고급 수신자 라우팅: 동일인에게 여러 번 전송

전자 서명 플랫폼의 고급 수신자 라우팅 탐색

디지털 계약이 빠르게 발전하는 세상에서 기업은 문서를 동일한 수신자에게 여러 번 라우팅해야 하는 문제에 자주 직면하며, 동시에 중복 또는 규정 준수 문제를 피해야 합니다. 고급 수신자 라우팅(ARR)은 최신 전자 서명 솔루션의 핵심 기능으로, 동일한 사람이 여러 단계에서 동일한 봉투(또는 그 일부)를 수신, 검토 및 서명할 수 있는 순차적 또는 병렬 워크플로를 지원합니다. 이 기능은 법률 협상 또는 구매 프로세스와 같이 승인, 수정 또는 반복 검토가 필요한 복잡한 계약에 특히 유용합니다. 비즈니스 관점에서 ARR을 마스터하면 운영을 간소화하고 오류를 줄이며 감사 추적을 완전하게 유지하여 궁극적으로 대량 환경에서 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

고급 수신자 라우팅이란 무엇입니까?

고급 수신자 라우팅은 전자 서명 플랫폼에 내장된 복잡한 논리를 의미하며, 문서를 사용자 정의된 순서로 수신자에게 보낼 수 있도록 합니다(일반적으로 "봉투"라고 함). 기본 라우팅과 달리 여러 당사자에게 단일 봉투를 동시에 또는 선형적으로 보낼 수 있는 ARR은 조건 트리거, 역할 및 루프를 통합합니다. 일반적인 시나리오는 문서를 동일한 사람에게 여러 번 보내는 것입니다. 예를 들어 초기 초안은 검토용으로, 그 다음 수정본은 승인용으로 보내며, 이 모든 것이 버전 관리 및 보안을 유지하기 위해 동일한 봉투 내에서 이루어집니다.

이 기능은 비즈니스 워크플로의 실제 문제점을 해결합니다. 관리자가 일부 내용에 서명하고 피드백을 제공한 다음 최종 버전에 완전히 서명해야 하는 판매 계약을 생각해 보십시오. ARR이 없으면 별도의 봉투로 인해 버전이 조각화되어 오류 또는 분쟁의 위험이 증가할 수 있습니다. ARR을 지원하는 플랫폼은 이전 작업에 기반한 “if-then” 조건 규칙(예: 변경이 필요한 경우 동일한 수신자에게 다시 라우팅)을 사용하여 효율성을 보장하는 동시에 미국 ESIGN 또는 EU eIDAS와 같은 표준을 준수합니다.

운영 관점에서 ARR은 원격 팀의 협업을 향상시킵니다. Gartner와 같은 업계 벤치마크에 따르면 기업은 이러한 기능을 구현한 후 주기 시간이 최대 30% 단축되었다고 보고합니다. 그러나 구현에는 프로세스를 지연시킬 수 있는 루프를 피하기 위해 신중한 설정이 필요하므로 관리자는 사전에 명확한 라우팅 규칙을 정의해야 합니다.

ARR에서 “동일한 사람에게 여러 번 보내기” 구현

ARR의 핵심은 중복 봉투를 만들 필요 없이 동일한 수신자와의 반복적인 상호 작용을 처리하는 기능에 있습니다. 주요 플랫폼에서 이는 역할 기반 할당 및 워크플로 빌더를 통해 구현됩니다. 예를 들어 수신자를 초기 검토를 위한 "검토자"로 지정한 다음 후속 단계에서 "승인자"로 지정할 수 있으며, 이 모든 것이 동일한 사용자 프로필과 연결됩니다. 많은 경우에 이는 재인증을 피하여 사용자 경험을 개선합니다.

다음은 일반적인 워크플로에 대한 단계별 설명입니다.

1. 봉투 생성: 문서를 업로드하고 수신자를 정의합니다. 동일한 이메일 또는 사용자 ID를 여러 역할(예: “초기 검토자” 및 “최종 서명자”)에 할당합니다.

