문서 가시성 설정 방법 (어떤 서명자가 무엇을 보게 되는가)?

전자 서명 워크플로우에서 문서 가시성 이해하기

디지털 계약이 끊임없이 진화하는 환경에서 각 서명자가 보는 내용을 제어하는 것은 민감한 계약을 처리하는 기업에게 매우 중요합니다. 문서 가시성은 플랫폼 관리자가 문서의 어떤 부분(예: 페이지, 섹션 또는 전체 첨부 파일)을 특정 서명자에게 보이도록 허용하는 메커니즘을 의미합니다. 이 기능은 개인 정보 보호를 강화하고, 다자 서명 프로세스를 간소화하며, 데이터 보호 표준 준수를 보장합니다. 비즈니스 관점에서 효과적인 가시성 제어는 정보 유출 위험을 줄이고, 서명자 경험을 개선하며, 인수 합병, 인사 채용 또는 공급업체 계약과 같은 복잡한 비즈니스 프로세스를 지원합니다. DocuSign과 같은 플랫폼은 이 분야에서 선두를 달리고 있으며 기업의 요구 사항을 충족하는 세분화된 도구를 제공합니다.

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DocuSign에서 문서 가시성을 설정하는 방법

전자 서명 시장의 선두 주자인 DocuSign은 전자 서명 플랫폼과 지능형 계약 관리(IAM) 및 계약 라이프사이클 관리(CLM)와 같은 통합 솔루션을 통해 서명자 가시성을 관리하는 강력한 도구를 제공합니다. IAM은 안전한 ID 및 액세스 관리에 중점을 두고 CLM은 가시성 제어를 포함한 전체 계약 처리를 확장합니다. 이러한 기능은 모든 당사자가 완전한 액세스 권한을 가질 필요가 없는 다중 이해 관계자 문서를 처리하는 기업에게 특히 유용합니다. 가시성을 설정하면 예를 들어 구매 계약에서 구매자는 가격 세부 정보를 볼 수 있지만 공급업체 메모는 볼 수 없도록 할 수 있습니다.

가시성 구성에 대한 단계별 가이드

1. 문서 및 수신자 준비: DocuSign의 웹 또는 모바일 앱에서 문서를 업로드하는 것으로 시작합니다. 수신자(서명자)와 역할(예: “구매자”, “판매자” 또는 “증인”)을 정의합니다. DocuSign은 봉투당 최대 100명의 수신자를 지원하지만 가시성 설정은 각 서명자 그룹에 적용됩니다.

2. 필드 및 라우팅 패널 액세스: 작성 인터페이스에서 오른쪽의 “필드” 패널로 이동합니다. 여기에서 서명, 날짜 또는 텍스트 상자와 같은 필드를 특정 페이지로 끌어다 놓을 수 있습니다. 가시성을 제어하려면 각 필드에 대해 “수신자” 드롭다운 메뉴를 사용합니다. 관련 서명자에게만 필드를 할당합니다. 할당되지 않은 필드는 다른 사람에게 숨겨집니다.

3. 페이지 수준 제어 활용: 더 광범위한 제한의 경우 Business Pro 이상 플랜에서 사용할 수 있는 “페이지 가시성” 또는 “조건부 가시성” 옵션을 사용합니다. 하단 축소판 보기에서 페이지를 선택합니다. 페이지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “수신자에게 할당” 또는 "특정 수신자에게 숨기기"를 선택합니다. 이렇게 하면 전체 섹션이 숨겨집니다. 부록 또는 기밀 조항에 적합합니다. IAM 강화 설정에서 싱글 사인온(SSO)과 통합하여 역할 기반 액세스를 구현하여 가시성이 사용자 권한에 연결되도록 합니다.

4. 조건부 논리 구현: 고급 사용자는 “규칙” 탭에서 조건부 필드를 적용할 수 있습니다. 예를 들어 서명자가 자격 확인란을 선택한 경우에만 지불 일정을 표시합니다. 이는 간단한 if-then 논리를 사용합니다. “수신자 A가 서명하면 수신자 B에게 5페이지를 표시하고 그렇지 않으면 숨깁니다.” CLM 워크플로우는 계약 템플릿에서 이 프로세스를 자동화하여 수동 오류를 줄일 수 있습니다.

5. 가시성이 있는 순차적 또는 병렬 라우팅 설정: “라우팅” 섹션에서 순서(승인용 순차적, 동시 서명용 병렬)를 정의합니다. 각 단계에 가시성 규칙을 첨부합니다. 예를 들어 첫 번째 서명자는 전체 계약을 보고 후속 서명자는 편집된 버전을 봅니다. “미리보기” 모드를 통해 각 역할이 경험하는 내용을 확인합니다.

6. 감사 및 보안: 구성이 완료되면 봉투 설정에서 감사 추적을 활성화합니다. DocuSign의 규정 준수 기능(예: 엔터프라이즈 플랜의 기능)은 GDPR 또는 HIPAA와 같은 규정을 준수하기 위해 가시성 변경 사항을 기록합니다. 봉투를 보내고 “관리” 탭을 통해 모니터링합니다.

