종이 서명을 전자 서명으로 만드는 방법: 현지 규정 준수에 초점을 맞춘 단계별 가이드

원격 근무, 온라인 계약 및 종이 없는 사무실 시대에 종이 서명을 전자 서명으로 변환하는 방법을 익히는 것은 편리함뿐만 아니라 필수 사항입니다. 비즈니스 문서, 양식 또는 법적 계약을 서명하든, 손으로 쓴 서명을 법적으로 인정되는 전자 형식으로 변환하면 효율성이 향상될 뿐만 아니라 현지 법률 및 규정을 준수할 수 있습니다. 이 가이드는 홍콩 및 동남아시아 지역에 적용되는 용어 및 법적 표준에 중점을 두고 단계별 작동 방법을 제공합니다.

전자 서명(Digital Signature)이란 무엇입니까?

전자 서명은 암호화 기술을 기반으로 하는 전자 서명 형식으로, 디지털 파일 및 정보의 진위성, 완전성 및 부인 방지 기능을 보장하는 데 사용됩니다. 서명 이미지를 문서에 간단히 붙여넣는 것과는 달리, 실제 전자 서명은 공개 키 인프라(PKI)와 같이 법적으로 인정되는 표준 프로토콜을 사용합니다.

홍콩에서는 “전자 거래 조례”(제553장)가 전자 기록 및 전자 서명 사용에 대한 법적 근거를 제공합니다. 마찬가지로 싱가포르와 같은 동남아시아 국가에서는 "전자 거래법"을 시행하고 있으며, 이 법안은 "유엔 국제상거래법위원회 전자상거래 모델법"과 일치합니다.

⚖️ 귀하의 전자 서명이 해당 관할 구역의 요구 사항을 충족하는지 확인하십시오. 동남아시아의 많은 국가에서는 인증 인증 기관(CA)에서 발행한 서명만 법적으로 인정됩니다.

1단계: 종이에 서명하기

기본부터 시작하십시오. 종이와 펜을 사용하여 평소와 같이 이름을 서명하십시오. 이 방법은 개인화된 서명 스타일을 유지하여 법적 또는 공식적인 상황에서 서명 일관성을 검증하는 데 도움이 됩니다.

팁: 스캔 시 명확하게 식별할 수 있도록 검정색 또는 파란색과 같은 진한 잉크 펜을 사용하십시오.

2단계: 서명 스캔 또는 촬영하기

서명 후:

1. 평판 스캐너 또는 스마트폰 카메라를 사용하십시오.
2. 조명이 충분하고 그림자가 없는지 확인하십시오.
3. 파일을 JPG, PNG 또는 PDF와 같은 일반적인 형식으로 저장하십시오.

이 이미지는 전자 서명으로 변환하는 원본 자료로 사용됩니다.

3단계: 배경 제거(선택 사항)

서명을 투명한 오버레이 레이어로 문서에 적용하려면 다음과 같은 도구를 사용하여 흰색 배경을 제거하는 것이 좋습니다.

• Adobe Photoshop 또는 Illustrator
• remove.bg와 같은 온라인 도구
• CamScanner 또는 Adobe Scan과 같은 모바일 앱

최종 파일이 투명한 배경을 지원하는지 확인하십시오(예: PNG 형식 사용).

4단계: 이미지를 안전한 전자 서명으로 변환하기

다음으로 이미지 서명에서 암호화로 보호되는 전자 서명으로 전환합니다. 이는 홍콩, 싱가포르, 말레이시아 및 필리핀과 같은 지역에서 법적 규정 준수를 보장하는 데 매우 중요합니다.

추천 도구:

• 전자 서명 플랫폼(예: DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal)
• 서명을 지원하는 PDF 애플리케이션(예: Adobe Acrobat 또는 Foxit PDF)
• 유럽 비즈니스와 관련된 경우 eIDAS 표준을 준수하는 서비스 사용

스캔한 서명을 선택한 플랫폼에 업로드하면 플랫폼에서 디지털 인증서와 타임스탬프를 삽입하여 서명의 합법성을 검증합니다.

5단계: 전자 서명을 문서에 적용하기

합법적인 형식의 전자 서명을 생성하고 저장한 후:

1. 호환되는 PDF 편집기 또는 전자 서명 플랫폼에서 대상 문서를 엽니다.
2. 검증된 전자 서명을 지정된 위치로 드래그하거나 삽입합니다.
3. 지원되는 경우 디지털 잠금 및 암호화 기능을 활성화하여 문서가 나중에 수정되는 것을 방지합니다.

특히 법적으로 민감한 상황에서는 귀하의 서명이 Qualified Electronic Signature(QES) 자격 서명의 표준을 충족하는지 확인하십시오.

왜 일반 전자 서명을 직접 사용하지 않습니까?

"전자 서명"과 "전자 디지털 서명"이라는 용어가 자주 번갈아 사용되지만 둘 사이에는 중요한 차이점이 있습니다.

• 전자 서명(Electronic Signature): 전자 방식으로 표시된 모든 서명으로, 구체적인 관할 구역에 따라 법적 효력이 없을 수 있습니다.
• 디지털 서명(Digital Signature): 암호화된 전자 서명 형식으로, 일반적으로 법적으로 강제력이 있습니다.

이 차이점은 매우 중요합니다. 일부 관할 구역에서는 암호화되지 않은 일반 전자 서명이 법정에서 법적 효력이 없을 수 있습니다.

지역 법률 준수를 위한 모범 사례

홍콩:

“전자 거래 조례”(ETO)에 따라 인정된 인증 기관(CA)에서 발행한 디지털 서명만 법적 효력이 있습니다.

싱가포르:

정보통신미디어개발청(IMDA)에서 시행하는 "전자 거래법"에 따라 신뢰할 수 있는 서명은 법적 효력을 갖기 위해 특정 표준을 충족해야 합니다.

말레이시아:

"1997년 디지털 서명법"에 따라 말레이시아 통신 및 멀티미디어 위원회(MCMC)에서 허가한 인증 기관에서 발행한 서명 인증서가 필요합니다.

국경 간 또는 고가치 거래를 수행할 때는 사용 중인 플랫폼이 해당 지역의 관련 규정을 준수하는지 확인하십시오.

추천 도구: 홍콩 및 동남아시아 사용자 대상

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요약

손으로 쓴 서명을 디지털화하는 것은 편리함을 위한 것일 뿐만 아니라 운영 효율성과 법적 보장을 향상시키는 데 중요한 요소입니다. 인적 자원 문서 서명부터 수백만 달러 규모의 계약 체결에 이르기까지 규정 준수를 유지하면서 전자 서명을 할 수 있는 능력은 비즈니스 프로세스를 개선하는 데 중요합니다.

특히 민감한 산업에서는 문서의 디지털 신뢰성을 유지하는 플랫폼과 도구를 항상 선택하십시오. 단순한 서명 이미지는 법적으로 인정받지 못하는 경우가 많습니다. eSignGlobal과 같은 인증된 도구를 사용하여 작업이 효율적이고 합법적인지 확인하십시오.

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