전자 서명 및 Workday 자동화를 사용하여 영국 HR 온보딩을 자동화하는 방법

자동화된 영국 HR 온보딩: 전자 서명 및 Workday의 역할

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 영국 HR 팀은 규정 준수와 효율성을 보장하면서 온보딩 프로세스를 간소화해야 하는 압박이 점점 더 커지고 있습니다. 전자 서명(eSignature)을 Workday와 같은 플랫폼에 통합하면 서류 작업을 크게 줄이고, 생산성 시간을 단축하며, 오류를 최소화할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 디지털 전환 추세에 부합할 뿐만 아니라, 팬데믹 이후 원격 근무와 하이브리드 모델이 일반화된 영국 특유의 규제 환경에도 대응합니다.

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영국 전자 서명 규정: 규정 준수 시작

영국은 주로 2000년 전자 통신법과 eIDAS 규정(2024년 전자 신원 확인 규정을 통해 브렉시트 이후 유지)에 따라 강력한 전자 서명 프레임워크를 채택했습니다. 이러한 법률은 전자 서명이 진위성, 완전성 및 부인 방지 기준을 충족하는 경우 습식 잉크 서명과 동등한 법적 효력을 갖는 것으로 인정합니다. HR 온보딩의 경우 이는 고용 계약, NDA 및 정책 확인과 같은 문서를 실행 가능성을 무효화하지 않고 디지털 방식으로 실행할 수 있음을 의미합니다.

주요 고려 사항으로는 온보딩 프로세스에서 개인 데이터를 안전하게 처리해야 하는 영국 GDPR에 따른 데이터 보호가 있습니다. 대부분의 일반적인 HR 작업에는 간단한 전자 서명으로 충분하지만, 고위 임원 계약과 같은 고위험 계약에는 생체 인식과 같은 고급 검증이 포함된 적격 전자 서명이 필요할 수 있습니다. 규정 미준수는 전 세계 매출액의 최대 4%에 달하는 벌금으로 이어질 수 있으므로 규정 준수 도구와의 통합이 중요합니다. 기업은 또한 정보 위원회(ICO)와 같은 기관의 분쟁 또는 감사를 지원하기 위해 서명 감사 추적을 보장해야 합니다.

실제로 영국 기업은 이러한 규칙을 준수하기 위해 타임스탬프, 암호화 및 신원 확인 서비스와의 통합을 제공하는 공급업체를 우선적으로 선택하여 자동화된 프로세스에서 신뢰를 구축해야 합니다.

원활한 온보딩을 위해 전자 서명을 Workday와 통합

Workday는 채용에서 성과 추적에 이르기까지 직원 수명 주기를 관리하는 데 탁월한 클라우드 기반 HCM 플랫폼입니다. 자동화된 영국 HR 온보딩에는 고용 전 서류 작업을 효율적으로 처리하기 위해 전자 서명 워크플로를 Workday에 직접 포함하는 것이 포함됩니다. 다음은 구현에 대한 단계별 가이드입니다.

1단계: 온보딩 워크플로 평가 및 매핑

먼저 채용 제안서, 1996년 고용 권리법 준수 계약, 2016년 이민법에 따른 취업 권리 확인, 2008년 연금법에 따른 연금 자동 등록 양식과 같은 영국 온보딩 프로세스의 주요 문서를 식별합니다. 이러한 문서를 Workday의 비즈니스 프로세스 프레임워크(BPF)에 매핑합니다. 이 프레임워크는 “온보딩 시작” 또는 "직원 문서 서명"과 같은 사용자 지정 작업을 허용합니다.

2단계: 전자 서명 공급업체 선택 및 통합

RESTful 엔드포인트 또는 Workday Studio를 통한 사전 구축된 커넥터와 같이 Workday API를 지원하는 전자 서명 도구를 선택합니다. 널리 사용되는 통합은 Workday의 직원 세부 정보가 전자 서명 템플릿을 자동으로 채우는 원활한 데이터 흐름을 구현합니다. 예를 들어, 채용 수락 후 서명 요청을 트리거하도록 웹훅을 구성하여 수동 입력 및 오류를 줄입니다.

