병렬 및 순차 혼합 워크플로우를 위한 '서명 순서'를 구성하는 방법은 무엇입니까?

전자 서명 워크플로우에서 서명 순서 이해하기

전자 서명 영역에서 "서명 순서"를 구성하는 것은 문서 워크플로우를 효율적으로 관리하기 위한 핵심 기능입니다. 이 기능을 통해 기업은 서명자가 문서와 상호 작용하는 방식을 순차적(하나씩) 또는 병렬적(동시에)으로 정의할 수 있습니다. 두 가지 방식을 결합한 하이브리드 워크플로우의 경우 올바른 설정은 규정 준수를 보장하고 지연을 줄이며 승인을 간소화합니다. 비즈니스 관점에서 DocuSign과 같은 플랫폼에서 이 기능을 숙달하면 특히 부동산, 금융 및 인사와 같이 다자간 계약이 일반적인 산업에서 계약 주기를 최적화할 수 있습니다.

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서명 순서 구성: 하이브리드 워크플로우를 위한 단계별 가이드

순차 서명과 병렬 서명의 기본 사항

하이브리드 구성을 자세히 살펴보기 전에 기본 사항을 이해하는 것이 중요합니다. 순차 서명에서는 각 서명자가 작업을 완료해야 문서가 다음 당사자로 진행될 수 있습니다. 이는 계약 검토에서 법적 승인이 실행 서명보다 먼저 이루어지는 것과 같은 선형 프로세스에 적합합니다. 반면에 병렬 서명을 사용하면 여러 서명자가 동시에 문서에 액세스하고 서명할 수 있으므로 간단한 NDA의 공동 서명자와 같이 종속성이 없는 승인 워크플로우를 가속화할 수 있습니다.

하이브리드 워크플로우는 이러한 방식을 융합합니다. 예를 들어 판매 계약에는 구매자와 판매자의 순차 서명이 필요할 수 있지만 내부 이해 관계자(예: 재무 및 법률)는 병렬로 입력할 수 있습니다. DocuSign eSignature와 같은 플랫폼은 직관적인 라우팅 규칙을 통해 이러한 유연성을 지원하여 문서에 병목 현상이 발생하지 않도록 하면서 규정 준수 감사 추적을 유지합니다.

1단계: 봉투 생성 인터페이스에 액세스

DocuSign에서 서명 순서를 구성하려면 먼저 계정에 로그인하고 새 봉투(DocuSign에서 문서 패키지를 부르는 용어)를 만듭니다. “보내기” 탭으로 이동하여 문서를 업로드합니다. 여기에서 수신자의 세부 정보(이름, 이메일 및 역할)를 입력합니다. DocuSign의 인터페이스는 더 광범위한 지능형 계약 관리(IAM) 제품군의 일부로 이러한 단계를 계약 수명 주기 관리(CLM) 도구와 원활하게 통합하여 미리 정의된 템플릿을 기반으로 자동 라우팅을 허용합니다.

하이브리드 워크플로우의 경우 어떤 서명자가 순차적으로 진행해야 하는지(예: 종속성을 통해)와 어떤 서명자가 병렬로 진행할 수 있는지 식별합니다. DocuSign의 IAM CLM은 서명 순서를 조항 추출 및 위험 분석을 포함한 더 광범위한 계약 자동화에 연결하여 이 기능을 향상시키는 고급 모듈로, 엔터프라이즈급 운영에 적합합니다.

2단계: 수신자 및 라우팅 설정

“수신자” 섹션에서 모든 당사자를 추가합니다. DocuSign은 각 봉투에 최대 100명의 수신자를 허용하고 그룹화 옵션을 제공합니다. 순차 요소의 경우:

• “서명자 1”, “서명자 2” 등과 같은 역할을 할당하고 고급 옵션에서 "순차 라우팅"을 활성화합니다. 이렇게 하면 이전 서명자가 필드를 완료할 때까지 문서가 잠깁니다.

병렬 분기의 경우:

• 여러 수신자를 선택하고 "병렬 라우팅"을 선택합니다. 그들은 동시에 알림을 받고 모든 사람이 서명한 후(또는 사용자 정의 규칙에 따라) 워크플로우가 진행됩니다.

