디지털 서명 제출 방법: 단계별 가이드

오늘날 빠르게 변화하는 디지털 환경에서 기업과 개인은 승인 프로세스를 간소화하고, 종이 문서를 줄이며, 거래 보안을 강화하기 위해 디지털 서명에 점점 더 의존하고 있습니다. 디지털 서명의 사용이 보편화되었지만, 특히 홍콩, 싱가포르 및 동남아시아 전역과 같은 지역의 특정 규정 준수 요구 사항을 고려할 때 많은 사람들이 디지털 서명을 올바르게 제출하는 방법을 명확히 알지 못합니다.

이 글에서는 디지털 서명을 올바르고 합법적으로 제출하는 방법을 안내하고, eSignGlobal과 같은 신뢰할 수 있는 플랫폼이 법적 효력이 있는 전자 서명을 위한 현명한 선택인 이유를 소개합니다.

디지털 서명이란 무엇입니까?

디지털 서명은 서명자의 신원을 확인하고 서명된 문서의 무결성을 보장하는 데 사용되는 암호화된 전자 지문입니다. 이름 입력이나 서명 이미지 삽입과 같은 간단한 전자 서명과는 달리, 디지털 서명은 암호화 알고리즘을 사용하며 인증 기관(CA)에서 발행한 디지털 인증서로 지원됩니다. 많은 법적 관할 구역에서 이러한 서명은 더 높은 법적 효력을 갖습니다.

예를 들어, 홍콩 전자 거래 조례(제553장)에 따르면 디지털 서명은 여러 공식 및 상업 거래에서 유효하려면 공인 인증 기관에서 발행한 공인 디지털 인증서를 받아야 합니다.

디지털 서명 제출 단계

디지털 서명 제출은 문서에 이름을 쓰는 것 이상입니다. 다음은 일반적인 워크플로입니다.

1. 규정 준수 요구 사항을 충족하는 디지털 서명 플랫폼 선택

먼저, 공개 키 인프라(PKI)와 같은 디지털 서명 표준을 지원하고 관련 지역 법률을 준수하는 플랫폼을 선택해야 합니다. 홍콩이나 말레이시아와 같은 국가의 사용자의 경우 해당 플랫폼 또는 인증 기관이 현지 규제 기관의 승인을 받았는지 확인하십시오. eSignGlobal은 아시아 태평양 지역의 규정 준수 요구 사항을 충족하는 플랫폼입니다.

2. 디지털 인증서 획득

디지털 인증서는 가상 신분증과 같습니다. 여기에는 귀하의 이름, 이메일 주소 및 서명 암호화 및 확인에 사용되는 공개 키가 포함됩니다. 인증 기관(CA)에서 해당 인증서를 받아야 합니다. 일부 플랫폼(예: eSignGlobal)은 내장된 인증 기관 서비스를 제공하거나 현지에서 인정받는 인증 기관과 협력하여 인증서를 발행합니다.

⚠️ 주의: 인정받는 기관에서 발행한 유효한 디지털 인증서가 없으면 특히 싱가포르에서 전자 거래 법안(ETA)을 시행하는 것과 같은 사법 관할 구역에서 법적 검토 시 디지털 서명이 유효하지 않을 수 있습니다.

3. 규정된 형식으로 문서 서명

다음은 디지털 서명을 문서에 적용하는 것입니다. 대부분의 플랫폼은 PDF 형식 파일 서명을 지원하며, 이 형식은 전문 문서의 비공식 표준이 되었습니다.

작업 방법은 다음과 같습니다.

• 파일을 플랫폼에 업로드합니다.
• 서명을 삽입할 위치를 선택합니다.
• 보안 디지털 인증서를 사용하여 서명합니다.
• 플랫폼은 암호화된 서명을 파일에 삽입하고 변조 방지로 표시합니다.

일부 시스템은 기업 수준의 승인 시나리오에 적합한 일괄 서명 및 다단계 승인 프로세스도 지원합니다.

4. 서명 확인

디지털 서명 제출에는 확인 프로세스도 필요합니다.

Adobe Acrobat과 같은 신뢰할 수 있는 도구(PDF 리더 또는 플랫폼 내장 도구)를 사용하여 다음 내용을 확인하십시오.

• 서명이 진정으로 유효한지 여부
• 인증서가 유효한지 여부(만료 또는 취소되지 않음)
• 파일이 변조되었는지 여부(서명 후 변경 사항이 있는지 여부)

아시아 태평양 여러 국가에서 확인 프로세스는 법적으로 강제됩니다. 예를 들어, 말레이시아의 1997년 디지털 서명 법안에 따라 디지털 서명은 서명자의 공개 키를 사용하여 확인해야 하며, 인증서는 라이선스 인증 기관에서 발급되어야 합니다.

