디지털 서명을 위한 Power Automate 흐름

Power Automate를 사용한 디지털 서명 자동화: 비즈니스 효율성 가이드

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 문서 워크플로를 간소화하는 것은 경쟁력을 유지하는 데 매우 중요합니다. Microsoft의 로우 코드 자동화 플랫폼인 Power Automate는 디지털 서명을 일상적인 프로세스에 통합하여 수동 작업과 오류를 줄이는 강력한 방법을 제공합니다. 전자 서명 요청을 트리거하는 흐름을 생성함으로써 기업은 승인을 가속화하고, 규정 준수를 보장하며, 팀 간의 협업을 향상시킬 수 있습니다.

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디지털 서명을 위한 Power Automate 흐름 구축

Power Automate는 승인, 알림 및 타사 서비스 통합과 관련된 프로세스를 조정하는 데 탁월합니다. 디지털 서명의 경우 문서 준비부터 서명 수집 및 저장에 이르기까지 전체 프로세스를 자동화하고 Microsoft Teams, SharePoint 또는 이메일과 같은 도구와 원활하게 통합할 수 있습니다. 이 방법은 계약을 처리하는 영업 팀, 온보딩을 관리하는 HR 부서 또는 계약을 처리하는 법률 부서에 특히 유용합니다.

흐름 생성에 대한 단계별 가이드

먼저 Microsoft Power Platform 포털(powerautomate.microsoft.com)을 통해 Power Automate에 액세스하고 “만들기” > "자동화된 클라우드 흐름"을 선택합니다. 흐름 이름을 지정합니다(예: “계약 서명 자동화”). 트리거를 선택합니다. 일반적인 시작점은 "SharePoint 폴더에 파일이 생성될 때"이며, 지정된 문서 라이브러리에 새로 업로드된 파일을 모니터링합니다.

1. 트리거 설정: 특정 SharePoint 사이트 및 폴더를 모니터링하도록 트리거를 구성합니다. 예를 들어 영업 담당자가 계약 PDF를 업로드하면 흐름이 활성화됩니다. 파일 이름, 경로 및 메타데이터(예: 사용자 지정 열에서 수신자 이메일 가져오기)와 같은 파일 세부 정보를 캡처하기 위해 동적 콘텐츠를 추가합니다.

2. 문서 준비: OneDrive 또는 SharePoint에서 “파일 변환” 작업을 사용하여 문서가 호환되는 형식인지 확인합니다. 필요한 경우 “Microsoft Word 템플릿 채우기” 작업을 통해 Microsoft Word와 통합하여 서명 전에 고객 이름 또는 날짜와 같은 동적 필드를 채웁니다.

3. 전자 서명 통합: 이것이 핵심 단계입니다. Power Automate에는 인기 있는 전자 서명 제공업체의 커넥터가 내장되어 있습니다. DocuSign 커넥터의 “서명 요청 만들기”(또는 다른 서비스의 해당 작업)를 선택합니다. 이전 단계의 문서를 입력하고 서명자(예: SharePoint 목록 또는 Excel에서 이메일 가져오기)를 지정하고 서명 필드를 정의합니다. 조건부 논리의 경우 “조건” 작업을 추가합니다. 문서 유형이 "고가치 계약"인 경우 Microsoft Approvals를 통해 추가 승인을 거친 후 보냅니다.

4. 알림 및 알림: 요청을 보낸 후 “이메일 보내기(V2)” 또는 "Teams에 메시지 게시"를 사용하여 이해 관계자에게 알립니다. “지연” 및 “서명 상태 확인” 작업을 사용하여 병렬 분기를 설정합니다. 서명이 48시간 후에도 보류 중인 경우 자동 알림을 보냅니다.

5. 완료 처리: 서명이 완료되면 흐름은 "서명 상태 가져오기"를 사용하여 완료를 확인할 수 있습니다. 그런 다음 SharePoint에서 "파일 속성 업데이트"를 사용하여 "서명됨"으로 표시하고 보안 폴더에 보관하고 감사 추적을 포함하는 요약 이메일을 통해 발신자에게 알립니다.

6. 오류 처리 및 테스트: 유효하지 않은 이메일과 같은 실패 시나리오를 처리하기 위해 try-catch 논리에 “범위” 작업을 통합합니다. 샘플 문서를 사용하여 흐름을 테스트하고 실행 기록을 모니터링하여 문제를 찾습니다. 확장성을 위해 대용량을 처리하는 경우 프리미엄 커넥터를 활성화합니다.

이러한 설정을 통해 서명 처리 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축할 수 있습니다. Microsoft 사례 연구에 따르면 기업은 문서 워크플로에서 최대 70%의 시간을 절약할 수 있다고 보고합니다. 고려 사항에는 전자 서명 제공업체의 API 제한이 용량과 일치하는지(예: DocuSign의 봉투 할당량) 확인하고 GDPR과 같은 데이터 개인 정보 보호 규정을 준수하는 것이 포함됩니다.

비즈니스 요구 사항에 맞는 고급 사용자 지정

복잡한 시나리오의 경우 AI Builder를 사용하여 업로드된 문서에서 데이터를 추출하거나 HTTP 작업을 사용하여 사용자 지정 API를 수행합니다. 영업 파이프라인에서 Dynamics 365와 통합합니다. 기회가 종료될 때 트리거하여 계약을 자동으로 채우고 서명된 문서를 다시 순환시켜 CRM 상태를 업데이트합니다. 보안 관점에서 Azure AD를 활용하여 인증하고 흐름이 적절한 권한으로 실행되도록 합니다.

