DocuSign CLM: 모든 템플릿에서 업데이트되는 '스마트 조항' 설정

DocuSign CLM 및 스마트 조항 소개

계약 라이프사이클 관리(CLM)의 끊임없이 진화하는 영역에서 기업은 반복적인 작업을 간소화하고 문서 일관성을 보장할 수 있는 도구를 점점 더 찾고 있습니다. 더 광범위한 DocuSign Agreement Cloud의 일부인 DocuSign CLM은 계약 생성부터 실행 및 분석에 이르기까지 모든 것을 처리하도록 설계된 강력한 플랫폼으로 두각을 나타냅니다. 핵심적으로 CLM은 계약 초안 작성, 협상, 승인, 실행 및 갱신을 포함한 계약의 엔드 투 엔드 프로세스를 관리하는 것을 의미합니다. DocuSign CLM은 AI 기반 기능을 통합하여 이러한 워크플로를 자동화하므로 기업이 수동 오류를 줄이고 거래 주기를 가속화하는 데 선호하는 솔루션입니다.

DocuSign CLM의 뛰어난 기능 중 하나는 사용자가 여러 템플릿과 문서에서 자동으로 업데이트되는 동적이고 재사용 가능한 계약 조항을 만들 수 있는 "스마트 조항"입니다. 이 기능은 규제 변경, 회사 정책 또는 시장 상황으로 인해 진화하는 표준화된 언어를 처리하는 조직에 특히 유용합니다. 조항을 중앙에서 관리함으로써 스마트 조항은 각 템플릿을 수동으로 편집해야 하는 필요성을 없애 시간을 절약하고 규정 준수 위험을 최소화합니다. 비즈니스 관점에서 볼 때 이 기능은 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 민첩한 계약 관리에 대한 증가하는 요구 사항과 일치합니다.

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DocuSign CLM 이해하기

DocuSign CLM은 기본적인 전자 서명 기능을 넘어 포괄적인 계약 관리 도구를 제공하는 엔터프라이즈급 솔루션입니다. 약관 라이브러리를 사용하여 초기 초안 작성부터 실행 후 분석에 이르기까지 전체 계약 라이프사이클을 지원합니다. 주요 구성 요소로는 AI 기반 계약 검토, 의무 추적, Salesforce와 같은 CRM 시스템과의 통합이 있습니다. 기업에게 이는 협상 시간 단축(일반적으로 최대 50%)과 계약 성과에 대한 더 나은 가시성을 의미합니다.

DocuSign CLM의 스마트 조항은 지능적이고 버전 제어된 빌딩 블록 역할을 합니다. 여기에는 변수, 조건부 논리 및 외부 데이터 소스에 대한 링크가 포함되어 업데이트가 원활하게 전파되도록 할 수 있습니다. 이는 금리, 규정 준수 표준 또는 배상 조항과 관련된 조항을 자주 수정해야 할 수 있는 금융 또는 법률 서비스와 같은 산업에서 특히 유용합니다.

DocuSign CLM에서 모든 템플릿에 걸쳐 업데이트되는 “스마트 조항” 설정하기

DocuSign CLM에서 스마트 조항을 구현하려면 플랫폼 액세스 및 구성부터 시작하는 구조화된 접근 방식이 필요합니다. 이 프로세스는 효율성을 높일 뿐만 아니라 법률 및 운영의 일관성을 보장합니다. 아래에서는 표준 DocuSign 워크플로를 기반으로 비즈니스 사용자에게 실용적인 지침을 제공하는 단계별 설정 가이드를 간략하게 설명합니다.

1단계: 약관 라이브러리 액세스

먼저 DocuSign CLM 계정에 로그인하고 “계약 관리” 대시보드로 이동합니다. 거기에서 관리 또는 라이브러리 섹션에서 "약관 라이브러리"를 선택합니다. CLM을 처음 사용하는 경우 구독에 CLM 모듈이 포함되어 있는지 확인하십시오. 일반적으로 Business Pro 이상 플랜에서 사용할 수 있거나 엔터프라이즈 사용자를 위한 추가 기능으로 제공됩니다. 약관 라이브러리는 모든 스마트 조항을 저장하고 관리하는 중앙 저장소 역할을 합니다.

새로운 스마트 조항을 만들려면 "새 약관"을 클릭합니다. "표준 배상 조항 v2.0"과 같이 설명적인 이름을 제공하고 부서 또는 계약 유형별로 분류합니다. 서식 있는 텍스트 형식, 표 또는 날짜 또는 당사자 이름과 같은 동적 요소를 위한 임베디드 필드를 포함할 수 있는 약관 텍스트를 입력합니다.

