영국 이벤트 공급업체 계약에서 전자 서명을 사용하는 방법?

영국 이벤트 공급업체 계약서의 전자 서명 소개

빠르게 변화하는 이벤트 기획 세계에서 케이터링 업체, 시청각 장비 공급업체 또는 장식업체와 같은 공급업체와 계약을 체결하는 것은 물류상의 어려움이 될 수 있습니다. 기존의 종이 기반 계약은 종종 지연, 문서 손실 및 규정 준수 문제로 이어집니다. 전자 서명은 영국 이벤트 주최자가 속도와 보안을 통해 디지털 방식으로 거래를 마무리할 수 있도록 하는 간소화된 대안을 제공합니다. 장소 예약부터 꽃 장식 확인에 이르기까지 전자 서명은 행정 부담을 줄이면서 실행 가능한 계약을 보장합니다. 이 접근 방식은 영국 디지털 경제의 추진 방향과 일치하며 현재 기업의 80% 이상이 효율성을 높이기 위해 전자 프로세스를 사용하고 있습니다.

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영국 전자 서명 법률 및 규정

영국은 전자 서명이 법적 구속력이 있음을 인정하며, 그 프레임워크는 EU eIDAS 규정의 영향을 받으며, 브렉시트 이후 2000년 전자 통신법과 유지된 EU 법률을 통해 유지됩니다. 입력된 이름이나 클릭과 같은 간단한 전자 서명은 서명 의도를 입증하고 서명인과 연결되어 있는 한 대부분의 계약에 유효합니다. 금융과 같이 가치가 높거나 규제를 받는 산업의 경우 신뢰할 수 있는 제공업체의 인증된 디지털 인증서가 포함된 고급 또는 적격 전자 서명(QES)이 필요할 수 있습니다.

이벤트 공급업체 계약의 맥락에서 이러한 계약은 일반적으로 표준 상업 계약을 포함하므로 간단한 전자 서명으로 충분합니다. 2002년 영국 전자 서명 규정은 습식 잉크 서명과 동등하게 취급되도록 보장하므로 법정에서 차별을 받지 않습니다. 그러나 당사자는 분쟁에 대비하여 감사 추적을 유지해야 하며 GDPR에 따른 데이터 보호는 계약의 개인 정보에 적용됩니다. 이벤트 기획자는 공급업체의 동의를 확인하고 무효화 위험을 피하기 위해 영국 표준을 준수하는 플랫폼을 사용해야 합니다. 이러한 규제 명확성은 광범위한 채택을 지원하며 영국 정부와 같은 기관은 공공 부문 조달에 전자 서명을 인정하여 민간 이벤트에 선례를 남깁니다.

전자 서명을 사용하여 영국 이벤트 공급업체 계약을 처리하는 단계별 가이드

영국 이벤트 공급업체 계약에 전자 서명을 구현하는 것은 법적 규정 준수, 효율성 및 협업의 균형을 맞추는 구조화된 프로세스를 포함합니다. 다음은 이벤트 전문가를 위해 맞춤화된 실용적인 가이드입니다.

1단계: 규정 준수 전자 서명 플랫폼 선택

영국 및 eIDAS 표준을 준수하는 제공업체를 선택하십시오. 플랫폼은 실행 가능한 기록을 만들기 위해 타임스탬프, IP 로그 및 변조 방지 씰과 같은 기능을 제공해야 합니다. 이벤트 공급업체의 경우 현장 승인이 일반적이므로 모바일 액세스가 가능한 도구를 우선적으로 고려하십시오. 봉투 제한에 따라 가격을 검토하고(각 계약은 하나의 봉투로 계산됨) 다중 공급업체 이벤트에 대한 확장성을 확인하십시오.

2단계: 계약 초안 작성 및 준비

서비스 범위, 지불 일정, 취소 정책 및 책임 조항과 같은 조건을 간략하게 설명하는 명확한 표준 템플릿으로 시작하십시오. 영국 이벤트 계약은 2015년 소비자 권리법과 같은 소비자 법률을 준수해야 하며 예측할 수 없는 이벤트에 대처하기 위한 불가항력 조항을 포함해야 합니다. 플랫폼 편집기를 사용하여 서명 필드, 날짜 스탬프 및 공급업체 확인 확인란을 추가하십시오. 국제 공급업체의 경우 GDPR에 따른 국경 간 데이터 흐름에 유의하십시오.

3단계: 문서 업로드 및 구성

PDF 또는 Word 파일을 전자 서명 플랫폼에 업로드하십시오. 워크플로를 간소화하기 위해 서명 순서(예: 먼저 이벤트 주최자, 다음 공급업체)를 정의하십시오. 최종 서명 전에 공급업체에 보험 증명서를 요청하는 것과 같은 조건부 필드를 추가하십시오. 이메일 또는 SMS를 통해 알림을 활성화하여 알림을 보내십시오. 이는 시간에 민감한 이벤트 마감일에 매우 중요합니다. 영국에서는 플랫폼이 현지 시간대와 일치하도록 UTC 타임스탬프를 지원하는지 확인하십시오.

4단계: 계약서 보내기 및 추적

보안 링크를 통해 계약서를 배포하십시오. 공급업체는 모든 장치에서 액세스할 수 있는 개인화된 초대를 받습니다. 보기, 서명 및 거부 사항을 표시하는 실시간 대시보드에서 진행 상황을 추적하십시오. 회의의 여러 공급업체와 같은 대량 공급업체 계약의 경우 대량 보내기 기능을 사용하여 배포를 자동화하십시오. 영국 법률은 명확한 동의 증거를 요구하므로 IP 주소 및 장치 정보를 기록하는 플랫폼이 중요합니다.

