영국 공공 부문에서 전자 서명을 SharePoint와 통합하는 방법은 무엇입니까?

영국 공공 부문 전자 서명 소개

디지털 전환이 끊임없이 진화하는 가운데, 영국 공공 부문은 행정 절차를 간소화하고 효율성을 높이며 종이 기반 업무 흐름을 줄이기 위해 전자 서명을 점점 더 많이 채택하고 있습니다. 이러한 변화는 안전하고 규정을 준수하는 디지털 서비스를 강조하는 영국 정부의 디지털 전략과 같은 광범위한 이니셔티브와 일치합니다. Microsoft SharePoint를 중앙 문서 관리 플랫폼으로 사용하는 조직의 경우 전자 서명 솔루션을 통합하면 특히 지방 정부, NHS 신탁 기관 및 중앙 기관과 같은 부서에서 승인, 계약 및 규정 준수 문서를 자동화할 수 있습니다.

영국의 전자 서명에 대한 법적 프레임워크는 견고하고 지원적이며, 주로 2000년 전자 통신법의 적용을 받습니다. 이 법률은 전자 서명이 신뢰성과 진위성 기준을 충족하는 경우 잉크 서명과 법적으로 동등한 효력을 갖는 것으로 인정합니다. 영국은 또한 EU의 eIDAS 규정(브렉시트 이후 2019년 전자 신원 확인 규정을 통해 유지)과 일치하며, 이 규정은 전자 서명을 단순, 고급 및 적격 수준으로 분류합니다. 공공 부문에서 사용하기 위해 일반적으로 고급 또는 적격 전자 서명이 선호되어 부인 방지 및 영국 GDPR과 같은 데이터 보호법 준수를 보장합니다. 공공 기관은 또한 감사 추적 및 접근성을 보장하기 위해 1958년 공공 기록법 및 디지털 기록에 대한 내각 사무실 지침을 준수해야 합니다. 이 프레임워크는 네트워크 위협으로부터 보호하는 보안을 우선시하면서 SharePoint와 같은 플랫폼과의 통합을 장려합니다.

DocuSign 또는 Adobe Sign과 전자 서명 플랫폼을 비교하시겠습니까?

eSignGlobal은 글로벌 규정 준수, 투명한 가격 책정 및 더 빠른 온보딩 프로세스를 갖춘 보다 유연하고 비용 효율적인 전자 서명 솔루션을 제공합니다.

👉 무료 평가판 시작

영국 공공 부문에서 전자 서명을 SharePoint와 통합하는 이유는 무엇입니까?

SharePoint는 Microsoft의 협업 플랫폼으로서 공공 부문 환경에서 문서 저장, 버전 관리 및 워크플로 자동화의 중추 역할을 합니다. 전자 서명 통합은 주요 문제점을 해결합니다. 수동으로 문서를 서명하도록 라우팅하면 조달 입찰, 직원 온보딩 또는 정책 승인과 같은 프로세스가 지연됩니다. 영국에서 공공 부문 기관은 엄격한 책임 규칙에 따라 민감한 데이터를 처리하며, 이러한 통합은 변조 방지 기록 및 원활한 감사 준수를 보장합니다.

비즈니스 관점에서 볼 때, 이 통합은 운영 비용을 절감하고(McKinsey는 행정 시간을 최대 30%까지 절약할 수 있다고 추정) 포스트 팬데믹 시대의 하이브리드 근무 방식을 지원합니다. DocuSign 및 Adobe Sign과 같은 공급업체는 기본 커넥터를 제공하지만 선택은 확장성, 비용 및 NCSC의 사이버 보안 지침과 같은 영국 특정 표준 준수에 따라 달라집니다.

영국 공공 부문에서 전자 서명을 SharePoint와 통합하는 단계별 가이드

전자 서명을 SharePoint와 통합하려면 공공 부문 규정 준수 요구 사항을 충족하기 위한 신중한 계획이 필요합니다. 다음은 표준 Microsoft 및 공급업체 문서를 기반으로 한 실용적인 단계별 접근 방식입니다. 이 프로세스는 일반적으로 사용자 정의 정도에 따라 4-8주가 소요됩니다.

1단계: 요구 사항 평가 및 규정 준수 공급업체 선택

먼저 영국 규정에 따라 조직의 요구 사항을 평가합니다. 자금 지원 계약 또는 시민 동의서 서명과 같은 사용 사례를 식별하고 전자 서명 도구가 감사 로그가 있는 eIDAS 고급 서명을 지원하는지 확인합니다. SharePoint의 경우 사용자 정의 코딩을 피하기 위해 Microsoft 365 통합 기능이 있는 공급업체를 우선적으로 선택합니다.

주요 고려 사항:

• 수량: 공공 부문은 문서 처리량이 많을 수 있습니다.
• 보안: 통합은 SSO(Single Sign-On)를 위해 Azure AD를 지원해야 합니다.
• 비용: 시트 및 봉투에 대한 라이선스 비용을 고려합니다.

