Maestro를 통해 구매를 위한 맞춤형 계약 워크플로우 구축

구매 간소화: 맞춤형 계약 워크플로우의 역할

빠르게 변화하는 구매 세계에서 효율적인 계약 관리는 운영의 성공과 실패를 좌우할 수 있습니다. 기업은 공급업체 계약을 지연시키고, 오류 위험을 높이며, 규정 준수를 방해하는 수동 프로세스에 어려움을 겪는 경우가 많습니다. DocuSign의 다재다능한 로우 코드 플랫폼인 Maestro가 등장하여 자동화 및 맞춤형 워크플로우, 특히 계약을 원활하게 처리하려는 구매 팀을 위해 설계되었습니다.

Maestro란 무엇이며 구매에 왜 사용해야 할까요?

Maestro는 DocuSign의 지능형 계약 관리(IAM) 제품군의 일부로, 조직이 심층적인 기술 전문 지식 없이도 코드 없는 또는 로우 코드 워크플로우를 구축할 수 있도록 지원합니다. 본질적으로 계약 생성, 라우팅, 서명 및 저장을 단일하고 맞춤화된 프로세스로 통합하는 워크플로우 자동화 도구입니다. 구매의 경우 이는 공급업체 온보딩, 구매 주문 승인 및 계약 협상과 같은 단편적인 단계를 간소화된 파이프라인으로 전환하는 것을 의미합니다.

비즈니스 관점에서 Maestro는 구매의 주요 문제점인 시간이 많이 걸리는 승인, 버전 제어 문제 및 규정 준수를 해결합니다. 드래그 앤 드롭 인터페이스를 활용하여 팀은 NDA, MSA 또는 RFP와 같은 표준 구매 문서에 대한 재사용 가능한 템플릿을 만들 수 있습니다. 이는 주기 시간을 단축할 뿐만 아니라 부서 간 가시성을 높여 구매, 법률 및 재무 팀 간의 더 나은 협업을 촉진합니다. 공급망 중단이 흔한 시대에 이러한 도구는 자동화를 통해 더 빠른 의사 결정과 비용 절감을 가능하게 하여 경쟁 우위를 제공합니다.

Maestro를 사용하여 구매를 위한 맞춤형 계약 워크플로우 구축

Maestro에서 맞춤형 워크플로우를 만드는 것은 구매 요구 사항을 평가하는 것으로 시작됩니다. 승인을 위한 수동 이메일 체인 또는 일관성 없는 계약 템플릿과 같은 병목 현상을 식별합니다. Maestro의 강점은 모듈식 설계에 있으며 SAP 또는 Oracle과 같은 ERP 소프트웨어 또는 Salesforce와 같은 CRM 플랫폼과 같은 기존 시스템과의 통합을 허용합니다.

1단계: 워크플로우 목표 정의 및 프로세스 매핑

먼저 구매 계약 수명 주기를 간략하게 설명합니다. 예를 들어 일반적인 프로세스는 다음과 같습니다.

• 시작: 구매 관리자가 웹 양식을 통해 공급업체 계약을 요청합니다.
• 검토 및 승인: 규정 준수 확인을 위해 법률 부서로, 예산 확인을 위해 재무 부서로 라우팅합니다.
• 협상: 버전 기록이 있는 협업 편집을 활성화합니다.
• 서명: 모든 당사자를 위한 전자 서명을 통합합니다.
• 보관: 감사 추적과 함께 서명된 문서를 안전한 저장소에 자동으로 저장합니다.

Maestro의 시각적 빌더를 사용하여 이러한 내용을 순서도의 노드로 매핑합니다. 구매 요청이 임계값을 초과할 때 자동으로 시작하는 것과 같은 트리거를 설정합니다. 이 단계를 통해 워크플로우가 비즈니스 규칙과 일치하는지 확인합니다(예: 고가치 계약에 대한 이중 승인 요구).

2단계: 템플릿 및 양식 디자인

Maestro는 템플릿 생성에 탁월합니다. Word 또는 PDF 구매 계약과 같은 기본 문서를 업로드하고 공급업체 세부 정보, 가격 또는 배송 조건과 같은 변수에 대한 동적 필드를 추가합니다. 계약 가치가 $50,000를 초과하는 경우 추가 실행 검토를 트리거하는 것과 같은 조건부 논리를 통합합니다.

