DocuSign CLM: 레거시 계약을 SharePoint에서 DocuSign CLM으로 마이그레이션

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빠르게 변화하는 비즈니스 운영 세계에서 계약을 효과적으로 관리하는 것은 규정 준수, 협업 및 비용 관리에 매우 중요합니다. 많은 조직이 여전히 레거시 계약을 저장하기 위해 SharePoint에 의존하고 있지만 디지털 전환이 가속화됨에 따라 DocuSign CLM과 같은 전문 플랫폼으로 마이그레이션하면 향상된 자동화 및 통찰력을 얻을 수 있습니다. 이러한 전환은 버전 제어 문제 및 수동 워크플로와 같이 SharePoint에서 흔히 발생하는 문제점을 해결하여 팀이 진행 중인 운영을 중단하지 않고도 프로세스를 간소화할 수 있도록 합니다.

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DocuSign CLM이란 무엇입니까?

DocuSign CLM(계약 라이프사이클 관리)은 생성부터 갱신까지 전체 계약 프로세스를 처리하도록 설계된 포괄적인 플랫폼입니다. DocuSign의 전자 서명 기능과 원활하게 통합되어 계약 초안 작성, 협상, 승인 및 분석을 위한 도구를 제공합니다. 기본적인 전자 서명 솔루션과 달리 CLM은 AI 기반 조항 추출, 의무 추적 및 위험 평가를 포함하여 엔드 투 엔드 계약 관리에 중점을 둡니다. 따라서 대량의 계약을 처리하는 기업에 이상적이며 규정 준수를 보장하고 관리 부담을 줄입니다.

미국 및 EU와 같은 지역의 기업의 경우 DocuSign CLM은 ESIGN 법안 및 eIDAS 규정과 같은 주요 전자 서명 법률을 준수하며, 이러한 법률은 디지털 서명에 습식 잉크 서명과 동등한 법적 효력을 제공합니다. 아시아 태평양 시장에서는 규정이 더 파편화될 수 있습니다. 예를 들어 싱가포르의 전자 거래법 또는 홍콩의 전자 거래 조례와 같이 DocuSign CLM은 사용자 정의 가능한 규정 준수 기능을 제공하지만 조직은 현지 뉘앙스에 맞게 추가 기능을 추가해야 할 수 있습니다.

SharePoint의 레거시 계약 문제점

SharePoint는 오랫동안 다용도 문서 저장소 역할을 해왔지만 계약 특정 워크플로에 최적화되어 있지는 않습니다. 거기에 저장된 레거시 계약은 종종 메타데이터가 흩어져 있고 검색 가능성이 낮으며 자동화된 승인이 부족합니다. 버전 기록이 복잡해져 감사 또는 갱신 시 오류가 발생할 수 있습니다. 비즈니스 관점에서 이러한 비효율성은 운영 비용 증가로 이어집니다. 연구에 따르면 수동 계약 검토는 회사 수익의 9%를 소비할 수 있습니다. DocuSign CLM으로 마이그레이션하면 고급 태깅 및 분석을 통해 데이터를 중앙 집중화하여 이러한 문제를 해결하지만 데이터 손실 또는 가동 중지 시간을 방지하기 위해 신중한 계획이 필요합니다.

단계별 마이그레이션 가이드: SharePoint에서 DocuSign CLM으로

레거시 계약을 SharePoint에서 DocuSign CLM으로 마이그레이션하려면 데이터 무결성을 보장하고 중단을 최소화하기 위한 구조화된 접근 방식이 필요합니다. 이 프로세스는 계약량에 따라 몇 주에서 몇 달이 걸릴 수 있으며 일반적으로 평가, 준비, 전송 및 검증 단계를 포함합니다. 기업은 IT 지원 및 교육 리소스를 할당해야 합니다. 투자 수익은 일반적으로 더 빠른 계약 주기와 감소된 규정 준수 위험을 통해 나타나기 때문입니다.

