DocuSign에서 수식 필드를 기반으로 조건부 라우팅 로직을 설정하는 방법은 무엇입니까?

DocuSign의 조건부 라우팅 이해하기

전자 서명 플랫폼의 경쟁 환경에서 DocuSign은 강력한 자동화 기능, 특히 기업 워크플로 간소화 측면에서 두각을 나타냅니다. 강력한 기능 중 하나는 조건부 라우팅 로직으로, 사전 정의된 조건에 따라 문서를 동적으로 라우팅할 수 있습니다. 이는 계산된 값이나 사용자 입력과 같은 변수에 따라 승인 경로가 달라지는 복잡한 계약에 특히 유용합니다. 판매 계약, 인사팀 온보딩 또는 법률 검토를 처리하는 조직의 경우, 공식 필드를 기반으로 조건부 라우팅을 설정하면 수동 개입과 오류를 크게 줄일 수 있습니다.

비즈니스 관점에서 볼 때, 이 기능은 의사 결정 지점을 자동화하여 효율성을 높이고, 규정 준수를 보장하며, 사용자 지정 코딩 없이 다양한 시나리오에 적응할 수 있도록 합니다. DocuSign의 eSignature 플랫폼은 ID 및 액세스 관리(IAM) 및 계약 라이프사이클 관리(CLM) 도구를 포함하는 광범위한 제품군의 일부이며, 이러한 요소는 원활하게 통합됩니다. IAM은 안전한 사용자 인증 및 역할 기반 액세스에 중점을 두고, CLM은 감사 추적 및 규정 준수를 유지하기 위해 고급 라우팅을 통합하여 초안 작성부터 보관까지 엔드 투 엔드 계약 관리를 제공합니다.

DocuSign에서 조건부 라우팅 로직 설정하기

DocuSign에서 공식 필드를 기반으로 조건부 라우팅을 구현하려면, 기업은 조건부 로직 필드 및 워크플로 자동화가 포함된 플랫폼의 Advanced 이상 플랜을 활용해야 합니다. 이 설정은 라우팅이 계산된 위험 점수 또는 총액에 따라 달라지는 대출 승인과 같은 시나리오에 적합합니다. 다음은 DocuSign 공식 문서 및 2025년 모범 사례를 기반으로 한 단계별 가이드입니다.

1단계: 문서 및 공식 필드 준비

DocuSign eSignature 인터페이스에서 문서를 업로드하거나 생성하는 것으로 시작합니다. 공식 필드는 행 항목을 합산하거나 조건부 수학(예: if-then 문)을 적용하는 등 다른 필드에서 값을 파생하는 사용자 지정 계산입니다.

• 편집기 오른쪽의 “Fields” 패널에 액세스합니다.
• “Formula” 필드를 문서의 원하는 위치로 끌어다 놓습니다. 예를 들어, 총 계약 가치를 계산하려면 공식에 Amount1 + Amount2 + Tax를 설정합니다.
• 공식 속성 구성: 입력 필드를 선택하고, 계산 유형(예: 숫자, 텍스트)을 정의하고, 개인 정보가 문제인 경우 관련 서명자에게만 보이도록 합니다.
• 문서를 저장하고 미리 보기를 통해 공식을 테스트합니다. 샘플 값을 입력하여 출력을 확인합니다.

이 기본 단계를 통해 라우팅 결정이 데이터에 기반하도록 합니다. 비즈니스 컨텍스트에서 공식 필드는 CRM 데이터 또는 ERP 시스템과 직접 통합되어 실시간 기업 사용에 적합합니다.

2단계: 수신자 및 라우팅 순서 정의

조건부 라우팅에는 공식 결과에 따라 순서 또는 참여가 달라지는 여러 수신자가 필요합니다. “Recipients” 섹션에서:

• 수신자를 추가합니다(예: 저가 거래의 경우 승인자 A, 고가 거래의 경우 승인자 B).
• 초기 라우팅 순서를 순차 또는 병렬로 설정하되, 조건이 이 설정을 덮어쓸 수 있습니다.
• 역할을 명확하게 할당합니다. 필수 경로에는 "Needs to Sign"을 사용하고, 선택적 알림에는 "Receives a Copy"를 사용합니다.

공식 기반 로직의 경우, 조건을 이러한 수신자에 연결하는 것이 중요합니다. 이 설정은 라우팅이 임계값을 기준으로 부서장 또는 법률팀을 포함할 수 있는 더 큰 조직에서 확장성을 지원합니다.

