공유 팀 받은 편지함에 DocuSign "서명 그룹"을 설정하는 방법?

팀 협업에서 DocuSign 서명 그룹 이해하기

디지털 문서 관리의 끊임없이 진화하는 환경에서 DocuSign과 같은 도구는 기업이 워크플로를 간소화하는 데 필수적인 요소가 되었습니다. DocuSign의 "서명 그룹"은 문서 서명에 대한 공유 책임을 처리하도록 설계된 협업 기능으로, 특히 공유 받은 편지함을 관리하는 팀에 적합합니다. 이 설정은 여러 사용자가 개인 로그인으로 프로세스를 복잡하게 만들지 않고도 봉투(DocuSign에서 문서 패키지를 지칭하는 용어)에 액세스하고 서명할 수 있도록 합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때, 이는 문서 처리를 위해 신속한 집단 승인이 필요한 영업, 인사 및 법률 팀의 효율성을 향상시킵니다.

서명 그룹 설정은 고립된 액세스 권한 또는 개인 이메일을 통해 문서를 라우팅하는 데 따른 지연과 같이 팀 환경에서 흔히 발생하는 문제점을 해결합니다. 서명 권한을 공유 그룹으로 중앙 집중화함으로써 조직은 병목 현상을 줄이고 대용량 시나리오에서 규정 준수를 보장할 수 있습니다. 이는 부서 간 입력이 필요한 계약 주기를 처리하는 중견 기업에 특히 관련이 있습니다.

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DocuSign 서명 그룹 설정에 대한 단계별 가이드

설정 전제 조건

구성을 시작하기 전에 DocuSign 계정이 적절한 플랜에 있는지 확인하십시오. 서명 그룹은 Standard, Business Pro 이상에서 사용할 수 있으며 Personal 플랜에는 이 기능이 없습니다. 계정에 대한 관리자 액세스 권한이 필요하며 모든 그룹 구성원은 유효한 DocuSign 사용자 라이선스를 보유해야 합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때, 이 설정은 기존 구독을 활용하여 추가 비용 없이 비용 효율적이지만 봉투 제한(예: 연간 플랜에서 사용자당 ~100개)은 여전히 적용됩니다.

웹 인터페이스 또는 모바일 앱을 통해 DocuSign 대시보드에 로그인합니다. 오른쪽 상단의 “설정” 기어 아이콘으로 이동한 다음 “관리” 섹션에서 "사용자 및 그룹"을 선택합니다. 이 중앙 집중식 관리자 패널은 직관적이고 사용하기 쉬우며 기업 확장성에 대한 DocuSign의 중점을 반영합니다.

서명 그룹 만들기

1. 그룹 섹션 액세스: 관리자 대시보드에서 “그룹” > "그룹 만들기"로 이동합니다. 용도를 반영하여 "영업 팀 공유 받은 편지함"과 같이 설명적인 이름을 지정합니다. "팀 검토 및 서명을 위해 들어오는 계약 처리"와 같이 사용법을 간략하게 설명하는 설명을 추가합니다.

2. 구성원 추가: 계정 명단에서 사용자를 검색하고 선택합니다. 서명 그룹은 최대 50명의 구성원을 지원하므로 부서 팀에 적합합니다. 역할 할당: 그룹 소유자(관리를 위해) 및 선택적 승인자를 지정합니다. 구성원은 할당된 봉투에 대한 이메일 알림을 받게 되며, 공유 받은 편지함 별칭이 구성된 경우 해당 별칭(예: sales@company.com)으로 라우팅됩니다.

3. 서명 권한 구성: 그룹 설정에서 "공유 서명 권한"을 활성화합니다. 이를 통해 모든 구성원이 그룹을 대신하여 서명할 수 있으며 감사 추적을 통해 누가 작업을 완료했는지 기록됩니다. 공유 받은 편지함의 경우 그룹의 이메일을 팀의 공유 메일함에 연결하여 이메일 라우팅을 통합합니다. DocuSign은 이를 위해 IMAP/SMTP를 지원합니다.

4. 알림 및 라우팅 규칙 설정: 봉투 상태 변경에 대한 알림(예: “서명 필요” 또는 “완료됨”)을 사용자 정의합니다. 조건부 논리를 사용하여 문서 유형에 따라 라우팅합니다. 영업 계약은 영업 그룹으로, HR 양식은 다른 그룹으로 라우팅합니다. 이 단계는 추적 가능한 워크플로를 보장하므로 규정 준수에 매우 중요합니다.

5. 구성 테스트: 그룹 이메일로 테스트 봉투를 보냅니다. 알림이 공유 받은 편지함에 도착하는지, 구성원이 DocuSign 앱 또는 내장된 뷰어를 통해 액세스하고 서명할 수 있는지 확인합니다. 감사 로그를 모니터링하여 작업이 기록되었는지 확인합니다.

공유 팀 받은 편지함과 통합

원활한 작동을 위해 서명 그룹을 Microsoft Outlook 또는 Google Workspace와 같은 도구에 연결합니다. DocuSign 설정의 "통합"에서 이메일 커넥터를 활성화합니다. 이렇게 하면 들어오는 봉투가 공유 받은 편지함으로 직접 가져와 팀 구성원이 전달하지 않고도 위임할 수 있습니다. 비즈니스 관찰자들은 이것이 이메일 혼잡을 줄이고 협업 환경에서 응답 시간을 30-50% 단축할 수 있다고 지적합니다.