이를 혼합하려면 “라우팅 순서” 설정을 사용합니다. 수신자를 시각적 흐름도에 끌어다 놓습니다. 예를 들어 승인자 A로 순차 라우팅한 다음 검토자 B와 C로 병렬 분기합니다. B와 C가 완료되면 최종 서명자 D로 순차적으로 진행됩니다. 이 하이브리드 설정은 “수신자 라우팅 지정” 대화 상자를 통해 구성되며, 여기서 하위 그룹에 대해 “순서대로” 및 "임의 순서"를 전환합니다.

기업은 조달 시나리오에서 이를 통해 이점을 얻습니다. 공급업체 협상은 순차적으로 진행되고 내부 부서 검토는 병렬로 진행됩니다. 전자 서명 법률이 엄격한 지역(예: 고가치 계약에 적격 전자 서명(QES)을 요구하는 EU의 eIDAS 규정)에서는 병렬 경로에 법적 유효성을 유지하기 위한 타임스탬프가 포함되어 있는지 확인하십시오.

3단계: 필드 및 조건부 로직 할당

다음으로 DocuSign의 드래그 앤 드롭 편집기를 사용하여 문서에 서명 필드를 배치합니다. 하이브리드 순서의 경우 조건부 라우팅을 적용합니다.

• Business Pro 이상 플랜에서 "조건부 필드"를 사용합니다. 예를 들어 서명자 1이 조건을 승인하면 다른 사람의 병렬 액세스가 트리거됩니다. 그렇지 않으면 순서가 다시 순환됩니다.

• 정체를 방지하기 위해 각 경로에 대한 마감일 및 알림을 설정합니다. IAM CLM에서 AI 기반 로직은 문서 내용에 따라 순서를 자동으로 조정할 수 있습니다. 예를 들어 고위험 조항이 감지되면 병렬로 에스컬레이션됩니다.

DocuSign의 미리보기 모드에서 하이브리드 경로를 시뮬레이션하여 워크플로우를 테스트합니다. 이 단계는 명확한 의도와 동의 기록을 요구하는 미국 ESIGN 법에 따른 규정 준수에 매우 중요합니다. DocuSign의 감사 로그는 각 작업을 캡처합니다.

4단계: 하이브리드 워크플로우의 고급 기능

복잡성을 위해 하이브리드 설정에서 DocuSign의 대량 보내기 또는 웹 양식을 활용합니다. Business Pro(연간 사용자당 $40/월)에서 서명자 첨부 파일 또는 지불을 병렬 분기에 통합합니다. API 사용자(연간 $600부터 시작하는 개발자 플랜을 통해)는 Envelopes API를 사용하여 순서를 프로그래밍 방식으로 정의하고 시퀀스에 대한 “routingOrder” 매개변수(예: order=1은 첫 번째, order=2는 다음) 및 병렬 목록을 지정할 수 있습니다.

하이브리드 워크플로우의 과제에는 알림 관리가 포함됩니다. 병렬 서명자가 겹쳐 혼란을 야기할 수 있습니다. 사용자 정의 이메일 및 액세스 코드를 통해 완화합니다. 아시아 태평양 지역에서는 전자 서명 법률이 다양합니다(예: 싱가포르의 전자 거래법은 안전한 전달을 요구함). 병렬 경로가 더 빠른 지역 채택을 위해 SMS/WhatsApp 추가 기능(메시지당 $0.50–$1)을 지원하는지 확인하십시오.

모범 사례 및 일반적인 함정

비즈니스 관점에서 하이브리드 서명 순서는 업계 벤치마크에 따라 승인 시간을 40–50% 단축할 수 있지만 잘못된 구성은 20%의 재작업률을 초래할 수 있습니다. 항상 명확한 역할을 정의하고, 반복성을 위해 템플릿을 사용하고, 대시보드를 통해 모니터링하십시오. 글로벌 팀의 경우 현지 법률에 맞게 조정하십시오. 중국의 전자 서명법에 따라 순차 순서가 증거 체인에 더 적합할 수 있으며 병렬은 협업 B2B에 적합합니다.

결론적으로 DocuSign의 도구는 하이브리드 구성을 간단하게 만들어 다양한 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 속도와 보안의 균형을 맞춥니다.