인기 있는 옵션으로는 DocuSign, Adobe Sign 및 eSignGlobal과 같은 대안이 있으며, 이들 모두 Microsoft AppSource를 통해 SharePoint 앱을 제공합니다.

2단계: SharePoint 환경 설정

SharePoint Online(Microsoft 365의 일부)이 외부 공유 및 워크플로에 맞게 구성되었는지 확인합니다. 문서 라이브러리에서 전자 서명을 트리거하는 데 필수적이므로 자동화를 위해 Power Automate(이전의 Microsoft Flow)를 활성화합니다.

• 전자 서명 워크플로를 위한 전용 사이트 또는 라이브러리를 만듭니다.
• 권한 구성: 영국 공공 부문의 역할 기반 액세스 제어(예: GDS 표준)에 맞춰 SharePoint 그룹을 사용합니다.
• 필요한 앱 설치: SharePoint 관리 센터에서 공급업체의 앱(예: SharePoint용 DocuSign)을 추가합니다.

데이터 주권 규칙을 준수하기 위해 데이터를 영국/EU 데이터 센터 내에 보관하면서 샌드박스 환경에서 테스트합니다.

3단계: 통합 구성

대부분의 공급업체는 OAuth 또는 API 키를 사용하여 보안 연결을 설정합니다.

• API 기반 통합: 공급업체의 REST API를 사용하여 SharePoint에 연결합니다. 예를 들어 SharePoint에서 문서를 업로드하고 API를 통해 서명을 시작하고 서명된 버전을 추적 폴더로 다시 라우팅합니다.
• 코드 없는 옵션: Power Automate의 미리 빌드된 커넥터를 활용합니다. 문서를 SharePoint에 업로드할 때 전자 서명 요청을 트리거하고 이메일/SMS를 통해 서명자에게 알리고 완료되면 보관하는 흐름을 만듭니다.
• 사용자 정의 워크플로: 고급 요구 사항의 경우 SharePoint Designer 또는 Power Apps를 사용합니다. SharePoint 페이지에 직접 서명 위젯을 포함하여 컨텍스트 서명을 구현하고 클릭 수를 줄입니다.

DocuSign 예시: AppSource에서 DocuSign 앱을 설치하고 Azure AD를 통해 인증하고 서명자 역할과 같은 필드를 SharePoint 메타데이터에 매핑합니다.

4단계: 보안 및 규정 준수 조치 구현

영국 GDPR 및 eIDAS와 일치하도록 합니다.

• 전송 중 암호화(TLS 1.3) 및 저장 시 암호화를 활성화합니다.
• 감사 추적 설정: SharePoint의 버전 기록에 모든 작업을 자동으로 기록합니다.
• 위험도가 높은 프로세스의 경우 DPIA(데이터 보호 영향 평가)를 수행합니다.
• 다양한 공공 사용자를 지원하기 위해 접근성(WCAG 2.1)을 테스트합니다.

공공 기록법에 따라 서명된 문서가 7년 이상 보관되도록 보존 정책을 위해 Microsoft Purview와 통합합니다.

5단계: 테스트, 교육 및 배포

소규모 팀을 사용하여 시범 운영합니다(예: 모의 조달 문서 서명). 공급업체 리소스를 통해 직원을 교육합니다(많은 공급업체가 영국을 대상으로 하는 웹 세미나를 제공합니다). SharePoint 분석 및 공급업체 대시보드를 통해 모니터링합니다. 내부 승인과 같은 위험도가 낮은 영역부터 시작하여 점진적으로 확장합니다.

과제로는 레거시 시스템 호환성 및 사용자 채택이 있습니다. 변경 관리를 통해 완화합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때, 이 설정은 더 빠른 주기 시간을 통해 ROI를 창출할 수 있으며, Gartner의 연구에 따르면 문서 프로세스 효율성이 70% 향상되었습니다.

영국 공공 부문 통합을 위한 주요 전자 서명 공급업체

몇몇 플랫폼이 SharePoint 통합에서 뛰어난 성능을 보이며, 각각 규정 준수 및 사용 편의성 측면에서 강점을 가지고 있습니다. 영국 공공 요구 사항과의 적합성에 중점을 두고 주요 참여자를 간략하게 설명합니다.

DocuSign: IAM 및 CLM을 갖춘 엔터프라이즈급 솔루션

DocuSign은 전자 서명 시장의 선두 주자이며, 기본 앱과 Power Automate 커넥터를 통해 SharePoint와의 강력한 통합을 제공합니다. 지능형 계약 관리(IAM) 플랫폼은 서명 범위를 넘어 계약 수명 주기 관리(CLM)를 포괄하여 협상, 수정 및 분석을 자동화합니다. 이는 공공 부문 조달에 매우 적합합니다.

