일정 횟수 사용 후 만료되는 'PowerForm'을 만드는 방법은 무엇입니까?

DocuSign의 PowerForms 이해

디지털 문서 관리의 끊임없이 진화하는 환경에서 DocuSign과 같은 전자 서명 플랫폼은 기업이 워크플로를 간소화하는 데 필수적인 도구가 되었습니다. PowerForms는 DocuSign 생태계의 핵심 기능으로, 사용자가 응답자가 이메일 초대가 필요 없이 고유한 URL을 통해 액세스하여 문서에 서명할 수 있는 셀프 서비스 웹 양식을 만들 수 있도록 합니다. 이 기능은 계약 수락 또는 면책 조항과 같이 대량 또는 대중 지향적인 서명 프로세스에 특히 유용합니다. 비즈니스 관점에서 PowerForms는 수동 단계를 줄여 효율성을 높이지만 무기한 액세스를 방지하기 위해 만료 제한을 설정하는 것과 같은 보안 및 제어에 대한 고려 사항도 제기합니다.

전자 서명 솔루션의 선두 주자인 DocuSign은 PowerForms를 Business Pro 이상의 플랜의 일부로 제공합니다. 이러한 플랜의 연간 요금은 사용자당 월 40달러부터 시작하며 대량 전송 및 웹 양식과 같은 기능이 포함됩니다. PowerForms는 DocuSign의 봉투 시스템과 원활하게 통합되어 양식 제출 시마다 새로운 서명 봉투를 생성합니다. 기업은 반복 가능한 템플릿 기반 서명 시나리오에서 자주 사용하지만 만료가 설정되지 않은 경우와 같이 올바르게 구성되지 않으면 무단 액세스와 같은 위험을 초래할 수 있습니다.

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만료 사용 횟수 제한 PowerForm 생성에 대한 단계별 가이드

DocuSign에서 PowerForm을 만드는 것은 간단하지만 사용량에 따라 만료 메커니즘을 통합하는 것(예: 특정 완료 횟수로 제한)은 접근성과 보안의 균형을 맞추기 위해 신중한 설정이 필요합니다. 이는 민감한 문서를 관리하는 기업에 매우 중요하며 양식이 초기 요구 사항 이후에 남용되지 않도록 합니다. DocuSign의 표준 PowerForms는 기본적으로 “사용 기반” 만료(예: X번 완료 후)를 지원하지 않지만 고급 또는 엔터프라이즈 플랜을 사용하는 경우 봉투 제한, 템플릿 구성 및 API 통합을 통해 유사한 제어를 달성할 수 있습니다. 기본 플랜의 경우 시간 기반 만료가 더 일반적이지만 사용 제한에 대한 해결 방법을 다룰 것입니다. 이 프로세스는 PowerForm 액세스 권한이 있는 DocuSign 계정(Business Pro 플랜의 경우 사용자당 연간 480달러)이 있다고 가정합니다.

PowerForm 생성에 대한 전제 조건

자세히 알아보기 전에 DocuSign 구독에 PowerForms가 포함되어 있는지 확인하십시오. 이는 Business Pro 이상의 플랜의 표준 기능입니다. 다음이 필요합니다.

• 준비된 문서 또는 템플릿(예: 서명 필드가 있는 PDF 계약).
• 계정의 관리자 또는 템플릿 권한.
• 봉투 할당량 이해: PowerForms는 플랜 제한에 포함됩니다(예: 연간 플랜에서 사용자당 약 100개의 봉투/년).

비즈니스 관점에서 만료를 잘못 구성하면 규정 준수 문제 또는 초과로 인한 불필요한 비용이 발생할 수 있으므로 샌드박스에서 테스트하는 것이 좋습니다.

1단계: 문서 템플릿 준비

1. DocuSign 계정(docusign.com)에 로그인합니다.
2. 왼쪽 메뉴에서 "Templates"로 이동한 다음 "New"를 클릭하여 템플릿을 만들거나 업로드합니다.
3. 문서를 업로드합니다(예: PDF 양식).
4. 서명 필드 추가: 끌어서 놓기 편집기를 사용하여 서명, 날짜 및 텍스트 필드를 배치합니다. 조건부 논리(Business Pro에서 사용 가능)의 경우 "서명자가 옵션 A를 선택하면 필드 B를 표시"와 같은 규칙을 설정합니다.
5. 템플릿을 저장합니다. "고객 온보딩 계약"과 같이 설명적인 이름을 지정합니다.

이 단계를 통해 양식을 서명자가 사용할 준비가 되었는지 확인합니다. 기업은 브랜드 일관성을 유지하고 오류를 줄이기 위해 템플릿을 표준화하는 경우가 많습니다.