비즈니스 관점에서 이러한 단계는 의도치 않은 공개를 방지하여 분쟁을 최소화하고 기업의 법적 비용을 수천 달러 절약할 수 있습니다. 제한 사항에는 봉투 할당량(예: 표준 플랜에서 사용자당 연간 100개)이 포함되므로 대용량 사용자는 업그레이드해야 할 수 있습니다. CLM을 Salesforce와 같은 도구와 통합하면 효율성이 향상되어 DocuSign이 견적 가시성을 관리하는 영업 팀에 적합합니다.

경쟁사의 문서 가시성 기능 살펴보기

DocuSign이 기준을 설정했지만 다른 플랫폼은 서명자 가시성에 대해 다른 접근 방식을 취하며 각 접근 방식은 사용 편의성, 가격 책정 및 글로벌 범위에 대한 절충안이 있습니다. 옵션을 평가하는 기업은 통합 깊이, 규정 준수 및 확장성을 고려해야 합니다.

Adobe Sign의 접근 방식

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 PDF 워크플로우와의 원활한 통합을 강조합니다. 가시성 설정은 DocuSign과 유사하지만 Adobe의 Acrobat 도구를 활용하여 정확한 편집을 수행합니다. 사용자는 문서를 업로드하고, 끌어다 놓기 편집기를 통해 필드를 추가하고, 역할 기반 권한을 사용하여 수신자에게 할당합니다. 조건부 논리는 강력하며 양식에서 데이터를 병합하는 것과 같은 동적 콘텐츠를 지원합니다. 다중 서명자 봉투의 경우 Adobe는 각 역할에 대해 페이지를 제외할 수 있으며 AEM과의 통합과 같은 엔터프라이즈 기능을 강력하게 지원합니다. 그러나 소규모 팀의 경우 일반적으로 더 비싸고 기본 버전은 월별 약 $10/사용자이며 가시성 감사를 위해서는 더 높은 계층이 필요합니다.

HelloSign(Dropbox Sign)의 기능

현재 Dropbox의 일부인 HelloSign은 중소기업의 간편성에 중점을 둡니다. 가시성은 필드 할당과 편집기의 기본 숨기기 옵션을 통해 처리됩니다. 사용자는 필드를 특정 서명자에게 태그할 수 있으며 템플릿을 통해 사전 설정된 제한을 허용합니다. DocuSign에 비해 고급 조건부 논리가 부족하지만 모바일 친화적인 라우팅에서 뛰어납니다. 가격은 경쟁력이 있으며 월 $15로 무제한 봉투를 지원하므로 간단한 요구 사항에 적합합니다. 단점으로는 제한된 엔터프라이즈 거버넌스가 있으므로 복잡하고 규제가 심한 산업에는 적합하지 않습니다.

eSignGlobal의 글로벌 규정 준수 이점

eSignGlobal은 100개의 주요 국가 및 지역을 포괄하는 규정 준수로 두각을 나타내며 특히 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강점을 보입니다. APAC에서 전자 서명은 미국/EU의 ESIGN/eIDAS 프레임워크 모델과 달리 파편화, 높은 기준 및 엄격한 규정에 직면해 있습니다. APAC은 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 통합을 포함하는 “생태계 통합” 접근 방식이 필요하며 이는 서구 시장의 이메일 확인 또는 자기 선언보다 더 높은 기술적 문턱입니다. eSignGlobal은 지역 시스템에 대한 기본 지원을 제공하여 이 문제를 해결하여 가시성 제어가 현지 법률을 준수하도록 합니다.

설정에는 직관적인 편집기가 포함되어 사용자가 수신자 역할을 정의하고 각 필드 또는 페이지에 가시성 규칙을 적용합니다. 조건부 논리는 액세스를 위해 국가 ID 시스템과 통합하는 것과 같은 APAC 특정 워크플로우를 지원합니다. 가격은 더 저렴합니다. Essential 플랜은 월 $16.60로 최대 100개의 문서, 무제한 사용자 시트 및 서명 액세스 코드 확인을 지원합니다. 이는 규정 준수 환경에서 강력한 가치를 제공하고 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 연결되어 국경 간 거래의 설정 시간을 줄입니다.

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전자 서명 플랫폼의 비교 개요

의사 결정을 돕기 위해 다음은 가시성 기능, 가격 책정 및 이점을 기반으로 한 주요 플랫폼의 중립적인 비교입니다.

이 표는 각 플랫폼이 가시성과 더 광범위한 요구 사항의 균형을 어떻게 맞추는지 강조합니다. 선택은 지역적 초점과 용량에 따라 달라집니다.

전자 서명 선택에 대한 최종 생각

결론적으로 문서 가시성을 마스터하면 플랫폼 전반에서 안전하고 효율적인 서명을 최적화할 수 있습니다. 강력한 지역 규정 준수를 갖춘 DocuSign 대안을 찾는 기업의 경우 eSignGlobal은 APAC의 복잡한 규제 환경에서 균형 잡힌 옵션으로 두각을 나타냅니다. 운영 목표와 일치하는지 확인하기 위해 워크플로우에 따라 평가하십시오.