구매 특정 사용자 정의의 경우 공급업체가 인증 또는 보험 증명을 업로드할 수 있도록 웹 양식을 포함합니다. Maestro와 DocuSign eSignature의 통합을 통해 플랫폼을 떠나지 않고도 당사자가 실시간으로 협상할 수 있는 서명실을 원활하게 포함할 수 있습니다. 이는 구매에서 흔히 발생하는 비효율적인 이메일 교환을 줄입니다.

3단계: 라우팅 및 자동화 규칙 구성

라우팅은 Maestro가 복잡한 구매 계층 구조에서 빛을 발하는 곳입니다. 구매 시작, 배상 또는 지적 재산과 같은 법률 검토 조건, 지불에 대한 재무 승인과 같은 역할을 동적으로 할당합니다. 알림을 통해 지연을 에스컬레이션하거나 경고를 위해 Slack/Teams와 통합하는 것과 같은 규칙 기반 자동화를 사용합니다.

API를 통합하여 더 심층적인 통합을 구현합니다. 예를 들어 구매 데이터베이스에서 공급업체 데이터를 가져와 필드를 미리 채우거나 서명된 계약을 ERP로 다시 동기화하여 송장 일치를 수행합니다. Maestro는 400개 이상의 사전 구축된 커넥터를 지원하므로 다중 공급업체 생태계를 처리하는 글로벌 구매 팀에 적합합니다.

4단계: 보안 및 규정 준수 기능 구현

구매 계약에는 종종 민감한 데이터가 포함되므로 규정 준수를 우선시합니다. Maestro에는 역할 기반 액세스 제어(RBAC), 단일 로그온(SSO) 및 각 작업을 추적하는 감사 로그와 같은 기본 제공 IAM 기능이 포함되어 있습니다. 제조 또는 의료와 같은 산업의 경우 GDPR 또는 SOX와 같은 표준을 준수하기 위해 고급 인증을 활성화합니다.

공급망 부족 시 긴급 공급업체 계약과 같은 구매 시나리오를 시뮬레이션하기 위해 샌드박스 환경에서 워크플로우를 테스트합니다. 피드백에 따라 자동화를 최적화하기 위해 반복하여 프로세스가 거래량에 따라 확장될 수 있도록 합니다(연간 10개 또는 10,000개 계약 처리).

5단계: 배포, 모니터링 및 최적화

구축이 완료되면 조직 전체에 워크플로우를 배포합니다. Maestro의 분석 대시보드는 평균 완료 시간 또는 병목 현상 식별과 같은 메트릭을 제공하여 지속적인 개선을 가능하게 합니다. 구매 리더의 경우 이러한 데이터 기반 접근 방식은 ROI를 입증할 수 있으며 일반적으로 업계 벤치마크에 따라 처리 시간 단축 50-70%를 보여줍니다.

실제로 Maestro를 사용하여 구매를 수행하는 회사는 더 빠른 처리 시간과 오류 감소를 통해 공급업체 관계가 개선되었다고 보고합니다. 그러나 성공은 사용자 채택에 달려 있습니다. 변화에 대한 저항을 피하기 위해서는 교육 세션과 파일럿 프로그램이 중요합니다.

Maestro의 이러한 맞춤형 접근 방식을 통해 구매 운영의 상당 부분을 차지하여 수동 노력을 절반으로 줄이면서 정확성을 높일 수 있습니다.

eSignature 솔루션을 Maestro 워크플로우에 통합

Maestro의 강력한 기능은 강력한 eSignature 제공업체와 함께 사용할 때 증폭됩니다. 이러한 도구는 서명 단계를 안전하게 처리하여 법적 구속력이 있는 계약을 보장합니다. 아래에서는 구매 워크플로우와 관련된 기능에 중점을 두고 주요 참여자를 중립적인 관점에서 비교합니다.

주요 eSignature 제공업체 비교

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 복잡한 워크플로우에 대한 심층성을 제공하고, Adobe는 크리에이티브 제품군에서 사용 편의성을 강조하고, eSignGlobal은 지역 적응성을 우선시하고, HelloSign은 간단한 요구 사항에 적합합니다.