2단계: PowerForm 생성

1. Templates 페이지에서 저장한 템플릿을 선택합니다.
2. "Create PowerForm"을 클릭합니다(“Manage” 아래의 "PowerForms"로 이동(활성화된 경우)).
3. 기본 설정 구성:
   • 이름: "제한된 사용 온보딩 PowerForm"과 같이 명확한 제목을 지정합니다.
   • 설명: 팀을 위한 내부 메모를 추가합니다.
   • 액세스 코드: 보안 강화를 위해 암호를 요구하도록 활성화합니다(선택 사항이지만 제어된 액세스에 권장됨).
   • 서명자 역할: 역할을 할당하고(예: 서명자 1을 "고객"으로 지정) 인증을 설정합니다(예: 이메일 또는 SMS 확인).
4. "Advanced Options"에서 필요한 경우 시간 기반 만료를 설정합니다(예: 30일 후에 양식이 비활성화됨). 사용 제한의 경우 다음 단계로 진행합니다.
5. PowerForm URL 생성: "Create"를 클릭하여 공유 가능한 링크를 가져옵니다. 시그니처의 경험을 시뮬레이션하기 위해 시크릿 브라우저에서 열어 테스트합니다.

PowerForms는 이제 온라인 상태이지만 제한이 없으면 수동으로 비활성화할 때까지 무기한 활성 상태를 유지합니다.

3단계: 특정 사용 횟수 후 만료 구현

DocuSign은 지속적인 액세스를 위해 설계되었기 때문에 표준 인터페이스에서 기본 제공 “X번 사용 후 만료” 토글을 제공하지 않습니다. 그러나 일회성 프로모션 또는 제한된 등록과 같은 비즈니스 사용 사례에 적합한 다음 방법을 통해 이 기능을 적용할 수 있습니다.

방법 1: 수동 모니터링 및 비활성화(소량에 적합)

• 사용 통계(조회수, 완료 횟수, 거부 횟수)를 표시하는 “Manage” 탭 > “PowerForms” 대시보드를 통해 완료를 추적합니다.
• 임계값을 설정하고(예: 50번 사용 후) PowerForm을 수동으로 편집합니다. 설정으로 이동하여 "Active"를 "Inactive"로 전환하거나 삭제합니다.
• 장점: 추가 비용 없음; 소량 요구 사항에 적합합니다.
• 단점: 노동 집약적; 엔터프라이즈 확장에 적합하지 않습니다. 자동화가 제한되어 있기 때문에 Standard 플랜(사용자당 연간 300달러)을 사용하는 기업은 이 방법에 의존할 수 있습니다.

방법 2: 봉투 할당량 및 경고(모든 플랜에 내장)

• PowerForms는 할당량에서 봉투를 소비합니다(연간 청구에서 사용자당 약 100개/년).
• 계정 설정 > "Sending Settings"에서 낮은 봉투 잔액 알림을 활성화합니다.
• 할당량 소진을 모니터링하여 사용을 간접적으로 제한합니다. 봉투가 소진되면 PowerForm은 새 봉투 생성을 중지합니다.
• 정확한 제어를 위해 DocuSign의 보고 도구와 통합하여 사용자 지정 임계값(예: 20번 사용)에 도달하면 경고를 보내고 수동으로 비활성화합니다.
• 이는 비용 효율적인 방법이지만 주의가 필요하며 DocuSign의 시트 기반 가격 책정 모델과 일치합니다.

방법 3: 자동화된 사용 제한을 위한 API 통합(Advanced/Enterprise 플랜)

강력한 제어를 위해 DocuSign의 Developer API(Starter 플랜은 연간 600달러부터 시작, 약 40개의 봉투/월)를 활용합니다.

1. PowerForms API를 사용하여 프로그래밍 방식으로 양식을 만듭니다(엔드포인트: /powerforms).
2. "봉투 완료"와 같은 이벤트가 발생할 때 애플리케이션에 알리는 Webhooks(Advanced 플랜의 Connect 기능, 연간 5760달러)를 통해 완료를 추적합니다.
3. 백엔드 코드(예: Node.js 또는 Python)에서 PowerForm의 고유 ID에 대한 카운터를 유지합니다.
4. 카운터가 제한(예: 100번 사용)에 도달하면 API를 호출하여 PowerForm 상태를 비활성으로 업데이트합니다(PUT /powerforms/{powerFormId}, status: inactive 사용).

• 예제 의사 코드:

  if (completionCount >= maxUses) {
    api.updatePowerForm(powerFormId, { status: 'inactive' });
  }
  

• 이 자동화는 대량 기업에 적합하지만 API 할당량 및 Webhooks의 잠재적인 추가 비용에 유의하십시오.

방법 4: 조건부 논리 및 리디렉션(템플릿 수준 해결 방법)

• 템플릿에 “카운터” 필드를 추가하거나 Zapier와 같은 외부 도구를 사용하여 사용량을 기록합니다.
• PowerForm이 원하는 제한에 도달하면 “양식이 만료되었습니다” 페이지로 리디렉션되도록 설정합니다. 단, 사용자 지정 랜딩 페이지가 필요합니다.
• 규정 준수 요구 사항이 높은 산업의 경우 인증 추가 기능(계량 가격 책정)과 결합하여 각 사용을 안전하게 기록합니다.

