DocuSign은 승인 워크플로우를 자동화할 수 있습니까?

현대 비즈니스에서 승인 워크플로 이해하기

오늘날 빠르게 변화하는 기업 환경에서 승인 워크플로는 구매, 인사, 재무 등 부서 간 의사 결정을 간소화하는 데 매우 중요합니다. 이러한 프로세스에는 일반적으로 검토, 서명 및 최종 승인을 위해 문서를 라우팅하여 수동 오류와 지연을 줄이는 것이 포함됩니다. 전자 서명 플랫폼은 이러한 자동화를 처리하는 도구로 발전하여 CRM 시스템 및 협업 소프트웨어와 통합되었습니다. 효율성을 추구하는 기업은 보안이나 규정 준수를 손상시키지 않으면서 DocuSign과 같은 솔루션이 이러한 워크플로를 실제로 자동화할 수 있는지 평가해야 합니다.

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DocuSign은 승인 워크플로를 자동화할 수 있습니까?

선도적인 전자 서명 제공업체인 DocuSign은 핵심 전자 서명 플랫폼과 지능형 계약 관리(IAM) 및 계약 수명 주기 관리(CLM)와 같은 고급 모듈을 통해 강력한 승인 워크플로 자동화 기능을 제공합니다. 기본적으로 DocuSign eSignature를 사용하면 사용자가 순차적 또는 병렬 승인 체인을 생성하여 미리 정의된 규칙에 따라 문서를 승인자에게 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 예를 들어 구매 시나리오에서 구매 주문서는 관리자에게 초기 검토를 위해 보내고, 재무 부서에 예산 승인을 위해 보내고, 마지막으로 법률 부서에 규정 준수 확인을 위해 보낼 수 있습니다. 이 모든 것이 수동 개입 없이 가능합니다.

자동화는 조건부 라우팅 및 템플릿과 같은 기능에서 비롯됩니다. 사용자는 DocuSign의 드래그 앤 드롭 빌더를 사용하여 워크플로를 설정할 수 있으며, 확인란 또는 라디오 버튼과 같은 필드가 후속 단계를 트리거합니다. 승인자가 조항을 거부하면 문서가 수정을 위해 발신자에게 다시 순환됩니다. 이는 감사 추적이 모든 작업이 기록되도록 보장하는 금융 및 의료와 같은 규제 산업에서 특히 유용합니다. Salesforce, Microsoft Teams 및 Google Workspace를 포함한 400개 이상의 애플리케이션과의 DocuSign 통합은 외부 소스에서 데이터를 가져와 양식을 미리 채우거나 자동화된 경고를 통해 이해 관계자에게 알림으로써 자동화를 더욱 강화합니다.

더 자세히 살펴보면 DocuSign의 IAM 제품군은 이러한 자동화를 향상시킵니다. 전자 서명에 대한 AI 기반 오버레이인 IAM은 머신 러닝을 사용하여 실시간으로 프로토콜을 분석합니다. 위험을 표시하고, 편집을 제안하고, 승인 요약을 자동으로 생성할 수도 있으며, DocuSign의 사례 연구에 따르면 검토 시간을 최대 80%까지 단축할 수 있습니다. 복잡한 워크플로의 경우 CLM 구성 요소는 초안 작성에서 갱신에 이르기까지 전체 계약 수명 주기를 관리하여 만료 알림을 자동화하고 승인이 정체될 때 에스컬레이션합니다. 이러한 고급 기능의 가격은 Business Pro 요금제부터 시작하여 사용자당 월 약 40달러(연간 청구)이며 대규모 자동화를 위한 엔터프라이즈급 사용자 정의를 제공합니다.

실제로 기업은 상당한 이점을 보고했습니다. 한 글로벌 소매업체는 공급업체 계약 승인을 자동화하여 처리 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축했습니다. 그러나 자동화가 완전히 수동이 없는 것은 아닙니다. 초기 설정에는 규칙 구성이 필요하고, 대량 사용자는 봉투 제한(표준 요금제의 경우 일반적으로 사용자당 연간 100개)에 직면하여 업그레이드가 필요할 수 있습니다. 전반적으로 DocuSign은 조직이 적절한 계층에 투자한다는 전제 하에 중대형 기업의 승인 워크플로를 자동화하는 데 탁월합니다.

DocuSign 워크플로 자동화의 주요 기능

DocuSign의 강점은 모듈식 접근 방식에 있습니다. 대량 전송 기능을 사용하면 Excel 목록을 업로드하여 승인 요청을 대량으로 배포할 수 있으므로 HR 온보딩 또는 판매 갱신에 적합합니다. 임베디드 서명은 워크플로를 내부 포털에 통합하므로 승인자는 애플리케이션을 떠나지 않고도 서명할 수 있습니다. 보안 내장 기능에는 다단계 인증이 포함되며 미국 ESIGN Act 및 EU eIDAS와 같은 표준을 준수하여 법적 구속력이 있는 승인을 보장합니다.

글로벌 운영의 경우 DocuSign은 다국어 워크플로와 지역 데이터 센터를 지원하지만 아시아 태평양(APAC) 사용자는 지연의 영향을 받을 수 있습니다. 이 플랫폼의 API 요금제(개발자의 경우 월 50달러부터 시작)는 승인을 ERP 시스템과 동기화하는 것과 같은 사용자 정의 자동화를 가능하게 합니다. 강력하지만 이러한 기능에는 기술 전문 지식이 필요하며 SMS 전송과 같은 추가 기능에는 메시지당 추가 요금이 발생합니다.

