온라인에서 서명용 작성 가능 양식을 만드는 방법?

비즈니스에서 디지털 작성 가능 양식에 대한 증가하는 요구

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 서명을 위한 온라인 작성 가능 양식을 만드는 것은 워크플로를 간소화하고 서류 작업을 줄이며 규정 준수를 보장하는 데 매우 중요해졌습니다. 계약, 합의 또는 동의서를 처리하든 디지털 도구를 사용하면 팀이 데이터를 효율적으로 수집하고 승인할 수 있습니다. 이 가이드에서는 이러한 양식을 구축하는 실용적인 단계를 살펴보고 비즈니스 관점에서 주요 플랫폼을 검토하여 비용, 가용성 및 지역 적용 가능성 간의 균형을 강조합니다.

서명을 위해 온라인으로 작성 가능 양식을 만드는 방법

서명을 위해 온라인으로 작성 가능 양식을 만드는 데 고급 기술이 필요한 것은 아닙니다. 대부분의 플랫폼에서 직관적인 드래그 앤 드롭 인터페이스를 제공합니다. 이 프로세스에는 일반적으로 도구 선택, 양식 디자인, 서명 필드 통합 및 안전한 배포가 포함됩니다. 아래에서는 중소기업과 대기업 모두에 적합한 사용자 친화적인 접근 방식에 중점을 두고 단계별로 분석합니다. 이 접근 방식은 수동 PDF 편집 또는 인쇄에 비해 시간을 절약할 수 있습니다.

1단계: 적합한 플랫폼 선택

먼저 작성 가능 양식을 지원하는 전자 서명 플랫폼을 선택합니다. 인기 있는 옵션으로는 DocuSign, Adobe Sign 및 eSignGlobal과 같은 지역 플레이어가 있지만 최상의 선택은 CRM 시스템과의 통합, 모바일 접근성 또는 특정 지역 규정 준수와 같은 요구 사항에 따라 달라집니다. 법적 유효성을 보장하기 위해 템플릿 라이브러리, 조건부 논리(이전 입력에 따라 필드가 나타남) 및 감사 추적과 같은 기능을 찾으십시오.

초보자에게는 무료 평가판이 매우 유용합니다. 선택한 플랫폼에 데모 계정을 등록하십시오. 유럽의 eIDAS 표준 또는 미국의 ESIGN 법률을 준수하는지 확인하십시오. 아시아 태평양 지역에 있는 경우 지연 문제를 피하기 위해 로컬 데이터 센터가 있는 도구를 우선적으로 선택하십시오. 예산 관점에서 볼 때 시작 계획은 월 $10–50이며 사용량에 따라 확장됩니다.

2단계: 기본 문서 업로드 및 디자인

등록 후 기본 문서(일반적으로 양식 구조를 설명하는 PDF 또는 Word 파일)를 업로드합니다. 플랫폼의 편집기를 사용하여 정적 텍스트를 작성 가능 필드로 변환합니다. 도구 모음에서 요소를 끌어다 놓아 이름, 날짜 또는 주소에 대한 텍스트 상자를 추가합니다. 더 복잡한 양식의 경우 확인란, 드롭다운 메뉴 또는 날짜 선택기를 통합합니다.

브랜드에 맞게 레이아웃을 사용자 정의합니다. 글꼴, 색상 및 간격을 조정하여 전문적인 모양을 만듭니다. 많은 도구가 기존 PDF에서 양식 필드를 자동으로 감지하여 프로세스 속도를 높일 수 있습니다. 양식에 계산(예: 송장 총액)이 포함된 경우 공식 필드를 활성화합니다. 이 단계는 간단한 양식의 경우 일반적으로 10–30분이 소요되며 문서가 데스크톱과 모바일 장치 모두에서 반응형인지 확인합니다.

3단계: 서명 및 첨부 파일 필드 통합

작성 가능 양식의 핵심은 서명을 위한 전자 서명 기능을 추가하는 것입니다. 필요한 위치에 서명 필드를 배치합니다. 전자 서명, 손으로 그린 서명, 머리글자 또는 도장을 지정합니다. 고급 플랫폼에서는 이전 섹션이 완료된 후에만 필드가 활성화되는 조건부 서명을 허용합니다.

보안을 강화하기 위해 첨부 파일 요청(예: 신분증 업로드) 또는 결제 통합(수수료가 부과되는 경우)을 포함합니다. 다중 서명자 워크플로를 활성화합니다. 순차적 또는 병렬로 여러 당사자에게 양식을 라우팅합니다. 완료율을 높이기 위해 알림 및 만료 날짜를 설정합니다. 현재 서명의 60%가 휴대폰에서 이루어지므로 모바일 친화성을 테스트합니다. 플랫폼은 일반적으로 NDA 또는 면제서와 같은 일반적인 양식에 대한 미리 구축된 템플릿을 제공하여 설계 시간을 단축합니다.