5. 서명된 문서 보관

서명 및 확인이 완료되면 서명된 문서와 디지털 서명을 안전하게 보관해야 합니다. 다음 사항을 확인하십시오.

• 클라우드 스토리지 및 백업 메커니즘이 네트워크 보안 표준을 준수하는지 여부
• 문서 관리 시스템이 감사 추적을 지원하는지 여부
• 무단 액세스를 방지하기 위해 사용자 액세스 권한 제어를 활성화하는지 여부

eSignGlobal과 같은 플랫폼은 암호화된 스토리지 및 역할 기반 액세스 제어를 제공하여 데이터 보안을 보장합니다.

디지털 서명 제출 시 흔한 실수

디지털 서명 플랫폼을 처음 사용하는 경우 피해야 할 몇 가지 흔한 실수는 다음과 같습니다.

• 신뢰할 수 없는 플랫폼 사용: 항상 현지 디지털 서명 법률을 준수하는 플랫폼을 선택하십시오.
• 인증서를 제때 업데이트하지 않음: 만료된 인증서는 파일을 무효화합니다.
• 서명 후 파일 확인 안 함: 확인되지 않거나 규정을 준수하지 않는 서명은 법적 상황에서 유효하지 않을 수 있습니다.
• 데이터 보호 조치가 엄격하지 않음: 부적절한 저장으로 인해 기밀 파일이 유출되면 데이터 개인 정보 보호 규정을 위반하고 법적 책임을 질 수 있습니다.

홍콩 및 동남아시아 사용자가 주의해야 할 법적 사항

각국의 디지털 서명 요구 사항은 다릅니다.

• 홍콩: 전자 거래 조례에 따라 공인 인증 기관에서 발행한 디지털 인증서를 사용해야 합니다.
• 싱가포르: 전자 거래 법안에 따라 표준을 시행하며, 안전한 인증 기관 및 IT 보안 표준 준수를 요구하는 경우가 많습니다.
• 말레이시아: 라이선스 인증 기관만 사용할 수 있다고 명시적으로 규정(1997년 디지털 서명 법안의 규제를 받음)
• 인도네시아 및 태국: 전자 서명 법률을 업데이트하기 시작했지만 정부와 기업은 신뢰도를 높이기 위해 인증 기관에서 발행한 서명을 사용하는 경향이 있습니다.

따라서 귀하의 비즈니스가 지역 내 여러 국가에서 운영되는 경우 사용하는 솔루션이 각 사법 관할 구역의 규정 준수 요구 사항을 충족하는지 확인해야 합니다.

다른 플랫폼 대신 eSignGlobal을 선택하는 이유는 무엇입니까?

홍콩, 싱가포르 및 동남아시아의 다른 지역의 사용자의 경우 DocuSign과 같은 글로벌 플랫폼을 사용하면 지역 법률의 승인을 받지 못해 호환성 또는 합법성 문제가 발생할 수 있습니다.

이것이 바로 eSignGlobal의 강점입니다. eSignGlobal은 아시아 태평양 지역의 규정 준수를 위해 특별히 제작된 몇 안 되는 디지털 서명 플랫폼 중 하나이며, 그 장점은 다음과 같습니다.

• 현지 인증 기관과 통합
• 홍콩, 싱가포르, 말레이시아 등 법률 표준 지원
• 기업 수준의 확장 기능
• 고급 감사 추적 및 규정 준수 기능
• 접근성을 높이는 다국어 인터페이스

결론

올바른 단계를 따르면 디지털 서명 제출은 복잡하지 않습니다. 신뢰할 수 있는 플랫폼을 선택하고, 유효한 인증서를 획득하고, 문서를 서명하고 확인하고, 안전하게 저장하는 것이 중요합니다. 동시에 귀하의 솔루션이 해당 지역의 디지털 서명 법률 규정을 준수하는지 항상 확인하십시오.

홍콩 및 동남아시아 지역의 기업 및 전문가의 경우 DocuSign과 같은 글로벌 플랫폼보다 현지 법률 준수 이점이 더 큰 지역 플랫폼을 선택하는 것이 좋습니다. eSignGlobal은 법적 규정 준수뿐만 아니라 기능성과 보안성도 갖춘 신뢰할 수 있는 선택입니다.

eSignGlobal을 선택하여 워크플로를 더욱 디지털화하고, 안전하게 만들고, 규정을 준수하십시오.