Word를 PDF로 변환하고 디지털 서명을 추가하는 방법: 단계별 가이드

오늘날 디지털 우선 세계에서 편리성, 보안 및 법적 규정 준수는 그 어느 때보다 중요합니다. 가장 일반적인 문서 처리 프로세스 중 하나는 Microsoft Word 파일(.doc 또는 .docx)을 안전한 PDF로 변환하고 법적 효력이 있는 디지털 서명을 포함하는 것입니다. 이 프로세스는 특히 디지털 서명 규제가 엄격한 홍콩, 싱가포르 및 기타 동남아시아 지역에서 문서의 진위성을 보장하고 지역 규정을 준수하는 데 매우 중요합니다.

본 가이드는 Word 문서를 PDF로 변환하고 디지털 서명을 추가하는 간단하면서도 중요한 단계를 안내하여 현지 법률 및 국제 모범 사례 표준을 준수하도록 합니다.

디지털 서명을 사용하는 이유?

시작하기 전에 전자 서명과 디지털 서명의 차이점을 이해하는 것이 매우 중요합니다.

전자 서명은 동의 또는 승인을 나타내기 위해 문서에 첨부된 모든 상징적인 전자 기호 또는 프로세스를 의미합니다. 반면 디지털 서명은 데이터의 무결성과 진위성을 보장하기 위해 암호화 알고리즘을 사용하는 전자 서명의 한 유형입니다. 디지털 서명은 일반적으로 홍콩의 “전자 거래 조례”(제553장) 및 싱가포르에서 시행되는 "전자 거래법"과 같은 더 엄격한 법적 프레임워크를 준수합니다.

1단계: Word 문서 준비

Word 파일이 완료되었고 필요한 모든 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오. 형식, 레이아웃 및 내용 정확성을 확인하십시오. 디지털 서명을 한 후 문서 내용을 수정하면 서명이 무효화될 수 있습니다.

• 최적의 호환성을 위해 Microsoft Word 2013 이상 버전을 사용하는 것이 좋습니다.
• 필요한 경우가 아니면 서명 영역을 방해하지 않도록 편집 가능한 모든 양식 필드를 제거하십시오.

디지털 서명된 PDF를 수정하면 위변조 방지 메커니즘이 손상되어 법적 효력에 영향을 미칠 수 있음을 명심하십시오.

2단계: Word를 PDF로 변환

Word 문서를 PDF 파일로 변환하는 방법에는 여러 가지가 있으며, 다음은 가장 일반적으로 사용되는 방법입니다.

Microsoft Word 사용:

1. Word에서 문서를 엽니다.
2. 파일 ➜ 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
3. 저장 위치를 선택하고 “파일 형식” 드롭다운 메뉴에서 PDF를 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

이 방법은 간단하고 효율적이며 대부분의 사용 시나리오에서 선호되며 형식 변환 품질도 더 높습니다.

온라인 Word-PDF 변환 도구 사용:

Google Docs 또는 모바일 장치를 사용하는 경우 Smallpdf, Adobe Acrobat Online 또는 eSignGlobal에서 제공하는 변환 기능을 선택할 수도 있습니다. 이러한 도구는 디지털 서명 통합도 지원합니다.

참고: 온라인 도구를 선택할 때는 GDPR, PDPA 또는 기타 관련 데이터 개인 정보 보호 규정을 준수하는지 확인하십시오.

3단계: 법적 효력이 있는 디지털 서명 추가

문서를 PDF로 변환한 후 신뢰할 수 있는 인증 기관(CA) 또는 서명 서비스 제공업체(예: eSignGlobal)를 사용하여 디지털 서명을 추가하십시오. 이렇게 하면 파일에 위변조 방지 기능이 부여되고 다음 지역의 규정 준수 프레임워크에서 법적 효력을 갖게 됩니다.