비즈니스 관점에서 이러한 자동화는 디지털 서명을 대중화하여 비기술 사용자의 장벽을 낮추는 동시에 Microsoft 에코시스템과 기본적으로 통합됩니다. 그러나 비용은 프리미엄 커넥터(참석 RPA 시작 가격 $15/사용자/월)와 전자 서명 구독에서 발생합니다.

전자 서명 제공업체를 Power Automate에 통합

Power Automate의 커넥터를 사용하면 전자 서명 도구를 쉽게 통합할 수 있지만 올바른 제공업체를 선택하는 것은 기능, 가격 책정 및 규정 준수에 따라 달라집니다. 아래에서는 주요 업체를 개략적으로 설명하고 통합 기능과 비즈니스 적합성에 중점을 둡니다.

DocuSign: 강력한 엔터프라이즈 솔루션

DocuSign은 전자 서명 시장의 선두 주자이며 Personal($10/월, 5개 봉투), Standard($25/사용자/월, 팀 협업용), Business Pro($40/사용자/월, 대량 전송 및 결제 지원) 및 SSO 및 고급 감사를 포함한 IAM(ID 및 액세스 관리)용 Enhanced와 같은 포괄적인 계획을 제공합니다. CLM(계약 수명 주기 관리) 추가 기능은 엔드 투 엔드 계약을 자동화하여 대규모 조직에 적합합니다. Power Automate에서 커넥터는 API를 통해 봉투를 만들고, 필드를 추가하고, 상태를 추적하는 것을 지원합니다. 가격은 봉투 규모에 따라 다르며(예: 연간 계획 100/사용자/년) 대용량 사용자에게 적합하지만 SMS 전송과 같은 추가 기능에는 추가 비용이 발생합니다.

Adobe Sign: Adobe 에코시스템과 원활하게 통합

Adobe Sign(현재 Adobe Acrobat Sign)은 PDF 도구 및 Microsoft 앱과 긴밀하게 통합되어 있으며 $22.99/사용자/월(개인)부터 엔터프라이즈 사용자 지정 가격 책정까지 시작합니다. 모바일 서명, 템플릿 및 워크플로 자동화, 조건부 필드 및 감사 추적과 같은 기능을 강조합니다. Power Automate 사용자는 여러 당사자 계약을 처리하고 Acrobat에서 준비된 콘텐츠를 가져오는 “서명 보내기” 커넥터를 높이 평가합니다. 창의적인 산업에서 탁월하지만 기본 요구 사항에는 더 비싸게 느껴질 수 있으며 봉투 제한은 DocuSign과 유사합니다(약 100/월/사용자).

eSignGlobal: 지역 최적화된 대안

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가에서 규정 준수 전자 서명을 제공하며 규정이 파편화되고 높은 기준을 가지며 엄격하게 시행되는 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. 이메일 확인 또는 자체 신고에 의존하는 미국/EU의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS 표준과 달리 APAC는 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 통합을 포함하는 “에코시스템 통합” 방법을 요구합니다. 이는 서양 모델을 훨씬 능가하는 기술적 문턱을 높입니다. 예를 들어 강제 생체 인식 검사 또는 로컬 데이터 상주입니다. eSignGlobal은 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와의 원활한 연결을 제공하여 여기서 탁월합니다. 전 세계적으로 DocuSign 및 Adobe Sign의 경쟁자로 자리매김하고 경쟁력 있는 가격 책정을 제공합니다. Essential 계획은 $16.60/월이며 100개의 문서, 무제한 사용자 및 액세스 코드 확인을 허용하여 추가 비용 없이 규정 준수에 높은 가치를 제공합니다.

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HelloSign (Dropbox Sign): SMB에 적합한 사용자 친화적인 솔루션

Dropbox에서 인수한 HelloSign은 단순성에 중점을 두고 있으며 무료(제한적)에서 $15/사용자/월(팀)까지, API 액세스 및 사용자 지정 브랜딩과 같은 고급 기능에는 최대 $25까지 계획을 제공합니다. 템플릿, 알림 및 통합을 지원하며 기본 전송 및 상태 확인을 위한 Power Automate 커넥터가 있습니다. 소규모 팀에 적합하지만 엔터프라이즈 규정 준수 심층성에서는 다른 제품보다 떨어집니다.

전자 서명 솔루션 비교

의사 결정을 돕기 위해 다음은 2025년 공개 데이터를 기반으로 한 중립적인 비교입니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 규모에, Adobe는 Adobe 사용자에게, eSignGlobal은 지역 요구 사항에, HelloSign은 사용 편의성에 적합합니다.

디지털 서명의 규제 환경

쿼리에 지역이 지정되지 않았지만 전 세계 채택은 미국 ESIGN 법(전자 기록 확인) 및 EU eIDAS(적격 서명 보장)와 같은 법률에 따라 달라집니다. APAC에서는 파편화가 만연합니다. 예를 들어 중국의 엄격한 데이터 현지화 대 싱가포르의 진보적인 프레임워크는 법적 함정을 피하기 위해 현지화된 지원을 제공하는 제공업체가 필요합니다.

결론

Power Automate 흐름을 통해 기업은 많은 코딩 없이도 디지털 서명을 효율적으로 포함하여 생산성을 높일 수 있습니다. DocuSign 대안을 찾는 사용자의 경우 eSignGlobal은 특히 APAC 운영에 대한 지역 규정 준수 옵션으로 두각을 나타냅니다. 용량, 통합 및 규정 준수 요구 사항에 따라 평가하여 최적의 ROI를 달성하십시오.