DocuSign: 포괄적인 IAM 플랫폼

DocuSign은 eSignature 및 IAM 제품으로 선두를 달리고 있으며 Maestro 사용자에게 적합합니다. 이 플랫폼의 Business Pro 플랜($480/사용자/년)에는 공급업체 대량 전송 및 구매 조건에 대한 조건부 논리가 포함되어 있습니다. 웹 양식 자동화 공급업체 제출과 같은 고급 기능과 API 플랜(연간 $600부터)을 통해 맞춤형 Maestro 통합이 가능합니다. 기업의 경우 향상된 플랜은 SSO 및 거버넌스를 추가하여 구매가 글로벌 표준을 준수하는지 확인합니다. DocuSign의 강점은 성숙도에 있지만 SMS 배달과 같은 추가 기능으로 인해 비용이 상승할 수 있습니다.

Adobe Sign: 문서 집약적인 구매를 위한 원활한 통합

Adobe Sign은 Maestro와 원활하게 통합되어 PDF에 의존하는 팀에 적합합니다. 월 약 $15/사용자부터 시작하여 전문 계층에서 무제한 봉투를 제공하고 구매 RFQ에 대한 양식 생성에 탁월합니다. 공유 템플릿 및 실시간 추적과 같은 기능은 협업 검토를 지원하고 주기 시간 통찰력을 위한 강력한 분석을 제공합니다. Adobe 중심 환경에서 가장 잘 작동하지만 비기술 구매 담당자에게 특히 친숙합니다. 규정 준수 범위는 주요 프레임워크를 다루지만 아시아 태평양 확장에 추가 비용이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: 글로벌 및 지역 구매 요구 사항을 위한 맞춤형 솔루션

eSignGlobal은 전 세계 100개 이상의 주요 국가에서 전자 서명을 지원하는 규정 준수 대안으로 자리매김하고 있습니다. 전자 서명 규정이 파편화되고, 높은 기준을 충족하며, 엄격하게 감독되는 아시아 태평양(APAC) 지역에서 고유한 강점을 가지고 있습니다. 이메일 확인 또는 자기 선언에 의존하는 미국(ESIGN 법) 또는 유럽 연합(eIDAS)의 프레임워크 기반 접근 방식과 달리 아시아 태평양 지역에서는 “에코시스템 통합” 솔루션이 필요합니다. 여기에는 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID 시스템과의 심층적인 하드웨어 및 API 수준 통합이 포함되어 기술 장벽을 서구 규범을 훨씬 뛰어넘는 수준으로 끌어올립니다. 국경 간 무역과 관련된 구매 계약에 사용되는 국가 ID 인프라와의 원활한 연결을 생각해 보십시오.

eSignGlobal은 미주 및 유럽을 포함하여 전 세계적으로 DocuSign 및 Adobe Sign과 직접 경쟁하여 비용 효율적인 플랜을 제공합니다. 기본 버전은 월 $16.6(여기에서 30일 무료 평가판 시작)에 불과하며 최대 100개의 전자 서명 문서, 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드 확인을 통해 전적인 규정 준수를 유지하면서 전송할 수 있습니다. 이 가격은 특히 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 같은 시스템과 기본적으로 통합되어 추가 비용 없이 공급업체 확인을 간소화하는 아시아 태평양 지역으로 확장되는 구매 팀에 강력한 가치를 제공합니다.

HelloSign: 소규모 구매 팀을 위한 간편한 솔루션

현재 Dropbox Sign인 HelloSign은 기본적인 구매 요구 사항에 대한 사용 편의성에 중점을 둡니다. 월 $15/사용자부터 시작하여 빠른 공급업체 계약에 적합한 무제한 템플릿 및 팀 공유를 제공합니다. 고급 대량 기능이 부족하여 SMB에 가장 적합하며 안정적인 ESIGN 규정 준수를 제공하지만 다른 제품에 비해 글로벌 심층성이 제한적입니다.

구매 워크플로우 선택에 대한 최종 생각

Maestro를 사용하여 맞춤형 워크플로우를 구축하면 구매 효율성을 높일 수 있지만 올바른 eSignature 파트너를 선택하는 것이 중요합니다. 지역 규정 준수를 중시하는 DocuSign 대안을 찾는 사람들에게 eSignGlobal은 균형 잡히고 지역에 최적화된 옵션으로 두각을 나타냅니다.