승인 자동화에서 DocuSign의 한계

강력한 기능에도 불구하고 DocuSign에는 단점이 있습니다. 좌석 기반 가격 책정으로 인해 대규모 팀의 비용이 급격히 증가할 수 있습니다. 다른 곳의 무제한 사용자 모델과 달리 50명 이상의 사용자의 경우 연간 수천 달러에 달할 수 있습니다. 봉투 할당량은 자동화 양을 제한하고 고급 IAM/CLM 기능에는 가격이 불투명한 엔터프라이즈 요금제가 필요합니다. 아시아 태평양과 같은 파편화된 지역에서는 전자 서명 법률이 다양합니다(예: 싱가포르의 전자 거래법은 Singpass와 생태계 통합을 통한 검증을 요구함). DocuSign의 이메일 중심 모델은 로컬 규정 준수 보충이 필요하여 복잡성이 증가할 수 있습니다.

대안 탐색: Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign

균형 잡힌 관점을 제공하기 위해 승인 자동화를 처리하는 다른 경쟁업체를 조사할 가치가 있으며, 각 경쟁업체는 고유한 강점을 가지고 있습니다.

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 Accordian Agreements 및 자동화된 양식 채우기 도구를 통해 워크플로를 자동화합니다. PDF 조작을 위해 Adobe Acrobat과 원활하게 통합되어 DocuSign과 유사한 승인 경로 조건부 논리를 허용합니다. 가격은 기본 버전의 경우 사용자당 월 10달러부터 시작하여 고급 자동화의 경우 40달러 이상으로 확장됩니다. 크리에이티브 산업에서는 탁월하지만 간단한 승인의 경우 부풀려진 느낌이 들 수 있으며 ID 인증 추가 기능으로 인해 비용이 증가합니다. Adobe Sign은 ESIGN 및 eIDAS와 같은 글로벌 표준을 준수하지만 아시아 태평양 지원은 로컬 통합 측면에서 뒤쳐져 있습니다.

eSignGlobal은 특히 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강점을 가지고 전 세계 100개 이상의 주요 국가에서 규정을 준수하는 비용 효율적인 경쟁업체로 자리매김하고 있습니다. 아시아 태평양의 전자 서명 환경은 파편화, 높은 표준 및 엄격한 규정이 특징입니다. 미국/EU의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS(이메일 확인 또는 자기 선언에 의존)와는 다릅니다. 아시아 태평양은 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와 심층적인 하드웨어/API 수준의 도킹이 필요한 “생태계 통합” 접근 방식을 요구하며, 이는 서구 규범의 기술적 장벽을 훨씬 뛰어넘습니다. 예를 들어 홍콩의 전자 거래 조례는 안전하고 모바일 우선 승인을 위해 iAM Smart와 통합되는 반면 싱가포르 프레임워크는 생체 인증을 위해 Singpass와 연결됩니다.

eSignGlobal은 iAM Smart 및 Singpass와의 원활한 통합을 통해 이 문제를 해결하여 추가 계층 없이 로컬 규정을 준수하는 자동화된 워크플로를 구현합니다. Essential 요금제는 월 16.6달러(연간)에 불과하며 최대 100개의 서명된 문서, 무제한 사용자 좌석 및 보안을 위한 액세스 코드 확인을 허용합니다. 이 모든 것이 경쟁업체 가격의 일부에 불과하면서도 높은 규정 준수를 유지합니다. 이를 통해 아시아 태평양 기업이 승인을 확장하는 데 매우 비용 효율적인 선택이 되었으며 eSignGlobal은 DocuSign 및 Adobe Sign에 직접 도전하기 위해 미국 및 EU를 포함하여 전 세계적으로 확장하고 있습니다.

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HelloSign(현재 Dropbox의 일부)은 소규모 팀의 단순성에 중점을 두고 템플릿과 Dropbox 및 Google Drive와의 통합을 통해 기본 승인을 자동화합니다. 사용자당 월 15달러의 가격으로 조건부 라우팅을 지원하지만 DocuSign IAM의 엔터프라이즈급 깊이가 부족합니다. 사용자 친화적이고 빠른 설정에 적합하며 ESIGN/UETA를 준수하지만 글로벌 사용자 정의가 제한적입니다.

경쟁업체 비교표

이 표는 절충안을 강조합니다. DocuSign은 깊이에서 앞서지만 비용이 더 많이 들고 대안은 틈새 시장 이점을 제공합니다.

전자 서명 솔루션 선택에 대한 최종 생각

비즈니스 관점에서 볼 때 DocuSign은 통합 및 확장성을 우선시하는 조직의 승인 워크플로를 효과적으로 자동화하지만 비용 및 지역적 뉘앙스를 평가할 가치가 있습니다. 대안을 찾는 사용자의 경우 eSignGlobal은 특히 아시아 태평양 지역에서 강력한 지역 규정 준수 옵션으로 두각을 나타내며 경제성과 강력한 기능의 균형을 맞춥니다.