부서 승인 서명 그룹

전자 서명 플랫폼의 서명 그룹을 활용하여 부서 승인 간소화하기

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 부서 승인은 많은 조직이 직면하는 중요한 병목 현상입니다. 구매 계약에서 인사 정책에 이르기까지 문서를 여러 계층의 검토를 거치도록 라우팅하면 지연, 오류 및 규정 준수 위험이 발생할 수 있습니다. 서명 그룹은 최신 전자 서명 플랫폼의 기능으로, 미리 정의된 팀 또는 역할을 지정하여 순차적 또는 병렬 서명을 수행함으로써 이러한 워크플로를 관리하는 구조화된 방법을 제공합니다. 이 접근 방식은 재무, 법률, 운영 및 기타 부서의 승인을 효율적으로 캡처하는 동시에 감사 추적을 유지합니다. 기업은 특정 "서명 그룹"으로 문서 라우팅을 자동화하여 처리 시간을 몇 주에서 며칠로 단축하고 보안을 손상시키지 않으면서 더 나은 협업을 촉진할 수 있습니다.

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부서 승인 워크플로에서 서명 그룹의 역할

서명 그룹은 전자 서명 시스템에서 가상 팀 역할을 하며 관리자가 부서 요구 사항에 따라 승인 시퀀스를 미리 구성할 수 있도록 합니다. 예를 들어 계약서는 먼저 영업팀에 보내 초기 검토를 거친 다음 법률 부서에 보내 규정 준수 확인을 받고 마지막으로 재무 부서에 보내 예산 승인을 받을 수 있습니다. 이는 다양한 이해 관계자의 참여가 필요한 다중 부서 시나리오에서 특히 유용합니다.

기존 부서 승인의 주요 과제

기존의 종이 기반 또는 이메일 기반 승인은 가시성 문제가 있는 경우가 많으며 부서 간 진행 상황 추적은 수동으로 수행되고 손실되기 쉽습니다. 금융 또는 의료와 같은 규제 대상 산업에서 이는 회사가 법적 위험에 노출될 수 있습니다. 불완전한 감사 로그가 미국 ESIGN 법 또는 EU eIDAS 규정과 같은 표준을 충족하지 못할 수 있기 때문입니다. 이러한 법률은 전자 서명이 의도, 동의 및 변조 방지 기록을 입증하는 경우 잉크 서명과 동일한 법적 효력을 갖는다고 규정합니다. 강력한 서명 그룹이 없으면 기업은 파편화된 워크플로에 직면하게 되며, 이는 Gartner의 산업 보고서에 따르면 생산성 손실이 20-30%에 달하는 것으로 추정됩니다.

아시아 태평양 지역(APAC)과 같은 지역에서는 규정의 파편화로 인해 전자 서명 법률이 복잡성을 더합니다. 예를 들어 싱가포르의 전자 거래법은 Singpass와 같은 정부 디지털 ID와의 통합을 강조하는 반면, 홍콩의 전자 거래 조례는 안전하고 검증 가능한 프로세스를 요구합니다. 이러한 표준은 기본적인 이메일 확인 이상의 것을 요구합니다. 일반적으로 정부 대 기업(G2B) 인증을 위한 하드웨어 수준 또는 API 통합이 필요하며, 이는 일반적인 의도와 보안에 더 중점을 두고 심층적인 생태계 연결이 없는 미국 ESIGN 또는 EU eIDAS 모델보다 기술적 문턱이 더 높습니다.

서명 그룹이 이러한 문제를 해결하는 방법

서명 그룹은 자동화된 라우팅을 활성화하여 이러한 문제점을 해결합니다. 사용자는 순차적 서명(예: 관리자가 팀 리더보다 먼저 승인) 또는 병렬 서명(여러 부서가 동시에 검토)에 대한 규칙을 설정할 수 있습니다. 문서가 미리 정의된 기준에 따라 단계를 건너뛰는 조건부 논리와 같은 기능은 프로세스를 더욱 최적화합니다. 부서 승인의 경우 이는 다음을 의미합니다.

• 역할 기반 액세스: “법률 검토” 또는 "재무 승인"과 같은 역할에 그룹을 할당하여 권한이 있는 사람만 민감한 섹션에 액세스할 수 있도록 합니다.
• 실시간 알림: 이메일, SMS 또는 WhatsApp을 통한 다중 채널 알림을 통해 승인자의 참여를 유지하여 유휴 시간을 줄입니다.
• 감사 및 규정 준수: 변경 불가능한 로그는 각 작업, 타임스탬프 및 IP 주소를 캡처하여 ESIGN, eIDAS 및 APAC 특정 규칙과 같은 글로벌 표준을 준수합니다.
• CLM 도구와의 통합: 플랫폼은 일반적으로 서명 그룹을 DocuSign의 Intelligent Agreement Management(IAM)와 같은 계약 수명 주기 관리(CLM) 시스템과 페어링합니다. IAM은 AI를 사용하여 조항을 추출하고 지능적으로 라우팅합니다.

실제로 중견 기업은 구매를 처리하기 위해 부서 간 10-15명의 승인자를 위한 서명 그룹을 구성할 수 있습니다. 이러한 설정은 전자 서명 제공업체의 사례 연구에서 볼 수 있듯이 승인 주기를 50% 단축할 수 있습니다. APAC 기업의 경우 국경 간 규정 준수가 중요한데, 서명 그룹은 규제 장벽을 피하기 위해 로컬 ID 확인을 지원해야 합니다.