5단계: 서명 및 첨부 파일 수집

공급업체는 그리기, 입력 또는 이미지 업로드와 같은 방법을 사용하여 전자 서명합니다. 이러한 방법은 영국 규칙에 따라 모두 유효합니다. 워크플로에서 직접 보험 증명서 또는 건강 및 안전 문서와 같은 첨부 파일을 요청하십시오. 서명되면 플랫폼은 감사 추적 기능이 있는 완료 인증서를 생성하며 PDF로 다운로드할 수 있습니다. 완료된 계약서를 중앙 집중식 저장소에 저장하여 이벤트 또는 감사 중에 쉽게 액세스할 수 있도록 하십시오.

6단계: 서명 후 거래 및 규정 준수 관리

서명 후 회계 소프트웨어와 같은 도구와 통합하여 송장 처리를 수행하십시오. 영국 시효 규정에 따라 최소 6년 동안 기록을 보관하십시오. 분쟁이 발생할 경우 감사 추적은 법정에서 허용되는 증거로 사용될 수 있습니다. EU 공급업체가 관련된 이벤트의 경우 eIDAS 상호 운용성을 확인하십시오. 강화된 GDPR 요구 사항과 같은 업데이트에 적응하기 위해 프로세스를 정기적으로 감사하십시오.

이러한 접근 방식은 처리 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축하여 서명되지 않은 거래로 인한 결석을 최소화합니다. 이벤트 회사는 계약 주기가 최대 70% 빨라져 창의적인 기획에 시간을 할애할 수 있다고 보고합니다. 그러나 유명 연예인이 관련된 것과 같은 고위험 계약의 경우 항상 법률 전문가와 상담하십시오.

영국 이벤트에 적합한 전자 서명 플랫폼 선택

수많은 옵션이 있는 상황에서 전자 서명 도구를 선택하는 것은 비용, 사용 편의성 및 영국 규정 준수와 같은 요소에 따라 달라집니다. 다음은 중립적인 비즈니스 관점에서 주요 업체를 간략하게 설명하고 이벤트 공급업체 관리와 관련된 기능에 중점을 둡니다.

DocuSign

DocuSign은 강력한 템플릿과 Salesforce와 같은 CRM 시스템과의 통합을 통해 공급업체 파이프라인을 관리하는 이벤트 팀에 적합한 시장 선두 주자입니다. Business Pro 요금제(연간 사용자당 $40/월)에는 대량 보내기 및 결제가 포함되어 있으며 사용자당 연간 최대 100개의 봉투를 지원합니다. 고급 감사 로그는 영국 규정 준수를 보장하지만 API 추가 기능은 사용자 지정 워크플로에 대한 비용을 증가시킬 수 있습니다.

Adobe Sign

Adobe Sign은 Adobe Acrobat 및 Microsoft Office와 원활하게 통합되어 문서 집약적인 이벤트 계약에 매우 적합합니다. 기본 요금제 가격은 사용자당 약 $10/월이며 엔터프라이즈 옵션에는 SSO 및 거버넌스가 포함됩니다. 강력한 모바일 서명 및 eIDAS 적격 서명을 제공하므로 영국 국경 간 이벤트에 적합하지만 봉투 제한으로 인해 대용량 사용자가 제한될 수 있습니다.

eSignGlobal

eSignGlobal은 100개의 주요 국가에서 규정 준수를 제공하며 전자 서명이 파편화되고 높은 표준과 엄격한 규제를 받는 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. 미국 및 유럽의 ESIGN/eIDAS 프레임워크 모델과 달리 APAC은 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 통합이 필요한 “생태계 통합” 솔루션을 요구합니다. eSignGlobal은 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와 같은 시스템과의 원활한 연결을 제공하여 이 점에서 탁월하며 이메일 기반 검증을 훨씬 능가합니다. Essential 요금제 가격은 월 $16.60이며 최대 100개의 서명 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드 검증을 허용합니다. 이 모든 것은 경쟁사보다 낮은 규정 준수, 비용 효율적인 기반을 기반으로 하면서 글로벌 범위를 유지합니다. 따라서 APAC 공급업체가 있는 영국 이벤트에 매우 적합합니다.

HelloSign(Dropbox 제공)

HelloSign은 단순성을 강조하며 저용량 사용을 위한 무료 계층을 제공하고 팀 버전은 사용자당 월 $15로 확장됩니다. 기본적인 감사 추적 및 Google Workspace 통합을 통해 영국 규정 준수 서명을 지원하여 소규모 이벤트 회사를 유치합니다. 그러나 조건부 논리와 같은 고급 기능은 업그레이드가 필요하므로 복잡한 공급업체 협상에서의 적용이 제한됩니다.

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전자 서명 플랫폼 비교

이 표는 절충안을 강조합니다. DocuSign과 Adobe Sign은 성숙한 영국 회사에 적합하고 eSignGlobal은 글로벌 이벤트에 가치를 제공하며 HelloSign은 스타트업에 적합합니다.

결론적으로 전자 서명은 영국 이벤트 공급업체 계약을 효율적이고 규정을 준수하는 프로세스로 전환합니다. DocuSign의 대안을 찾는 사용자의 경우 eSignGlobal은 지역 규정 준수, 경쟁력 있는 가격 책정 및 광범위한 지원으로 두각을 나타냅니다.