2단계: 스마트 속성 정의

약관을 "스마트"하게 만드는 핵심은 구성 가능성입니다. 약관 편집기에서 “스마트 약관” 전환 스위치를 활성화합니다. 여기에서 계약 메타데이터 또는 외부 API에서 가져온 [PARTY_NAME] 또는 [EFFECTIVE_DATE]와 같은 자리 표시자인 변수를 추가할 수 있습니다. 자동화를 위해 조건부 논리를 통합할 수 있습니다. 예를 들어 계약 가치가 10만 달러를 초과하는 경우 해당 조항은 강화된 책임 조항을 자동으로 삽입할 수 있습니다.

계약 조립을 안내하는 DocuSign의 규칙 기반 시스템인 플레이북에 약관을 연결합니다. 플레이북을 사용하면 산업별 규정과 같은 미리 정의된 시나리오에 따라 약관을 조정할 수 있습니다. 실시간 템플릿에서 작동하는 방식을 시뮬레이션하기 위해 미리보기 기능을 사용하여 논리를 테스트합니다.

3단계: 템플릿과 약관 연결

DocuSign CLM의 템플릿은 미리 구축된 계약 프레임워크입니다. 업데이트가 전파되도록 하려면 템플릿 생성 또는 편집 중에 “약관 삽입” 옵션을 통해 스마트 조항을 템플릿에 삽입합니다. 라이브러리에서 선택하고 모든 변수를 템플릿 필드에 매핑합니다. 템플릿 간 업데이트의 경우 속성에서 약관을 "글로벌"로 지정합니다. 이 설정은 라이브러리의 모든 수정 사항이 수동 개입 없이 모든 연결된 템플릿에 자동으로 반영되도록 합니다.

예를 들어 새로운 GDPR 요구 사항으로 인해 배상 조항을 업데이트해야 하는 경우 라이브러리에서 한 번만 편집하면 됩니다. 해당 변경 사항은 스마트 조항 ID를 참조하는 경우 NDA, MSA 및 공급업체 계약의 템플릿과 동기화됩니다. 이 동기화는 저장 후 실시간으로 발생하지만 문서 저장소에서 전파를 확인하기 위해 항상 일괄 업데이트 감사를 실행합니다.

4단계: 버전 제어 및 승인 워크플로

스마트 조항은 변경 사항을 추적하기 위해 버전 제어를 지원합니다. 약관 설정에서 버전 기록을 활성화하면 편집, 승인자 및 타임스탬프가 기록됩니다. 승인 워크플로와 통합합니다. 약관 업데이트를 법률 팀에 검토를 위해 라우팅한 다음 온라인으로 전환합니다. 이는 감사 추적을 생성하므로 규정 준수에 매우 중요합니다.

템플릿 간에 업데이트를 롤아웃하려면 라이브러리에서 “일괄 업데이트” 도구를 사용합니다. 여러 템플릿을 선택하고 수정된 약관을 적용하고 영향을 미리 봅니다. DocuSign CLM의 AI 도우미는 업데이트 중에 중복 조항을 표시하는 것과 같은 최적화를 제안할 수도 있습니다.

5단계: 테스트 및 배포

전체 배포 전에 샌드박스 환경(엔터프라이즈 플랜에서 사용 가능)에서 스마트 조항을 만들어 테스트합니다. 업데이트된 템플릿에서 샘플 계약을 생성하고 서명 프로세스를 시뮬레이션합니다. 플랫폼의 분석 대시보드를 사용하여 변수 불일치 또는 논리 오류와 같은 문제를 모니터링합니다.

테스트가 완료되면 “게시” 버튼을 통해 배포합니다. 지속적인 관리를 위해 약관 종속성 알림을 설정합니다. 예를 들어 연결된 템플릿이 독립적으로 수정된 경우 경고를 보냅니다. 이 설정의 초기 구성에는 일반적으로 1~2시간이 걸리지만 매년 수백 시간의 수동 수정 시간을 절약할 수 있도록 확장할 수 있습니다.