3단계: 조건부 라우팅 규칙 구성

보내기 인터페이스에서 “Advanced Options” 또는 “Workflow” 탭으로 이동합니다(Business Pro 이상에서 사용 가능).

• "Add Rule"을 선택하여 "Conditional Routing"을 활성화합니다.
• 트리거 선택: 공식 필드를 조건 소스로 선택합니다.
• DocuSign의 규칙 빌더를 사용하여 로직을 정의합니다.
  • 숫자 공식의 경우: "Greater Than"과 같은 연산자를 설정합니다(예: Total > $10,000인 경우 CFO로 라우팅).
  • 텍스트 기반의 경우: “Equals” 또는 "Contains"를 사용합니다(예: Risk Score = "High"인 경우 Compliance로 라우팅).
  • 예: 공식이 할인 자격(Total * Discount Rate)을 계산하는 경우, 결과가 임계값을 초과하는 경우에만 영업 관리자에게 라우팅합니다.
• 작업 지정: 참 조건의 경우 수신자 X로 라우팅하고, 거짓 조건의 경우 수신자 Y로 건너뛰거나 워크플로를 종료합니다.
• 여러 규칙을 추가하고 우선 순위를 지정합니다(예: 규칙 1은 값을 확인하고, 규칙 2는 부서를 확인합니다).

미리 보기 모드에서 철저히 테스트합니다. 다양한 공식 입력을 시뮬레이션하여 경로가 올바르게 분기되는지 확인합니다. 기업은 종종 여기서 오류 처리를 간과합니다. 엣지 케이스에 대한 기본 라우팅을 포함하여 문서가 정체되는 것을 방지합니다.

4단계: 고급 로직을 위해 공식과 통합

이 기능을 향상시키려면 조건에 공식을 포함하여 중첩된 로직을 구현합니다. 예를 들어:

• “Approval Level” 공식 필드 생성: IF(Total > 50000, "Executive", IF(Total > 10000, "Manager", "Standard")).
• 라우팅 규칙에서 이 필드를 참조합니다. “Approval Level” = "Executive"인 경우 API 또는 수동 덮어쓰기를 통해 추가 서명자를 삽입합니다.

API 사용자(DocuSign의 Developer 플랜, 예: Intermediate 또는 Advanced)의 경우 웹훅을 사용하여 추가로 자동화합니다. 봉투 데이터를 보내고, 서버 측에서 공식을 계산하고, 프로그래밍 방식으로 라우팅을 트리거합니다. 가격 참고 사항: 이러한 자동화된 보내기에는 상한선이 있습니다(예: Standard 플랜에서 사용자당 월별 약 10개). 초과를 방지하기 위해 할당량을 모니터링합니다.

5단계: 테스트, 배포 및 모니터링

• 자신 또는 샌드박스 계정으로 테스트 봉투를 보냅니다.
• “Manage” 대시보드에서 라우팅 기록의 감사 추적을 검토합니다.
• 배포: 특히 대량 보내기와 같은 대용량 시나리오에서 반복성을 위해 템플릿을 사용합니다.
• 보고서를 통해 모니터링: 규칙을 최적화하기 위해 완료율 및 병목 현상을 추적합니다.

실제로 이 설정을 통해 조건부 워크플로 처리 시간을 업계 벤치마크에 따라 50% 단축할 수 있습니다. 그러나 글로벌 운영의 경우 규정 준수를 보장합니다. DocuSign은 미국의 ESIGN Act 및 EU의 eIDAS를 준수하여 전자 서명의 법적 효력을 제공합니다. 아시아 태평양(APAC)과 같이 파편화된 지역에서는 추가 로컬 검증(예: SMS 추가 기능)이 필요할 수 있으며, 이는 계량 요금이 발생합니다.

과제에는 플랜 제한이 포함됩니다. Personal 레벨에는 고급 로직이 부족하여 기업이 Business Pro(사용자당 월별 $40/년)로 전환하도록 유도합니다. CLM과의 통합은 이를 전체 라이프사이클 관리로 확장하지만, 사용자 지정 엔터프라이즈 설정에는 SSO 및 거버넌스가 필요합니다.