3단계: 문서 준비 및 전송 자동화

Workday의 문서 관리를 사용하여 개인화된 양식을 생성합니다. 조건부 논리를 적용하기 위해 전자 서명을 통합합니다. 예를 들어, EU 대 비 EU 직원에게 영국 특정 조항을 라우팅합니다. 대량 전송 기능을 통해 HR 팀은 신규 직원에게 대규모로 패키지를 배포하고 이메일 또는 SMS를 통해 알림을 보낼 수 있습니다. 서명자는 계정을 만들 필요 없이 보안 링크를 통해 문서에 액세스하여 모든 장치에서 서명합니다.

4단계: 규정 준수 확인 및 기록 저장

전자 서명이 IP 주소 및 타임스탬프를 포함하여 영국에서 요구하는 감사 로그를 캡처하는지 확인합니다. 서명 후 문서는 직원 파일에 연결된 Workday의 콘텐츠 클라우드에 자동으로 보관되어 규정 준수 감사 중에 쉽게 검색할 수 있습니다. AI 기반 검사가 포함된 도구는 일치하지 않는 취업 권리 세부 정보와 같은 불일치를 표시할 수 있습니다.

5단계: 모니터링 및 최적화

Workday 분석을 활용하여 서명 시간(목표 48시간 미만) 및 완료율과 같은 온보딩 지표를 추적합니다. 정기적인 검토는 HR 및 IT 팀의 피드백을 통합하여 워크플로를 최적화하는 데 도움이 됩니다.

Gartner의 업계 벤치마크에 따르면 이러한 자동화는 온보딩 시간을 50-70% 단축하는 동시에 경쟁이 치열한 영국 인재 시장에서 후보자 경험을 향상시킬 수 있습니다. 과제로는 초기 설정 비용과 교육이 있지만, 서류 처리 감소와 더 빠른 채용을 통해 투자 수익을 얻을 수 있습니다.

Workday 통합에 사용할 전자 서명 공급업체 평가

몇몇 전자 서명 플랫폼이 Workday와 잘 통합되어 있으며, 각 플랫폼은 규정 준수, 사용 편의성 및 확장성 측면에서 강점을 가지고 있습니다. 비즈니스 관점에서 선택은 팀 규모, 예산 및 지역 요구 사항에 따라 달라집니다. 아래에서는 HR 온보딩 기능에 중점을 두고 주요 플레이어를 간략하게 설명합니다.

DocuSign: 엔터프라이즈급 자동화

DocuSign은 시장 리더로서 HR에 맞춘 포괄적인 전자 서명 솔루션을 제공합니다. 핵심 전자 서명 플랫폼은 무제한 템플릿과 대량 전송을 지원하므로 온보딩 피크 기간에 적합합니다. 고급 요구 사항의 경우 DocuSign의 지능형 계약 관리(IAM) 및 계약 수명 주기 관리(CLM)는 서명 범위를 넘어 완전한 계약 거버넌스를 구현합니다. Workday에서 협상, 승인 및 갱신을 자동화합니다.

IAM CLM은 AI 기반 조항 분석 및 위험 점수 매기기를 통해 민감한 데이터를 제거하여 영국 GDPR 준수를 보장합니다. 가격은 개인 플랜의 경우 월 10달러부터 시작하지만, 비즈니스 프로 버전은 사용자당 월 40달러로 확장되고 API 추가 기능은 연간 600달러부터 시작합니다. DocuSign의 앱 센터 통합을 통해 원클릭 Workday 동기화가 가능하지만, 봉투 제한(예: 사용자당 연간 100개)은 대용량 사용자를 제한할 수 있습니다. 글로벌 기업에는 강력하지만 중소기업에는 비싸게 느껴질 수 있습니다.

Adobe Sign: 다재다능하고 문서 중심

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부로서 Microsoft 365와 같은 생산성 도구와의 원활한 통합을 강조하여 Workday 생태계를 보완합니다. 드래그 앤 드롭 양식 작성 및 모바일 서명을 제공하므로 후보자가 직관적인 경험을 기대하는 영국 온보딩 시나리오에 적합합니다. 고급 기능으로는 조건부 라우팅 및 이사 수당에 대한 지불 수집이 있습니다.