1단계: SharePoint 계약 평가 및 인벤토리 작성

먼저 SharePoint 라이브러리에 대한 철저한 감사를 수행합니다. SharePoint에 내장된 검색 및 보고 도구를 사용하여 모든 레거시 계약을 목록화하고 파일 유형(예: PDF, Word 문서), 메타데이터(예: 날짜, 관련 당사자) 및 링크 승인과 같은 종속성을 기록합니다. SharePoint의 콘텐츠 쿼리 웹 파트 또는 타사 추가 기능과 같은 도구를 사용하면 이 데이터를 분석을 위해 CSV로 내보낼 수 있습니다. 만료가 임박했거나 규정 준수 문제가 있는 고위험 계약을 식별하고 우선 순위를 지정합니다. 이 단계는 누락을 방지합니다. 예를 들어 포함된 링크를 무시하면 마이그레이션 후 참조가 손상될 수 있습니다.

계약량을 추정합니다. 문서가 수천 개 있는 경우 DocuSign의 가져오기 제한을 초과하지 않도록 일괄 처리하는 것을 고려하십시오. 법률, 재무 및 IT 부서에서 이해 관계자를 고용하여 마이그레이션 후 95%의 데이터 정확도와 같은 성공 지표를 정의합니다.

2단계: 호환성을 위해 데이터 준비

SharePoint 데이터를 정리하고 표준화합니다. 보관 규정 준수를 위해 비표준 형식을 PDF/A로 변환하고 계약 유형, 가치 및 갱신 날짜와 같은 DocuSign CLM 호환 필드로 메타데이터를 풍부하게 합니다. DocuSign은 관리자 콘솔을 통해 SharePoint 열을 CLM 속성에 매핑하는 마이그레이션 템플릿을 제공합니다.

권한을 신중하게 처리합니다. SharePoint 액세스 로그를 내보내 CLM에서 사용자 역할을 복제합니다. 계약에 다른 플랫폼의 전자 서명이 포함된 경우 ESIGN과 같은 법률에 따라 유효성을 검사하여 원활한 전송을 보장합니다. DocuSign의 샌드박스 환경을 사용하여 작은 부분(예: 50개 계약)을 테스트하여 누락된 디지털 스탬프와 같은 형식 오류를 식별합니다.

아시아 태평양 지역의 회사의 경우 여기서 지역 법률을 검토하십시오. 중국의 전자 서명법은 특정 인증 방법을 요구하므로 다시 실행할 필요가 없도록 이전 규정 준수 증명을 추가하여 메타데이터를 강화하십시오.

3단계: 데이터 전송 실행

DocuSign의 대량 가져오기 도구를 활용하거나 API 통합을 통해 자동화된 마이그레이션을 수행합니다. SharePoint의 “Excel로 내보내기” 기능으로 시작한 다음 DocuSign의 데이터 가져오기 마법사를 사용하여 파일을 대량으로 업로드합니다. 복잡한 설정의 경우 Microsoft Power Automate와 같은 커넥터를 사용하여 라이브러리를 직접 동기화하여 문서를 CLM 저장소로 가져옵니다.

DocuSign의 대시보드를 통해 전송을 실시간으로 모니터링합니다. 중복 ID와 같은 오류를 표시합니다. 대규모 데이터 세트를 처리하는 경우 영향을 최소화하기 위해 피크 시간 외에 마이그레이션을 예약합니다. 전송 후 무결성 검사를 실행합니다. 손상이 발생하지 않았는지 확인하기 위해 소스와 대상 간에 파일 해시를 비교합니다.

이 단계는 글로벌 팀의 기업에 매우 중요합니다. 국경 간 전송 지연으로 인해 아시아 태평양 사용자가 지연될 수 있으므로 가능한 경우 지역 데이터 센터를 우선적으로 고려하십시오.

4단계: 워크플로 구성 및 사용자 교육

데이터가 CLM에 들어오면 SharePoint 프로세스를 미러링하지만 자동화를 강화하는 워크플로를 설정합니다. 승인 체인, 일반적인 계약 템플릿 및 Salesforce와 같은 CRM 시스템과의 통합 지점을 정의합니다. DocuSign CLM의 AI 기능은 마이그레이션된 계약을 자동으로 분류하여 의무에 대한 조항을 태깅할 수 있습니다.

교육 과정을 실시합니다. DocuSign은 인증 프로그램을 제공하여 사용자가 인터페이스에 익숙해지도록 합니다. 전체 출시 전에 한 부서에서 시범 운영하여 피드백을 수집하여 설정을 최적화합니다. 변경 관리를 처리합니다. 검색 시간을 몇 시간에서 몇 분으로 단축하는 것과 같은 이점을 전달합니다.