2. 라우팅 규칙 설정: 플랫폼의 드래그 앤 드롭 인터페이스를 사용하여 단계를 순서대로 정렬합니다. "승인되지 않은 경우 다시 라우팅"과 같은 조건을 설정하여 봉투를 동일한 사람에게 다시 보냅니다.

3. 알림 및 추적: 시스템은 각 상호 작용에 대해 목표 알림을 보내고 모멘텀을 유지하기 위한 알림을 보냅니다. 감사 로그는 규정 준수를 보장하기 위해 각 작업을 캡처합니다.

4. 조건 논리: 고급 설정에는 두 번째 라우팅에서만 나타나는 필드(예: 검토가 완료되기 전에 서명 필드가 숨겨짐)가 포함되어 관련성을 보장합니다.

잠재적인 과제로는 간단한 워크플로에 대한 과도한 복잡성 또는 CRM 시스템과의 통합 장벽이 있습니다. 기업은 규칙을 최적화하기 위해 위험이 낮은 시나리오에서 ARR을 시범 운영해야 합니다. 금융 또는 의료와 같은 규제 산업에서 ARR은 불필요하게 민감한 정보를 다시 보내지 않도록 데이터 개인 정보 보호법을 준수해야 합니다.

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고급 수신자 라우팅을 지원하는 주요 전자 서명 플랫폼

여러 전자 서명 제공업체가 강력한 ARR 기능을 제공하며, 각 기능은 다양한 비즈니스 규모와 지역에 적합한 미묘한 차이가 있습니다. 아래에서는 DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox Sign)을 살펴보고 동일한 수신자에게 반복적으로 라우팅하는 방식을 중점적으로 다룹니다.

DocuSign: 워크플로 자동화의 선두 주자

DocuSign은 2003년부터 전자 서명의 선구자였으며, 전자 서명 플랫폼과 Agreement Cloud 및 지능형 계약 관리(IAM) CLM과 같은 통합 도구를 통해 ARR에서 뛰어난 성능을 보입니다. IAM CLM은 DocuSign의 계약 수명 주기 관리 솔루션으로, 반복 검토를 위한 고급 라우팅을 포함하여 엔드 투 엔드 프로세스를 자동화합니다. 동일한 사람에게 여러 번 보내는 경우 DocuSign의 “순차적 라우팅” 및 "루프가 있는 병렬 라우팅"을 통해 관리자는 수신자가 여러 역할에서 행동할 수 있는 워크플로를 구성할 수 있습니다. 예를 들어 초안에 주석을 달고 수정본에 서명하는 등 모든 것이 하나의 봉투 내에서 이루어집니다.

DocuSign의 강점은 조건 필드 및 API 통합과 같은 기능을 갖춘 엔터프라이즈급 확장성에 있으며, 사용자 정의 루프에 사용됩니다. 가격은 개인 요금제의 경우 월 10달러(월 5개 봉투)부터 시작하여 복잡한 ARR에 중요한 대량 전송 및 웹 양식을 포함하는 비즈니스 프로의 경우 월 사용자당 40달러입니다. 그러나 봉투 제한(연간 요금제의 경우 연간 사용자당 약 100개) 및 인증과 같은 추가 기능은 대량 반복 라우팅의 비용을 증가시킬 수 있습니다.

Adobe Sign: 엔터프라이즈 사용자를 위한 원활한 통합

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud의 일부로, 워크플로 디자이너를 통해 ARR을 제공하며, “제작” 도구 및 조건 참여를 통해 동일한 수신자에게 반복적으로 보낼 수 있도록 지원합니다. 사용자는 동일한 사람이 첨부 파일을 검토하고 서명을 추가하거나 후기 단계에서 위임하는 다단계 승인을 설정할 수 있습니다. Adobe Acrobat 및 Microsoft 생태계와의 통합이 특히 강력하며, 문서 집약적인 기업에 적합합니다.

