 같은 기능을 제공합니다. 창의적인 워크플로에서 탁월한 성능을 발휘하여 서명을 PDF에 포함하고 DocuSign과 유사한 Airtable 통합 API 트리거를 지원합니다. 그러나 시트 기반 모델로 인해 대규모 팀의 비용이 급격히 증가할 수 있으며 API 할당량은 업그레이드하지 않으면 대량 자동화를 제한할 수 있습니다.

eSignGlobal: 아시아 태평양 지역을 위한 글로벌 플레이어

eSignGlobal은 전 세계 100개 주요 국가에서 규정 준수를 달성하고 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강력한 입지를 확보한 유연한 전자 서명 제공업체로 자리매김하고 있습니다. 아시아 태평양 지역의 전자 서명 환경은 파편화, 높은 기준 및 엄격한 규정이 특징이며, 이메일 확인 또는 자기 신고에 의존하는 미국(ESIGN 법) 및 유럽(eIDAS)의 프레임워크 접근 방식과 대조됩니다. 아시아 태평양 지역에서는 표준이 기업 간 정부(G2B) 디지털 ID에 대한 정부와의 심층적인 하드웨어/API 수준의 도킹이 필요한 ‘에코시스템 통합’ 모델을 강조합니다. 이는 서구 규범의 기술적 장벽을 훨씬 뛰어넘습니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 기본 통합을 통해 이 문제를 해결하여 다양한 시장에서 법적 집행 가능성을 보장합니다.

미주 및 유럽과 같은 글로벌 시장에서 eSignGlobal은 DocuSign 및 Adobe Sign의 경쟁적인 대안으로 확장되어 규정 준수를 희생하지 않고 더 낮은 가격을 제공합니다. Essential 요금제는 연간 $299(약 월 $24.9)로 최대 100개의 서명된 문서, 무제한 사용자 시트를 허용하고 액세스 코드를 통해 확인합니다. 이는 비용 효율적인 확장성을 추구하는 팀에게 높은 가치를 제공합니다. Professional 요금제에는 Airtable 트리거와 같은 자동화, 대량 전송, 계약 요약 및 번역을 위한 AI 도구에 대한 API 액세스가 포함되어 있으며 데이터 주권을 위해 온프레미스 배포를 지원합니다.

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HelloSign 및 기타 경쟁업체

HelloSign(현재 Dropbox의 일부)은 중소기업을 대상으로 간단한 서명을 제공하며, 월 15달러에 20개의 봉투를 제공하고 사용 편의성과 Dropbox 통합을 강조합니다. API 트리거를 지원하지만 고급 CLM 기능은 부족합니다. PandaDoc과 같은 다른 업체는 제안서와 서명을 결합(월 사용자당 19달러)하여 영업팀에 적합하고, SignNow는 저렴한 모바일 서명(월 사용자당 8달러)을 제공하며 기본적인 자동화 기능을 갖추고 있습니다.

전자 서명 플랫폼 비교

이 표는 중립적인 균형을 강조합니다. DocuSign은 성숙도 면에서 앞서지만 eSignGlobal과 같은 대안은 무제한 사용자와 지역 규정 준수에 더 나은 가치를 제공합니다.

결론: 적합한 전자 서명 솔루션 선택

Airtable과 DocuSign을 통합하여 자동화된 워크플로를 위한 견고한 기반을 제공하지만, 대안을 평가하면 비즈니스 요구 사항과 일치하는지 확인할 수 있습니다. APAC 규정 준수와 비용 효율성을 우선시하는 팀에게 eSignGlobal은 지역적 이점을 가진 중립적이고 실행 가능한 DocuSign 대안으로 두각을 나타냅니다.