5단계: 검증, 온라인 전환 및 모니터링

엔드 투 엔드 테스트를 수행합니다. 마이그레이션된 데이터를 사용하여 계약 검토, 서명 및 보고를 시뮬레이션합니다. 샘플을 감사하여 규정 준수를 보장하고 서명이 해당 법률에 따라 법적 효력을 유지하는지 확인합니다. 비핵심 계약부터 시작하여 단계적으로 온라인 전환합니다.

마이그레이션 후 CLM 분석을 사용하여 주기 시간과 같은 KPI를 추적합니다. 정기적인 백업을 예약하고 EU eIDAS 2.0 업데이트와 같이 진화하는 규정에 적응하기 위해 연간 검토를 수행합니다.

이 마이그레이션은 운영을 현대화할 뿐만 아니라 업계 벤치마크에 따라 30-50%의 효율성 향상을 달성하여 확장형 기업에 대한 전략적 투자가 됩니다.

마이그레이션 후 DocuSign CLM의 이점

마이그레이션 후 조직은 계약 포트폴리오에 대한 가시성이 향상되고 AI 기반 통찰력이 위험을 조기에 표시한다고 보고합니다. 전자 서명과의 통합으로 처리 시간이 며칠에서 몇 시간으로 단축되었으며 강력한 감사 추적은 금융과 같은 규제 산업의 규정 준수를 지원합니다. 그러나 사용자 정의 기업 가격부터 시작하는 비용은 SharePoint의 낮은 초기 비용과 비교하여 평가해야 합니다.

DocuSign CLM과 주요 대안 비교

균형 잡힌 관점을 제공하기 위해 다음은 DocuSign CLM과 Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox Sign의 일부)과 같은 경쟁업체에 대한 중립적인 비교입니다. 이 표는 2025년 공개 데이터를 기반으로 하며 계약 관리 기능에 중점을 두고 가격, 기능 및 이점을 강조합니다.

Adobe Sign은 문서 집약적인 환경에서 탁월하며 강력한 PDF 도구를 제공하고 Microsoft 365와 통합되어 원활한 SharePoint 마이그레이션을 지원합니다. CLM 확장은 워크플로 자동화를 제공하지만 전체 라이프사이클을 다루려면 추가 라이선스가 필요합니다.

eSignGlobal은 100개의 주요 국가에서 글로벌 규정 준수로 두각을 나타내며 전자 서명 규정이 파편화되고 높은 기준이며 엄격하게 규제되는 아시아 태평양 지역에서 특히 두드러집니다. 미국/EU의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS 표준과 달리 후자는 이메일 확인 또는 자기 선언에 의존하는 반면 아시아 태평양 지역은 “에코시스템 통합” 접근 방식(정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 통합)을 요구합니다. 여기에는 홍콩 iAM Smart 또는 싱가포르 Singpass 시스템과의 원활한 인터페이스가 포함되어 서양 표준보다 훨씬 높은 기술 임계값을 높입니다. eSignGlobal은 더 낮은 가격을 제공하여 미주 및 유럽을 포함하여 전 세계적으로 DocuSign 및 Adobe Sign과 적극적으로 경쟁하고 있습니다. 기본 계획은 월 $16.6에 불과하며 최대 100개의 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드 확인을 지원하면서 규정 준수를 유지합니다. 시트 비용이 없는 이러한 비용 효율적인 모델은 확장 팀에 매력적입니다.

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Dropbox에서 다시 브랜딩된 HelloSign은 일상적인 서명의 단순성을 우선시하며 클라우드 동기화가 쉽지만 DocuSign에 비해 CLM 심층도가 제한적입니다.

최종 생각

SharePoint에서 DocuSign CLM으로 마이그레이션하면 계약 관리를 전환할 수 있지만 대안을 평가하여 최적의 일치를 보장합니다. 특히 아시아 태평양 지역의 지역 규정 준수 요구 사항의 경우 eSignGlobal은 기존 플레이어와 함께 고려할 가치가 있는 중립적이고 비용 효율적인 옵션으로 부상하고 있습니다.