반복 라우팅의 경우 Adobe Sign은 "참여자 그룹"을 사용하여 동일한 사용자를 순차적 역할에 할당하고, 알림 및 전자 서명 규정 준수를 내장합니다. 가격은 표준 버전의 경우 연간 사용자당 월 22.99달러이며, 엔터프라이즈 버전의 경우 사용자 정의 견적이 필요합니다. 고급 요금제는 무제한 봉투를 지원하지만 SMS 전송과 같은 추가 기능은 사용량에 따라 요금이 부과됩니다. 단점은 학습 곡선이 가파르다는 것입니다. 특히 Adobe 사용자가 아닌 경우 시각적 워크플로가 필요한 크리에이티브 산업에서 뛰어난 성능을 보입니다.

eSignGlobal: 아시아 태평양 지역에 중점을 둔 유연성

eSignGlobal은 글로벌 전자 서명 시장의 새로운 참여자로, 무제한 사용자 및 원활한 지역 통합을 강조하면서 고급 수신자 라우팅을 지원합니다. 이 플랫폼을 통해 사용자 정의 가능한 워크플로를 통해 동일한 사람에게 여러 번 보낼 수 있으며, 대량 전송 루프 및 반복 승인을 위한 조건 트리거가 포함됩니다. 이는 반복 검토 중에 문제를 표시할 수 있는 위험 평가와 같은 AI-Hub 기능에 의해 구동됩니다.

eSignGlobal은 전 세계 100개 이상의 주요 국가의 전자 서명 법률을 준수하며, 아시아 태평양 지역(APAC)에서 강력한 입지를 가지고 있습니다. APAC의 전자 서명 환경은 조각화, 높은 표준 및 엄격한 규정이 특징이며, 미국 ESIGN 또는 EU eIDAS와 같은 보다 체계적인 모델과는 다릅니다. APAC에서 표준은 "생태계 통합"이며, 정부 대 기업(G2B) 디지털 ID와의 심층적인 하드웨어/API 수준의 연결이 필요합니다. 이는 서양의 이메일 확인 또는 자기 선언보다 훨씬 더 기술적인 요구 사항입니다. eSignGlobal은 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와 같은 시스템을 통합하여 이 문제를 해결하고 추가 비용 없이 법적 유효성을 보장합니다. 가격은 경쟁력이 있습니다. 기본 요금제는 연간 월 16.6달러이며, 최대 100개의 서명 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드 확인을 허용하며, 규정 준수 기반에서 경쟁업체보다 더 높은 가치를 제공하며 일반적으로 더 저렴합니다.

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HelloSign (Dropbox Sign): SMB의 간편성

현재 Dropbox Sign으로 이름이 변경된 HelloSign은 템플릿 기반 라우팅을 통해 간단한 ARR을 제공하며, “병합 필드” 및 승인 체인을 통해 반복 전송을 지원합니다. 중소기업에 친숙하며, 복잡한 설정 없이 동일한 수신자가 하나의 프로세스에서 여러 서명을 처리할 수 있도록 합니다. Dropbox와의 통합은 저장에 사용되며, 수정본에 쉽게 액세스할 수 있도록 보장합니다.

가격은 Essentials 요금제의 경우 월 15달러(무제한 봉투, 3명의 발신자)부터 시작하여 표준 버전의 경우 월 25달러로 확장됩니다. 일부 엔터프라이즈급 조건이 부족하지만 빠른 배포에 능숙합니다.

전자 서명 플랫폼의 비교 개요

의사 결정을 돕기 위해 ARR 및 반복 수신자 처리의 주요 측면에 대한 중립적인 비교는 다음과 같습니다.

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 깊이에 중점을 두고, Adobe는 통합에 중점을 두고, eSignGlobal은 규제 지역의 가치에 중점을 두고, HelloSign은 사용 편의성에 중점을 둡니다.

비즈니스 영향 및 최종 생각

고급 수신자 라우팅, 특히 반복 전송을 구현하면 지연을 최소화하고 추적 가능성을 향상시켜 계약 프로세스를 전환할 수 있습니다. 기업은 용량, 규정 준수 요구 사항 및 팀 규모에 따라 플랫폼을 평가해야 합니다. 기능을 시범 운영하는 것은 워크플로 병목 현상을 피하는 데 중요합니다.

DocuSign의 대안을 찾는 사용자의 경우 eSignGlobal은 특히 생태계 통합이 중요한 아시아 태평양 운영에 대한 지역 규정 준수 옵션으로 두각을 나타냅니다.