유지 관리 모범 사례

비즈니스 관점에서 스마트 조항을 살아있는 자산으로 간주합니다. 특히 규제 대상 산업에서는 매 분기마다 정기적으로 검토합니다. AI 기반 약관 분석을 위해 DocuSign의 Insight 모듈과 통합합니다. 이 분석은 사용 패턴을 식별하고 개선 사항을 제안합니다. 과제로는 비기술 사용자의 초기 설정 복잡성과 정확한 데이터 매핑에 대한 의존성이 있지만 일관성과 속도에 대한 ROI는 상당합니다. 기업은 계약 주기가 최대 30%까지 빨라졌다고 보고합니다.

이 기능은 DocuSign CLM을 스마트 계약 자동화의 선두 주자로 만들지만 최적의 사용을 위해서는 교육에 투자해야 합니다.

전자 서명 및 CLM 플랫폼 비교

균형 잡힌 관점을 제공하기 위해 DocuSign을 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox Sign의 일부)과 같은 경쟁업체와 비교해 보겠습니다. 각 플랫폼은 특히 통합, 가격 책정 및 지역 규정 준수 측면에서 CLM 기능에 대해 다양한 수준의 강점을 제공합니다.

DocuSign은 스마트 조항과 같은 기능을 갖춘 포괄적인 CLM에서 탁월하지만 좌석 기반 가격 책정은 대규모 팀의 경우 비용이 누적될 수 있습니다.

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud에 통합되어 PDF 도구 및 엔터프라이즈 보안과의 원활한 워크플로를 강조합니다. DocuSign과 유사한 약관 라이브러리를 지원하지만 Adobe의 Sensei AI를 통한 문서 조립에 더 중점을 둡니다. 가격은 기본 버전의 경우 사용자당 월 약 10달러부터 시작하여 사용자 지정 엔터프라이즈 플랜으로 확장됩니다. 창의적인 산업에 적합하지만 심층적인 CLM 분석이 부족할 수 있습니다.

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 규정을 준수하는 글로벌 플레이어로 자리매김하고 있으며 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강력한 입지를 확보하고 있습니다. APAC의 전자 서명 환경은 파편화되어 있으며 높은 표준과 엄격한 규정을 가지고 있어 미국에서 프레임워크에 더 중점을 둔 ESIGN/UETA 또는 이메일 확인 또는 자기 선언에 의존하는 유럽의 eIDAS와 달리 에코시스템 통합 솔루션이 필요합니다. APAC은 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 수준 통합이 필요하며, 이는 서구 모델보다 기술 장벽을 크게 높입니다. eSignGlobal은 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 시스템을 기본적으로 지원하여 이 문제를 해결하여 추가 애드온 없이 법적 효력을 보장합니다. Essential 플랜은 월 16.6달러(연간 청구)에 불과하며 최대 100개의 문서 서명, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드 확인을 허용하여 규정 준수를 유지하면서 경쟁력 있는 가치를 제공합니다. 이를 통해 유연한 가격 책정 및 더 빠른 지역 성능 측면에서 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁하면서 APAC에 집중하고 전 세계적으로 확장하는 기업을 위한 비용 효율적인 대안이 됩니다.

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HelloSign(Dropbox Sign)은 월 사용자당 15달러부터 시작하는 간단한 전자 서명 및 기본 템플릿 관리를 제공합니다. 중소기업(SMB)에 적합하지만 동적 약관과 같은 고급 CLM 기능이 부족합니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 깊이 측면에서 선두를 달리고 있으며 대안은 경제성과 지역 적응성 측면에서 빛을 발합니다.

APAC의 지역 규정 준수

APAC의 전자 서명 규정은 매우 다양합니다. 중국은 CFCA 인증이 필요하고, 일본은 적격 타임스탬프가 필요하며, 싱가포르는 Singpass 통합을 통해 전자 거래법을 시행합니다. 고급 서명에 대한 계층화된 프레임워크를 제공하는 유럽의 eIDAS 또는 의도와 기록 무결성에 중점을 둔 미국의 ESIGN 법안과 달리 APAC은 에코시스템 통합을 강조하며 종종 G2B 및 B2C 유효성을 위해 서명을 국가 디지털 ID에 바인딩합니다. 이러한 파편화는 글로벌 표준과 지역적 뉘앙스의 균형을 맞추는 논의 중인 플랫폼에 대한 요구를 주도합니다.

최종 생각

스마트 조항과 같은 고급 CLM 기능을 우선시하는 기업의 경우 DocuSign은 여전히 신뢰할 수 있는 선택입니다. 그러나 APAC의 지역 규정 준수를 위해 eSignGlobal은 최적화된 통합 및 가치를 갖춘 중립적이고 효과적인 대안을 제공합니다. 규모와 지리적 위치에 따라 평가하십시오.