Microsoft Teams용 DocuSign: 채팅에서 나가지 않고 문서 서명

협업 환경에서 워크플로 간소화

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 팀은 워크플로를 중단하지 않고 생산성을 높이기 위해 통합 도구에 크게 의존합니다. Microsoft Teams는 커뮤니케이션의 핵심 허브로 부상했으며, DocuSign과 같은 전자 서명 솔루션을 직접 통합하여 중요한 문제점을 해결합니다. 즉, 애플리케이션을 전환하지 않고도 문서를 원활하게 서명할 수 있습니다. 이러한 통합을 통해 사용자는 채팅 인터페이스에서 직접 계약을 준비, 전송 및 실행할 수 있으므로 시간을 절약하고 원격 및 하이브리드 작업 환경에서 마찰을 줄일 수 있습니다.

Teams 앱 스토어를 통해 제공되는 Microsoft Teams용 DocuSign 앱은 전자 서명 기능을 채널, 채팅 및 회의에 내장합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 이는 영업팀이 화상 통화 중에 거래를 완료하거나 인사 부서가 그룹 토론에서 채용 제안서를 처리하는 데 특히 유용합니다. 관찰자들은 이러한 통합이 직원이 주요 협업 도구 내에서 작업을 완료할 수 있는 "제로 컨텍스트 전환"에 대한 증가하는 요구 사항과 일치한다고 지적합니다. 업계 보고서에 따르면 이는 채택률을 최대 30%까지 높일 수 있습니다.

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DocuSign이 Microsoft Teams와 통합되어 서명을 쉽게 만드는 방법

Teams의 DocuSign 핵심 기능

DocuSign과 Microsoft Teams의 통합은 전자 서명 플랫폼을 Teams 생태계에 직접 내장하는 데 중점을 둡니다. 사용자는 OneDrive 또는 로컬 저장소에서 문서를 업로드하고, Teams 구성원을 포함한 서명자를 추가하고, 채팅 창을 벗어나지 않고도 서명을 위해 라우팅할 수 있습니다. 예를 들어, Teams 회의 중에 사용자는 채팅에 "/docusign"과 같은 명령을 입력하여 서명 요청을 시작할 수 있습니다. 그러면 문서 선택 및 필드 배치를 위한 패널이 열립니다. 이는 DocuSign의 전자 서명 제품에서 지원하며, 백엔드 처리를 처리하는 동시에 사용자 경험을 Teams 기본 경험과 일관되게 유지합니다.

비즈니스 관점에서 볼 때 이러한 설정은 문서 워크플로에서 흔히 발생하는 병목 현상인 이메일 왕복 상호 작용을 최소화합니다. 기업은 특히 시간대 차이로 인해 기존 방식이 복잡해지는 글로벌 팀에서 서명 주기를 며칠에서 몇 시간으로 단축하는 등 더 빠른 처리 시간을 보고합니다. 이 통합은 문서가 서명될 때 Teams 채널에 표시되는 것과 같은 실시간 알림 기능을 지원하여 투명성과 책임성을 보장합니다.

단계별 워크플로: 채팅을 벗어나지 않고 서명

실용성을 설명하기 위해 일반적인 판매 시나리오를 고려해 보겠습니다. Teams 채널에서 거래를 논의하고 즉시 계약을 검토해야 합니다.

1. 채팅에서 시작: 일대일 채팅 또는 그룹 채널에서 앱 메뉴에서 DocuSign 앱을 선택합니다. 문서를 업로드하거나 SharePoint/OneDrive 통합을 통해 가져옵니다.

2. 문서 준비: 앱 내 편집기를 사용하여 서명 필드, 날짜 스탬프 및 확인란을 끌어다 놓습니다. DocuSign의 템플릿은 NDA 또는 공급업체 계약과 같은 반복적인 계약에 대해 미리 로드할 수 있습니다.

3. 서명자 추가 및 전송: Teams 구성원을 서명자로 태그하거나 외부 이메일을 입력합니다. 시스템은 별도의 이메일 대신 Teams 알림을 통해 전송되는 보안 링크를 생성합니다.

4. 서명 및 추적: 수신자는 Teams 내에서 링크를 클릭하여 모바일 장치 또는 데스크톱에서 서명합니다. 진행 상황 업데이트가 채팅에 나타나고 감사 추적은 보고를 위해 Teams와 동기화되는 DocuSign 대시보드를 통해 액세스할 수 있습니다.

5. 완료 및 저장: 서명 후 최종 문서는 자동으로 OneDrive 또는 SharePoint에 저장되고 Teams 스레드에 확인 메시지가 게시됩니다.

이 프로세스는 ESIGN 및 eIDAS와 같은 표준을 준수하도록 DocuSign의 API를 활용하여 규제 대상 산업에 적합합니다. 그러나 사용자는 서명 프로세스가 원활하지만 조건부 필드와 같은 고급 사용자 지정에는 복잡한 설정을 위해 전체 DocuSign 웹 앱으로 이동해야 할 수 있다는 점에 유의해야 합니다.

더 넓은 DocuSign 생태계: IAM 및 CLM 향상

DocuSign은 계약 수명 주기 관리(CLM) 도구를 포함하는 지능형 계약 관리(IAM) 제품군을 통해 기본 전자 서명 기능을 확장합니다. IAM은 AI를 사용하여 조항 추출 및 위험 평가를 수행하여 초안 작성 및 협상에서 실행 및 분석에 이르기까지 전체 계약 프로세스를 자동화합니다. Teams 컨텍스트에서 CLM 통합을 통해 팀은 채팅에서 조항 협업을 할 수 있으며 AI 제안이 스레드 응답으로 나타납니다.