• 제553장 - 홍콩 “전자 거래 조례”
• 싱가포르 “전자 거래법”
• 태국 “전자 거래법” B.E. 2544 (2001)

eSignGlobal을 사용하여 PDF에 디지털 서명 추가:

1. PDF 파일을 eSignGlobal 플랫폼에 업로드합니다.
2. “서명 추가” 기능을 선택합니다.
3. 그리기, 입력 또는 디지털 인증서 업로드의 세 가지 서명 방법 중 하나를 선택합니다.
4. 서명의 위치와 크기를 조정합니다.
5. 법적으로 인정되는 디지털 인증서를 사용하여 서명을 적용합니다.
6. 서명된 PDF 파일을 다운로드하여 규정을 준수하고 안전한지 확인합니다.

고급 기능에는 타임스탬프(규제 요구 사항에 필수적) 및 계약 및 다자간 문서에 적합한 다자간 공동 서명 프로세스가 포함됩니다.

디지털 서명 사용의 장점

• 법적 효력: 홍콩 제553장 등 규정 준수.
• 보안: 고급 암호화로 내용이 변조되지 않도록 보호합니다.
• 감사 추적: 각 서명된 문서에는 서명 시간, IP 주소 및 서명자 ID와 같은 메타데이터가 포함됩니다.
• 환경 보호 효과: 종이 사용 및 물류 운영을 줄입니다.

홍콩 및 동남아시아의 법적 요구 사항

홍콩에서는 제553장 "전자 거래 조례"에 따라 "디지털 서명"은 홍콩 우체국에서 인정하는 인증 기관(CA)에서 발행한 유효한 디지털 인증서에 첨부되어야 합니다. 싱가포르에서 법적 효력이 있는 서명은 “전자 거래법” 규정을 충족해야 하며 공인 인증 기관에서 발행해야 합니다.

따라서 선택한 플랫폼은 이러한 법적 요구 사항을 준수해야 합니다. eSignGlobal은 완벽한 현지화된 인프라와 규정 준수 도구를 제공하며 홍콩, 싱가포르 등 지역의 디지털 서명 규정을 충족하는 신뢰할 수 있는 선택입니다.

문서 규정 준수를 보장하는 팁

1. 항상 인증 기관의 자격을 확인하십시오. 관련 규제 기관에서 인정하는 서비스 제공업체만 사용하십시오.
2. 장기 유효성 검사(LTV)를 활성화하여 서명이 수년 후에도 유효한지 확인하십시오.
3. 서명된 문서를 편집하지 마십시오. 항상 보관용 사본을 보관하십시오.
4. 중요한 서명에 대해 다단계 인증(MFA)을 활성화하십시오.

자주 묻는 질문(FAQ)

질문: 디지털 서명은 동남아시아에서 법적으로 인정됩니까? 답변: 예, 홍콩, 싱가포르, 말레이시아, 태국 및 필리핀을 포함한 대부분의 동남아시아 국가에서는 "전자 거래법"과 같은 기술 중립적 법적 프레임워크에서 디지털 서명의 법적 지위를 인정하고 있습니다.

질문: 휴대폰에서 PDF에 서명할 수 있습니까? 답변: 예. eSignGlobal과 같은 플랫폼은 문서 업로드, 변환 및 디지털 서명을 지원하는 모바일 앱을 제공하며 생체 인식 인증 기능이 통합되어 있습니다.

질문: 다른 사람이 서명한 PDF 파일을 수정하면 어떻게 됩니까? 답변: 모든 수정은 디지털 서명을 자동으로 무효화하고 독자에게 알림으로써 파일의 진위성을 보호합니다.

결론

Word 문서를 PDF로 변환하고 디지털 서명을 추가하는 것은 기술적으로 어려워 보일 수 있지만 올바른 도구를 선택하고 현지 법률 규정을 이해하면 이 프로세스를 안전하고 효율적으로 완료할 수 있습니다. 홍콩 및 동남아시아 지역의 기업 디지털화가 가속화됨에 따라 PDF 디지털 서명은 법적 요구 사항일 뿐만 아니라 일상적인 비즈니스 운영의 핵심입니다.

홍콩 및 동남아시아 규정을 준수하는 신뢰할 수 있는 서명 플랫폼을 찾고 계십니까?

eSignGlobal은 DocuSign의 현지화된 권장 대체 솔루션으로, 엄격한 디지털 서명 사양을 위해 설계되었으며 홍콩, 싱가포르 등 지역의 규정 준수 요구 사항을 충족하며 포괄적인 기능과 편리한 작동을 제공합니다.