규정 준수가 강력하며 eIDAS를 지원하고 자세한 감사 추적을 포함합니다. 가격은 사용량에 따라 다르며 개인의 경우 사용자당 월 10달러부터 기업의 사용자 지정 플랜까지 다양합니다. Workday 통합은 API를 통해 서명을 워크플로에 직접 포함할 수 있지만, DocuSign의 일부 즉시 사용 가능한 HR 특정 템플릿이 부족합니다. 창의적인 산업에 적합한 안정적인 선택이지만 복잡한 HR 프로세스에는 더 많은 사용자 지정이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: 글로벌 영향력을 가진 아시아 태평양 지역에 최적화

eSignGlobal은 유연한 대안으로 자리매김하고 있으며, 영국 eIDAS를 완전히 준수하는 것을 포함하여 100개 이상의 주요 국가에서 규정을 준수합니다. 전자 서명이 파편화, 높은 기준 및 엄격한 규정에 직면한 아시아 태평양(APAC) 지역에서 탁월합니다. 일반적으로 정부 디지털 신원(G2B)과의 심층적인 하드웨어/API 도킹과 같은 “생태계 통합” 접근 방식이 필요합니다. 이메일 확인 또는 자체 신고에 의존하는 미국 및 유럽의 프레임워크 기반 ESIGN/eIDAS와 달리 아시아 태평양 지역은 엄격한 통합을 요구하므로 기술 장벽이 높아집니다.

영국 HR의 경우 eSignGlobal의 무제한 사용자 및 무좌석 요금 모델은 확장 팀에 적합하며, Essential 플랜은 연간 299달러(비례 배분 후 월 약 16.6달러에 해당)입니다. 최대 100개의 문서 전송, 무제한 좌석 및 보안을 위한 액세스 코드 확인을 제공합니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 아시아 태평양 지역과 연결된 다국적 기업에 이점을 제공합니다. API를 통한 Workday 호환성은 대량 온보딩, AI 계약 요약 및 다중 채널 배포(이메일/SMS/WhatsApp)를 지원합니다. DocuSign 및 Adobe Sign에 비해 가격 경쟁력이 있지만 비용 효율성과 지역적 이점으로 인해 글로벌 대체 전략에서 견인력을 얻고 있습니다.

기타 경쟁업체: HelloSign 등

HelloSign(현재 Dropbox Sign)은 간단하고 저렴한 서명을 제공하며 Zapier를 통해 Workday와 강력하게 연결되어 있습니다. 사용자당 월 15달러로 스타트업에 적합하지만 고급 규정 준수가 제한적입니다. PandaDoc과 같은 다른 옵션은 제안서와 서명을 결합하여 영업 중심 HR에 적합하고, SignNow는 접근성을 향상시키기 위해 음성 활성화 기능을 제공합니다.

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전자 서명 공급업체 비교 개요

의사 결정을 돕기 위해 Workday와 통합된 영국 기업의 주요 HR 온보딩 기준에 따라 중립적인 비교를 제공합니다.

이 표는 DocuSign의 견고성, Adobe의 다재다능함, 다양한 지역에서 eSignGlobal의 가치, HelloSign의 단순성 간의 절충점을 강조합니다.

구현에 대한 최종 생각

전자 서명 및 Workday를 사용하여 영국 HR 온보딩을 자동화하려면 규정 준수, 통합 편의성 및 비용을 균형 있게 평가해야 합니다. DocuSign과 같은 기존 플레이어는 검증된 안정성을 제공하지만, 대안을 탐색하면 효율성을 발견할 수 있습니다. 특히 아시아 태평양의 영향을 받는 운영의 경우 지역 규정 준수 요구 사항에 따라 eSignGlobal은 강력한 글로벌 지원을 통해 중립적이고 실행 가능한 DocuSign 대안으로 두각을 나타냅니다. 기업은 특정 워크플로에 맞게 통합을 시범 운영해야 합니다.