기업의 경우 DocuSign의 CLM은 Microsoft Power Automate와 통합되어 사용자 지정 워크플로를 위한 중앙 집중식 저장소 및 분석을 제공합니다. 이는 DocuSign을 단순한 포인트 솔루션이 아닌 전체 수명 주기 파트너로 포지셔닝하므로 디지털 전환을 확장하기 위한 전략적 움직임입니다. 가격은 개인 플랜의 경우 월 약 10달러부터 시작하지만 API 액세스 및 고급 보안 추가 기능을 통해 엔터프라이즈 수준으로 확장되어 강력하지만 계층화된 비즈니스 모델을 반영합니다.

대안 평가: 전자 서명 제공업체의 중립적 비교

DocuSign의 Teams 통합이 사용 편의성에 대한 높은 기준을 설정했지만 기업은 종종 비용, 규정 준수 및 지역 적응성을 기준으로 경쟁업체와 비교합니다. 주요 업체로는 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox의 일부)이 있으며, 각 업체는 협업 환경에서 고유한 강점을 제공합니다.

Adobe Sign: Adobe 생태계와의 강력한 통합

Adobe Acrobat 서비스의 일부인 Adobe Sign은 앱을 통해 Microsoft Teams와 잘 통합되어 사용자가 채팅에서 직접 서명을 요청하고 공유 알림을 통해 추적할 수 있습니다. 양식 채우기 및 모바일 서명과 같은 기능을 통해 PDF 중심 프로세스를 강조하여 Teams의 파일 공유 기능과 원활하게 정렬됩니다. Adobe의 강점은 엔터프라이즈급 보안 및 AI 기반 문서 통찰력에 있으며, 이는 크리에이티브 및 법률 팀에 이상적입니다. 그러나 가격은 좌석 기반이며 개인의 경우 월 10달러/사용자부터 시작하며 워크플로 자동화와 같은 고급 기능이 필요한 팀의 경우 급격히 증가할 수 있습니다.

eSignGlobal: 지역적 초점과 글로벌 범위

eSignGlobal은 특히 전자 서명 규정이 파편화되고 높은 기준을 충족하며 엄격하게 규제되는 아시아 태평양(APAC) 운영을 위한 비용 효율적인 대안으로 자리매김하고 있습니다. 미국과 EU가 이메일 확인 또는 자체 선언 기반 프레임워크인 ESIGN/eIDAS 표준에 의존하는 것과 달리 APAC은 “생태계 통합” 규정 준수(정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 수준 도킹)를 요구합니다. eSignGlobal은 100개 이상의 주요 글로벌 국가 및 지역의 규정을 준수하며 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와 같은 통합을 통해 APAC에서 강력한 입지를 확보하고 있습니다. 이를 통해 기본 모드를 능가하는 원활하고 높은 보증 검증이 가능합니다.

이 플랫폼은 좌석 요금 없이 무제한 사용자를 지원하므로 확장 가능합니다. Essential 플랜은 월 16.6달러(연간 청구)에 불과하며 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드를 통한 검증을 허용합니다. 모두 규정 준수, 고가치 기반을 기반으로 합니다. eSignGlobal은 미국과 EU를 포함한 전 세계적으로 적극적으로 경쟁하고 있으며 DocuSign 및 Adobe Sign과 경쟁하며 일반적으로 더 낮은 가격으로 AI 계약 도구 및 대량 전송과 같은 강력한 기능을 유지합니다.

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HelloSign: 중소기업을 위한 간편함

Dropbox에서 인수한 HelloSign은 채팅에서 빠른 서명 요청을 위한 간단한 Teams 통합을 제공합니다. 사용자 친화적인 템플릿과 모바일 지원에 탁월하지만 엔터프라이즈 CLM 기능의 깊이가 부족합니다. 가격은 경쟁력이 있으며 기본 버전은 월 15달러이며 API와 같은 추가 구성 요소가 있습니다.

중립적 비교 표

의사 결정을 돕기 위해 다음은 주요 비즈니스 기준에 따른 이러한 제공업체에 대한 균형 잡힌 개요입니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 성숙도에서 앞서고 있으며 eSignGlobal과 같은 대안은 비용 또는 지역에 중점을 둔 기업에 유연성을 제공합니다.

기업의 전략적 고려 사항

비즈니스 관점에서 볼 때 선택은 팀 규모, 지리적 위치 및 통합 요구 사항에 따라 달라집니다. DocuSign의 Teams 기능은 성숙한 생태계에서 탁월하지만 좌석당 라이선스 및 SMS 전송과 같은 추가 기능으로 인해 총 비용이 더 많이 들 수 있습니다. 대안은 틈새 시장을 제공합니다. Adobe는 PDF 집약적 워크플로에, HelloSign은 사용 편의성에, eSignGlobal은 규정 준수, 확장 가능한 APAC 운영에 적합합니다.

결론적으로 DocuSign은 여전히 원활한 Teams 서명의 벤치마크이지만 대안을 탐색하면 비용과 규정 준수를 최적화할 수 있습니다. 지역 규정 준수 요구 사항의 경우 eSignGlobal은 DocuSign의 중립적이고 실행 가능한 대안으로 두드러집니다.