서명 그룹 구현 모범 사례

효과를 극대화하려면 먼저 승인 계층 구조를 매핑하십시오. 전자 서명 플랫폼의 도구를 사용하면 반복적인 문서에 대한 템플릿을 만들고 서명 그룹 논리를 직접 포함할 수 있습니다. 파일럿 그룹을 사용하여 워크플로를 테스트하여 라우팅을 최적화하고 ERP 또는 CRM과 같은 엔터프라이즈 시스템과 통합하여 원활한 데이터 흐름을 구현합니다. 보안이 중요합니다. 부서 데이터 보호 요구 사항을 충족하기 위해 다단계 인증(MFA) 및 암호화 기능이 있는 플랫폼을 선택하십시오.

이 기능은 효율성을 높일 뿐만 아니라 조직이 성장함에 따라 확장되므로 복잡한 승인을 처리하는 기업에 필수적인 도구입니다.

서명 그룹을 위한 주요 전자 서명 플랫폼 평가

몇몇 전자 서명 제공업체가 부서 승인을 지원하는 서명 그룹에서 뛰어난 성능을 보이며 각 업체는 사용 편의성, 규정 준수 및 가격 책정 측면에서 강점을 가지고 있습니다. 아래에서는 그룹 기반 워크플로를 처리하는 방법에 중점을 두고 중립적인 비즈니스 관점에서 주요 업체를 살펴봅니다.

DocuSign: 강력한 엔터프라이즈 기능

DocuSign은 시장 선두 주자로서 서명 그룹을 전자 서명 및 IAM CLM 제품에 원활하게 통합합니다. IAM은 향상된 계획의 일부로 AI 기반 계약 분석 및 자동화된 라우팅을 제공하여 부서 검토를 지원합니다. 사용자는 대규모 팀에 적합한 조건부 필드 및 대량 전송을 사용하여 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 가격은 개인 사용의 경우 월 10달러부터 시작하여 Business Pro의 경우 사용자당 월 40달러로 확장되며 엔터프라이즈 옵션은 대량 승인에 맞게 조정됩니다. 봉투 제한(예: 사용자당 연간 100개)이 적용되며 SMS 전송과 같은 추가 기능에는 추가 요금이 부과됩니다. DocuSign의 강점은 ESIGN 및 eIDAS를 포함한 글로벌 규정 준수이지만 일부 사용자는 APAC 지연 문제를 겪을 수 있습니다.

Adobe Sign: 통합에 중점을 둔 솔루션

Adobe Sign은 Adobe 에코시스템 및 Microsoft 365와 같은 타사 도구와의 원활한 통합을 강조하여 창의적인 또는 엔터프라이즈 환경의 부서 워크플로에 적합합니다. 서명 그룹은 프로토콜 라우팅을 통해 관리되며 순차적 및 병렬 승인과 역할 기반 권한을 지원합니다. eIDAS 및 ESIGN 지원을 포함한 강력한 규정 준수 기능과 그룹 성능을 추적하기 위한 고급 분석 기능을 제공합니다. 가격은 기본 계획의 경우 사용자당 월 약 10달러부터 시작하여 엔터프라이즈 사용자 지정 견적까지 계층화되어 있으며 대량 전송에는 종량제 사용이 적용됩니다. 통합에 친숙하지만 복잡한 APAC 규정 준수 요구 사항에는 추가 설정이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: APAC에 최적화된 유연성

eSignGlobal은 APAC 시장에 대한 집중으로 두각을 나타내며 대규모 부서에 유리한 무제한 사용자 및 좌석 기반 요금이 없는 서명 그룹을 제공합니다. 100개의 주요 국가 및 지역의 글로벌 규정 준수를 지원하며 높은 표준, 엄격한 감독 및 에코시스템 통합 요구 사항을 특징으로 하는 파편화된 APAC 규정에서 특히 강력합니다. 서구의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS 모델과 달리 APAC는 정부 디지털 ID와의 하드웨어/API 도킹과 같은 심층적인 G2B 통합이 필요하며 이는 이메일 기반 확인보다 더 높은 기술적 과제를 제시합니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass를 기본적으로 지원하여 이 문제를 해결하여 원활하고 규정을 준수하는 부서 승인을 보장합니다. Essential 계획의 가격은 월 16.6달러(연간 청구)에 불과하며 최대 100개의 서명된 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드를 통한 확인을 허용하여 규정 준수 측면에서 강력한 가치를 제공합니다. 이 플랫폼은 AI 위험 평가와 같은 기능이 그룹 워크플로를 향상시키는 성숙한 플레이어의 경쟁적인 대안으로 미주 및 유럽을 포함하여 전 세계적으로 확장되고 있습니다.

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기타 경쟁업체: HelloSign 및 기타

HelloSign(현재 Dropbox Sign의 일부)은 팀 작업 공간을 통해 간단한 서명 그룹을 제공하여 승인 라우팅을 용이하게 합니다. 단순성과 Dropbox와의 통합으로 찬사를 받고 있으며 가격은 사용자당 월 15달러부터 시작하지만 일부 고급 APAC 규정 준수 심층성이 부족합니다.

전자 서명 플랫폼의 비교 개요

의사 결정을 돕기 위해 다음은 서명 그룹 기능, 가격 책정 및 규정 준수를 기반으로 한 주요 플랫폼의 중립적인 비교입니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 심층성을 위해, Adobe는 통합을 위해, eSignGlobal은 지역 가치를 위해, HelloSign은 사용 편의성을 위해 사용됩니다.

결론적으로 서명 그룹은 부서 승인을 효율적이고 규정을 준수하는 프로세스로 전환합니다. 강력한 지역 규정 준수를 갖춘 DocuSign 대안을 찾는 기업의 경우 eSignGlobal은 균형 잡히고 APAC에 최적화된 옵션을 제공합니다. 특정 요구 사항에 따라 평가하여 최적의 일치를 얻으십시오.