고급 팁에는 그룹에서 템플릿을 사용하여 문서를 표준화하고 대용량 받은 편지함을 처리하기 위해 대량 보내기를 활성화하는 것이 포함됩니다. 그러나 자동화 상한을 염두에 두십시오. Business Pro(~480달러/사용자/년)에서도 대량 보내기는 사용자당 월 ~10개로 제한됩니다. 팀이 이 제한을 초과하는 경우 사용자 정의 할당량을 위해 Enterprise로 업그레이드하는 것을 고려하십시오.

모범 사례 및 잠재적 과제

그룹 구성원이 다단계 인증(MFA)을 사용하고 정기적인 감사를 통해 보안을 유지합니다. 과제에는 과도한 알림 피로(규칙 기반 음소거를 통해 완화) 또는 레거시 이메일 시스템과의 통합 문제가 포함될 수 있습니다. 중립적인 비즈니스 관점에서 볼 때, 서명 그룹은 공유 책임이 개인 추적성을 손상시키지 않고 규정 준수에 도움이 되는 금융과 같은 규제 산업에서 빛을 발합니다.

이 설정은 일반적으로 15-30분이 소요되며 팀 프로세스를 간소화하여 빠른 투자 수익을 제공합니다. 대규모 조직의 경우 DocuSign의 API(개발자 시작 가격 600달러/년)와 결합하면 봉투를 그룹으로 프로그래밍 방식으로 라우팅할 수 있습니다.

주요 전자 서명 플랫폼 비교

균형 잡힌 비즈니스 개요를 제공하기 위해 DocuSign과 주요 경쟁업체인 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox의 일부)을 중립적으로 비교합니다. 이 표는 2025년 공개 데이터를 기반으로 하며 공유 서명과 같은 팀 협업에 중점을 두고 가격, 기능 및 이점을 강조합니다.

이 비교는 각 플랫폼이 다양한 비즈니스 요구 사항을 어떻게 충족하는지 강조합니다. DocuSign은 포괄적인 엔터프라이즈 도구, Adobe Sign은 통합 심층성, eSignGlobal은 유연한 가격 책정, HelloSign은 단순성을 위한 것입니다.

Adobe Sign 개요

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 PDF 도구 및 Microsoft 생태계와의 원활한 통합에서 뛰어납니다. "계약 라우팅"을 통해 DocuSign 서명 그룹과 유사한 공유 워크플로를 지원하여 팀이 문서를 공동으로 할당하고 추적할 수 있도록 합니다. 가격은 더 높은 수준에서 시작되지만 비즈니스 플랜은 무제한 봉투를 제공하므로 문서 집약적인 회사에 적합합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때, 기본 서명 요구 사항에는 과도해 보일 수 있지만 시각적 편집 기능이 강점입니다.

시장에서 DocuSign의 위치

DocuSign은 여전히 전자 서명 분야의 선두 주자이며 서명 그룹은 팀 중심 기능을 구현합니다. 이 계획은 개인 사용자에서 엔터프라이즈 사용자 정의에 이르기까지 확장성을 강조하며 강력한 글로벌 규정 준수를 지원합니다. 그러나 좌석 기반 가격은 대규모 팀의 비용을 증가시킬 수 있으며 API 추가 기능은 개발자에게 복잡성을 더할 수 있습니다.

대안으로 eSignGlobal 탐색

eSignGlobal은 전 세계 100개 이상의 주요 국가에서 규정 준수를 제공하는 경쟁력 있는 플레이어로 자리매김하고 있습니다. 특히 아시아 태평양(APAC) 지역에서 전자 서명 규정이 파편화되고 높은 기준과 엄격한 규제를 받는 곳에서 강점을 보입니다. 미국(ESIGN) 및 EU(eIDAS)의 프레임워크 스타일 표준과 달리 광범위한 지침에 의존하는 아시아 태평양 지역은 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어 및 API 수준 통합인 “생태계 통합” 접근 방식을 요구합니다. 이는 서양에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 신고 방법보다 훨씬 높은 기술적 문턱을 높입니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 시스템을 기본적으로 지원하여 원활하고 규정을 준수하는 워크플로를 보장합니다. 가격은 경쟁력이 있으며 Essential 플랜은 월 16.6달러(연간 청구)에 불과하며 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드를 통한 확인을 허용합니다. 이 모든 것이 규정 준수 기반을 기반으로 하여 높은 가치를 제공합니다. 따라서 통합 심층성을 희생하지 않고 비용 절감을 추구하는 아시아 태평양 기업에게 매력적인 선택입니다. 전 세계적으로 eSignGlobal은 맞춤형의 효율적인 솔루션으로 DocuSign 및 Adobe Sign과 같은 기존 기업에 도전하기 위해 확장하고 있습니다.

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HelloSign의 팀 단순성

현재 Dropbox Sign으로 이름이 변경된 HelloSign은 중소규모 팀을 위한 사용자 친화적인 인터페이스에 중점을 둡니다. 공유 기능에는 팀 템플릿과 기본 라우팅이 포함되지만 서명 그룹의 심층성이 부족합니다. Dropbox 사용자에게 적합하며 비용 경쟁력이 있지만 국제 운영의 고급 규정 준수 측면에서 뒤쳐집니다.

전자 서명 선택에 대한 최종 생각

결론적으로 DocuSign의 서명 그룹 설정은 공유 받은 편지함을 통해 팀 협업을 향상시키고 효율성과 보안의 균형을 맞추는 강력한 방법을 제공합니다. 대안을 고려하는 기업의 경우 eSignGlobal은 특히 유연하고 무제한 사용자 모델을 추구하는 아시아 태평양 운영에 적합한 중립적이고 지역 규정을 준수하는 옵션으로 두드러집니다. 비용과 규정 준수를 최적화하기 위해 규모와 지리적 위치에 따라 평가하십시오.