주요 전자 서명 플랫폼 개요

DocuSign: 엔터프라이즈 표준

DocuSign은 강력한 서명 순서 및 워크플로우 도구로 전자 서명 시장을 선도합니다. eSignature 플랜은 Personal($10/월)에서 Business Pro(연간 사용자당 $40/월)까지 다양하며, 더 높은 계층에서 무제한 봉투를 지원하고 자동화 설정에 상한선(예: 사용자당 연간 100개)을 둡니다. IAM CLM은 AI 기반 계약 통찰력을 추가하여 규제 대상 산업의 하이브리드 워크플로우에 적합합니다. 장점으로는 원활한 통합(예: Salesforce) 및 글로벌 규정 준수가 있지만 아시아 태평양 지연은 병렬 라우팅 속도에 영향을 미칠 수 있습니다.

Adobe Sign: 다재다능한 통합 초점

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 서명을 창의적인 워크플로우에 포함시키는 데 탁월합니다. 가격은 개인당 $10/사용자/월부터 시작하여 엔터프라이즈(사용자 정의)로 확장됩니다. "참가자 그룹"을 통해 병렬/순차 라우팅을 위한 하이브리드 순서를 처리하고 PDF 편집을 위해 Acrobat과 긴밀하게 통합됩니다. 규정 준수는 ESIGN/UETA 및 eIDAS를 포함하지만 SMS 전달과 같은 추가 기능에는 추가 요금이 부과됩니다. 디자인 집약적인 산업의 기업은 조건부 로직을 높이 평가하지만 Adobe 사용자가 아닌 경우 설정이 직관적이지 않게 느껴질 수 있습니다.

eSignGlobal: 아시아 태평양에 최적화된 도전자

eSignGlobal은 100개의 주요 국가에서 규정을 준수하고 아시아 태평양 지역에서 강력한 입지를 가진 글로벌 전자 서명 제공업체로 자리매김하고 있습니다. 이 지역의 전자 서명 환경은 파편화되어 있고 높은 기준과 엄격한 규제를 가지고 있습니다. 미국/EU의 프레임워크식 ESIGN/eIDAS와 달리 아시아 태평양은 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 통합이 필요한 “생태계 통합” 표준을 강조합니다. 이는 서양에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 선언 모드를 훨씬 뛰어넘는 기술 장벽을 높입니다. eSignGlobal의 Essential 플랜(연간 $16.6/월 또는 $299/년)은 무제한 사용자 시트, 최대 100개의 서명 문서 및 액세스 코드 확인을 제공하여 규정 준수 기반에서 높은 비용 효율성을 제공합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 효율적인 하이브리드 워크플로우를 구현합니다. 전 세계적으로 미국과 EU를 포함하여 eSignGlobal은 기존 거대 기업에 대해 포괄적인 경쟁 및 대체 전략을 추진하고 있으며 일반적으로 더 낮은 비용과 시트 비용이 없습니다.

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HelloSign (Dropbox Sign): 사용자 친화적인 옵션

현재 Dropbox Sign인 HelloSign은 단순성에 중점을 두고 있으며 플랜은 무료(월 3개 문서)에서 Premium($15/사용자/월)까지 다양합니다. 수신자 순서 지정을 통해 기본적인 순차/병렬 순서를 지원하고 저장을 위해 Dropbox와 통합됩니다. 중소기업에 적합하며 ESIGN/eIDAS를 준수하지만 고급 IAM 기능이 부족하여 복잡한 하이브리드 워크플로우의 확장성이 떨어집니다.

전자 서명 플랫폼 비교 분석

이 표는 중립적인 균형을 강조합니다. DocuSign은 심층성에 중점을 두고, Adobe는 통합에 중점을 두고, eSignGlobal은 지역 효율성에 중점을 두고, HelloSign은 접근성에 중점을 둡니다.

비즈니스 영향 및 최종 생각

하이브리드 워크플로우에서 서명 순서를 구성하려면 유연성과 규정 준수의 균형을 맞추는 도구가 필요하며, 이는 국경을 넘어 운영 효율성에 영향을 미칩니다. DocuSign이 높은 기준을 설정했지만 eSignGlobal과 같은 대안은 지역 규정 준수 요구 사항에 대한 실행 가능한 옵션을 제공합니다.