테스트가 중요합니다. 제한이 올바르게 트리거되는지 확인하기 위해 여러 번 완료를 시뮬레이션합니다. 비즈니스 관점에서 이러한 해결 방법은 기업에 대한 DocuSign의 유연성을 강조하지만 기본 기능을 찾는 중소기업을 좌절시켜 더 높은 계층의 플랜에 대한 의존도를 높일 수 있습니다.

PowerForms에 대한 안전하고 효율적인 모범 사례

• 보안: 항상 액세스 코드 또는 SMS 전송을 활성화합니다(메시지당 요금 부과).
• 규정 준수: 양식이 지역 법률을 준수하는지 확인합니다. DocuSign은 미국의 ESIGN Act 및 EU의 eIDAS를 지원합니다.
• 분석: DocuSign Insight(추가 기능)를 사용하여 사용 추세를 모니터링합니다.
• 비용 관리: 각 완료는 봉투로 계산되므로 초과를 방지하기 위해 플랜 제한을 고려하십시오.

이러한 단계를 구현하면 시간을 절약하는 동시에 위험을 완화하여 PowerForms를 운영 효율성을 위한 전략적 자산으로 만들 수 있습니다.

주요 전자 서명 플랫폼 비교

기업이 전자 서명 도구를 평가할 때 비용, 규정 준수 및 기능 일치를 위해 DocuSign의 대안을 이해하는 것이 중요합니다. 다음은 가격 책정, PowerForm 동등 기능 및 지역 지원과 같은 핵심 측면에 중점을 둔 주요 업체의 중립적인 비교입니다. 데이터는 2025년 공식 가격 책정 개요에서 가져왔습니다.

이 표는 각 플랫폼이 다양한 규모에 어떻게 적합한지 강조합니다. DocuSign은 엔터프라이즈 심층성에 적합하고, Adobe Sign은 창의적인 워크플로에 적합하고, eSignGlobal은 지역 규정 준수에 적합하고, HelloSign은 사용 편의성에 적합합니다.

Adobe Sign 개요

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 PDF 워크플로와의 통합에 탁월하며 PowerForms와 유사한 웹 양식을 제공합니다. 가격은 기본 플랜의 경우 사용자당 월 10달러부터 시작하여 엔터프라이즈 사용자 지정으로 확장됩니다. API 기반 카운터를 통해 사용 제한을 지원하며 DocuSign과 유사하지만 모바일 서명 및 감사 추적에 탁월합니다.

eSignGlobal 하이라이트

eSignGlobal은 100개의 주요 국가에서 규정을 준수하는 전자 서명 솔루션을 제공하며 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. APAC의 전자 서명 환경은 파편화, 높은 기준 및 엄격한 규정이 특징이며 기본 유효성에 중점을 둔 서구의 보다 체계적인 방법(예: ESIGN Act 또는 eIDAS)과 대조됩니다. APAC에서 표준은 “에코시스템 통합” 규정 준수를 강조하며 미국과 유럽에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 선언 모드를 훨씬 뛰어넘는 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 통합이 필요합니다. 이 기술적 장벽은 홍콩의 iAM Smart 또는 싱가포르의 Singpass와 같은 원활한 연결과 같은 강력한 로컬 적응이 필요합니다.

eSignGlobal은 미주 및 유럽을 포함한 전 세계적으로 적극적으로 경쟁하고 있으며 경쟁력 있는 가격 책정 및 기능을 통해 DocuSign 및 Adobe Sign과 경쟁합니다. Essential 플랜은 월 16.60달러에 불과하며 서명을 위해 최대 100개의 문서를 보낼 수 있고 무제한 사용자 시트와 액세스 코드 확인을 제공하는 동시에 완전한 규정 준수를 유지합니다. 이는 특히 데이터 상주 추가 요금과 같은 국경 간 문제를 해결할 때 APAC 중심 기업에 탁월한 가치를 제공합니다.

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전자 서명 채택에 대한 비즈니스 고려 사항

비즈니스 관점에서 PowerForms와 같은 도구는 문서 주기를 최적화하지만 인증과 같은 추가 기능을 포함하여 총 소유 비용을 신중하게 검토해야 합니다. APAC 운영은 글로벌 거대 기업의 더 높은 대기 시간 또는 규정 준수 장벽에 직면할 수 있으므로 현지화된 옵션을 평가해야 합니다. 궁극적으로 플랫폼을 선택하는 것은 확장성과 지역 요구 사항 간의 균형을 맞추는 것입니다. 규정 준수를 강조하는 DocuSign 대안의 경우 eSignGlobal은 지역 적응력이 뛰어난 선택으로 두각을 나타냅니다.