영국 사용자를 위한 주요 기능:

• 생체 인식 옵션이 있는 eIDAS 준수 고급 서명.
• SharePoint 워크플로: 하나의 흐름으로 업로드, 서명 및 저장합니다.
• 가격은 개인용의 경우 사용자당 월 10달러부터 시작하여 비즈니스 전문가용의 경우 40달러로 확장되며, API 계획은 연간 600달러부터 시작합니다.

DocuSign의 강점은 글로벌 규모와 Microsoft 파트너십에 있지만 공공 입찰에 대한 사용자 정의 엔터프라이즈 가격은 다를 수 있습니다.

Adobe Sign: Microsoft 에코시스템과의 원활한 통합

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 SharePoint 및 Microsoft 365와 기본적으로 통합되어 플랫폼을 떠나지 않고도 플랫폼 내에서 앱 내 서명을 수행할 수 있습니다. 이미 Adobe 도구를 사용하는 공공 부문 팀에 특히 적합합니다.

주요 사항:

• EU 데이터 상주를 통해 영국 eIDAS 및 GDPR을 지원합니다.
• 조건부 필드 및 모바일 서명과 같은 기능은 시민 중심 서비스에 적합합니다.
• 가격: DocuSign과 유사하게 사용자당 월 10-40달러이며, 수량 기반 추가 기능이 있습니다.

Adobe Sign은 창의적인 워크플로에서 뛰어난 성능을 보이지만 고급 CLM에는 추가 기능이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: 아시아 태평양 지역 강점을 갖춘 글로벌 규정 준수 대안

eSignGlobal은 포괄적인 영국 eIDAS 지원을 포함하여 100개 이상의 주요 국가에서 규정을 준수하는 다용도 전자 서명 공급업체로 자리매김하고 있습니다. 특히 전자 서명이 파편화, 높은 기준 및 엄격한 규정에 직면한 아시아 태평양 지역에서 지역 최적화를 강조합니다. 미국/EU의 프레임워크 스타일 ESIGN/eIDAS와 달리 아시아 태평양 표준은 정부 디지털 신원(G2B)과의 심층적인 하드웨어/API 통합이 필요한 "에코시스템 통합" 접근 방식을 요구합니다. 이러한 기술적 문턱은 서양에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 선언 모델을 초과합니다.

영국 공공 부문의 경우 eSignGlobal은 API 및 Power Automate를 통해 SharePoint 통합을 제공하며 강력한 데이터 상주 옵션을 제공합니다. Essential 요금제는 월 16.6달러로 최대 100개의 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드 확인을 허용하여 규정 준수에 높은 가치를 제공합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 시스템과 원활하게 통합되어 국제 공공 협력에 적합합니다.

DocuSign보다 더 스마트한 대안을 찾고 계십니까?

eSignGlobal은 글로벌 규정 준수, 투명한 가격 책정 및 더 빠른 온보딩 프로세스를 갖춘 보다 유연하고 비용 효율적인 전자 서명 솔루션을 제공합니다.

👉 무료 평가판 시작

HelloSign(by Dropbox): 간단하고 저렴한 옵션

현재 Dropbox에 속해 있는 HelloSign은 API 및 Microsoft 커넥터를 통해 직접적인 SharePoint 통합을 제공합니다. 소규모 팀을 대상으로 하지만 eIDAS 규정 준수를 통해 공공 용도로 확장할 수 있습니다.

기능에는 템플릿 공유 및 SMS 배달이 포함되며, 가격은 사용자당 월 15달러부터 시작합니다. CLM 측면에서는 기능이 적지만 사용 편의성이 뛰어납니다.

전자 서명 플랫폼 비교

이 표는 중립적인 절충안을 강조합니다. 선택은 예산 및 국제적 요구 사항과 같은 특정 공공 부문 우선 순위에 따라 달라집니다.

과제 및 모범 사례

일반적인 장애물로는 피크 기간 공공 협의 중 API 속도 제한과 장치 간 호환성 보장이 있습니다. 모범 사례: 인증된 통합업체와 협력하고 NCSC에 따라 정기적인 침투 테스트를 수행하고 통합을 시범 운영합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때, 영국 공공 기관은 G-Cloud 프레임워크를 활용하여 조달하고 영국에 존재감이 있는 공급업체를 우선적으로 선택할 수 있습니다.

결론

전자 서명을 SharePoint와 통합하면 법적 기준을 유지하면서 영국 공공 부문에 현대화 역량을 부여할 수 있습니다. 강력한 지역 규정 준수를 갖춘 DocuSign 대안을 찾는 사용자의 경우 eSignGlobal은 비용 효율적이고 전 세계적으로 적응 가능한 솔루션을 제공하여 두각을 나타냅니다. 지속 가능한 디지털 발전을 추진하기 위해 워크플로에 따라 평가하십시오.