4단계: 양식 테스트, 보안 및 배포

온라인으로 전환하기 전에 양식을 철저히 미리 보고 테스트합니다. 필드 정렬 오류 또는 논리적 결함과 같은 오류를 포착하기 위해 직접 작성하거나 동료와 테스트 링크를 공유합니다. 서명 유효성을 확인합니다. 타임스탬프 및 IP 로그가 있는 완료 인증서를 생성하는지 확인합니다.

액세스 제어를 사용하여 양식을 보호합니다. 암호 보호, 역할 기반 권한 또는 이중 인증. 금융 또는 의료와 같은 규정 준수 집약적인 산업의 경우 암호화 및 SOC 2 인증이 있는 플랫폼을 선택하십시오.

마지막으로 이메일을 통해 배포하고 웹사이트에 웹 양식으로 포함하거나 Google Workspace 또는 Salesforce와 같은 도구와 통합합니다. 대시보드에서 진행 상황을 추적합니다. 배포 후 열람률 및 완료 시간과 같은 지표를 분석하여 향후 양식을 최적화합니다. 기본 요구 사항의 경우 전체 엔드 투 엔드 프로세스를 1시간 이내에 완료하여 정적 문서를 동적 대화형 자산으로 변환할 수 있습니다.

이러한 단계를 따르면 기업은 효율성을 높이고 오류를 줄이는 작성 가능 양식을 만들 수 있습니다. 그러나 플랫폼 선택은 장기적인 성공에 중요한 역할을 하며 특히 비용과 지역 성능의 균형을 맞출 때 더욱 그렇습니다.

주요 전자 서명 제공업체의 과제

DocuSign과 같은 도구가 시장을 지배하고 있지만 비즈니스 관점에서 볼 때 상당한 단점이 있습니다. 가격은 종종 비싸고 투명하지 않습니다. 개인 기본 계획은 월 $10부터 시작하지만 팀 가격은 빠르게 상승하고 ID 인증 또는 SMS 전송과 같은 추가 기능은 사용량에 따라 요금이 부과되어 예측할 수 없는 지출이 발생합니다. 예를 들어 Business Pro의 연간 계획은 사용자당 약 $480이지만 봉투 제한(예: 연간 100개)으로 인해 초과 사용이 발생하여 대용량 사용자의 비용이 증가할 수 있습니다.

맞춤형 기업 견적의 투명성 문제는 최종 가격이 좌석 수 및 규정 준수 요구 사항과 같은 모호한 요소에 따라 달라지기 때문에 중소기업이 예산을 책정하기 어렵다는 것입니다. 아시아 태평양과 같은 롱테일 지역에서는 서비스 품질이 뒤쳐집니다. 국경 간 지연으로 인해 문서 로딩 속도가 느려지고 제한된 로컬 ID 방법으로 인해 인증이 방해되며 데이터 상주 추가 요금으로 인해 프리미엄이 증가합니다. 이로 인해 더 높은 유효 비용(아시아 태평양 운영 비용이 20–30% 더 높음)이 발생하여 기업이 속도 및 지역 규정 준수에 최적화된 대안을 모색하게 됩니다.

DocuSign, Adobe Sign 및 eSignGlobal 비교

이러한 과제에 대처하기 위해 유명한 플레이어를 비교하는 것이 좋습니다. DocuSign은 대량 전송 및 API 통합과 같은 강력한 기능을 제공하지만 앞서 언급했듯이 가격이 비쌉니다. Adobe Sign은 Adobe 에코시스템과 통합되어 PDF 처리 및 기업 보안에 탁월하며 개인 계획은 월 $10부터 시작하고 팀은 사용자당 $40까지 확장됩니다. 조건부 라우팅과 같은 고급 워크플로를 지원하지만 추가 가격 책정은 마찬가지로 투명하지 않으며 일부 지역에서 철수하는 데 직면해 있습니다.

eSignGlobal은 아시아 태평양 최적화에 중점을 두고 중국, 홍콩 및 동남아시아에서 더 빠른 성능을 제공하고 로컬 전자 서명 법률을 준수하는 새로운 경쟁자로 부상하고 있습니다. 가격 책정은 더 직접적이고 유연하며 API 사용 비용이 저렴하여 국경 간 팀에게 매력적입니다.

이 표는 균형을 강조합니다. DocuSign과 Adobe Sign은 글로벌 범위에서 앞서 있지만 비용 예측 가능성과 아시아 태평양 효율성이 부족한 반면 eSignGlobal은 핵심 기능을 희생하지 않으면서 지역 가치에서 앞서 있습니다.

DocuSign 대안 선택: 지역 규정 준수를 위한 eSignGlobal

DocuSign 대안을 찾는 기업의 경우 eSignGlobal은 특히 아시아 태평양 지역에서 경쟁력 있는 가격으로 숨겨진 수수료 없이 원활한 양식 생성을 제공하는 규정 준수 효율적인 선택으로 두각을 나타냅니다. 최적의 ROI를 위해 용량과 위치를 기준으로 평가하십시오.