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DocuSign 대안 살펴보기: 중립적 비교

DocuSign이 조건부 라우팅에서 탁월하지만, 기업은 종종 비용, 지역 적응성 또는 단순성을 고려하기 위해 대안을 평가합니다. 다음은 가격 책정, 기능 및 규정 준수(2025년 공개 데이터 기반)에 중점을 둔 주요 플레이어에 대한 균형 잡힌 비교입니다. 이 표는 제공업체에 편향되지 않고 절충점을 강조합니다.

이 비교는 선택이 규모와 지리적 위치에 따라 달라진다는 점을 강조합니다. DocuSign은 기능 심층성을 위해, Adobe는 문서 중심 워크플로를 위해, eSignGlobal은 팀의 비용 효율성을 위해, HelloSign은 사용 편의성을 위해 사용됩니다.

DocuSign의 강점은 안전한 액세스를 위한 IAM과 전체 계약 처리를 위한 CLM을 포함한 성숙한 에코시스템에 있으며, 이는 조건부 설정을 위한 최고의 선택입니다.

Adobe Sign: 문서 우선 접근 방식

Adobe Sign은 Adobe Acrobat과 통합되어 PDF 작업과 eSignature를 강조합니다. 폼 로직을 통해 조건부 필드를 지원하며, 공식(예: 합계 계산)은 DocuSign과 유사한 라우팅을 트리거할 수 있습니다. 설정에는 “Prepare Form” 도구가 포함됩니다. 계산 필드를 추가한 다음 "Workflows"를 사용하여 if-then 경로를 정의합니다(예: 합계 > 임계값인 경우 재무로 라우팅). 가격은 낮게 시작하지만 팀 규모가 커짐에 따라 상승하며, 금융과 같은 규제 산업에서 강력한 규정 준수를 제공합니다. 그러나 순수한 자동화보다는 문서 작성에 더 뛰어납니다.

eSignGlobal: 지역 최적화 및 글로벌 커버리지

eSignGlobal은 전 세계 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 규정을 준수하는 다재다능한 대안으로 자리매김하고 있습니다. 특히 아시아 태평양(APAC)에서 강점을 가지고 있으며, 그곳의 전자 서명 규정은 파편화되어 있고, 높은 기준을 가지고 있으며 엄격하게 규제됩니다. 일반적으로 미국의 ESIGN 또는 EU의 eIDAS와 같은 서구에서 흔히 볼 수 있는 프레임워크 접근 방식보다는 에코시스템 통합 솔루션이 필요합니다. APAC 요구 사항은 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 레벨 통합을 요구하며, 이는 기술 장벽을 다른 곳에서 사용되는 이메일 확인 또는 자기 선언 모델보다 훨씬 높입니다.

이 플랫폼은 Professional 플랜을 통해 조건부 라우팅을 지원하여 직관적인 규칙 및 API 후크를 통해 대량 또는 동적 경로에 대한 공식 기반 의사 결정을 허용합니다. 가격은 경쟁력이 있습니다. Essential 버전은 월 $16.6(연간)에 불과하며, 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드를 통한 확인을 지원하면서 규정 준수를 유지합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 규제 대상 APAC 워크플로의 설정 마찰을 줄입니다. eSignGlobal은 더 낮은 비용과 더 빠른 성능으로 기존 거대 기업에 도전하기 위해 아메리카와 유럽을 포함하여 적극적으로 글로벌 확장을 진행하고 있습니다.

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HelloSign: 일상적인 사용의 단순성

현재 Dropbox Sign인 HelloSign은 템플릿과 통합을 통해 간단한 서명을 우선시하며, 기본적인 조건부 요소를 갖추고 있습니다. 공식 필드는 Google Sheets와 같은 외부 도구를 통해 처리된 다음 간단한 라우팅(예: 확인란 기반 순서)이 이루어집니다. 중소기업(SMB)에 비용 효율적이지만 복잡한 로직 측면에서 DocuSign의 심층성이 부족하며, 비 엔터프라이즈 요구 사항에 적합합니다.

eSignature 선택에 대한 최종 생각

옵션을 평가할 때 DocuSign은 고급 조건부 라우팅 요구 사항에 여전히 신뢰할 수 있는 선택입니다. 특히 APAC에서 지역 규정 준수를 강조하는 대안의 경우, eSignGlobal은 균형 잡히고 효율적인 전진 경로를 제공합니다. 기업은 팀 규모, 지리적 위치 및 워크플로 복잡성을 기반으로 평가하여 ROI를 최적화해야 합니다.