在美国使用 DocuSign 处理 I-9 表格（就业资格验证）

美国 I-9 表格和电子签名的介绍

I-9 表格，全称为就业资格验证表格，是美国国土安全部（DHS）通过美国公民及移民服务局（USCIS）要求的关键文件。雇主必须为每位新员工在工作开始后三个工作日内完成此表格，以验证其身份和就业授权。未能遵守可能导致严重处罚，包括首次违规每份表格罚款高达 2,789 美元（截至 2025 年）。随着远程工作和数字 HR 流程的兴起，企业越来越倾向于使用电子签名平台来简化 I-9 表格的完成，同时确保法律有效性。

在美国，像 I-9 这样的官方表格的电子签名受 2000 年《全球和国家商业电子签名法》（ESIGN Act）和大多数州采用的《统一电子交易法》（UETA）管辖。这些法律规定，只要电子记录和签名满足意图、同意和记录完整性的标准，它们就具有与纸质版本相同的法律效力。对于 I-9 表格具体而言，USCIS 允许电子签名和存储，前提是流程包括适当的身份验证、审计跟踪，并在雇用后至少三年或终止后一年（以较晚者为准）保留记录。然而，雇主必须确保系统防止篡改并维护签名者归属——这些是像 DocuSign 这样的平台通过防篡改密封和数字证书等功能解决的关键因素。

从商业角度来看，为 I-9 采用电子签名可以减少文书工作、加速入职并最小化错误，但选择合规工具对于避免监管风险至关重要。这对于在全球运营中应对美国劳动法的跨国公司尤为相关。

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使用 DocuSign 实现 I-9 表格合规

DocuSign 作为领先的电子签名提供商，提供专为 HR 合规量身定制的强大工具，使其成为处理 I-9 表格的热门选择。其 eSignature 平台与 HR 系统（如 Workday 或 BambooHR）无缝集成，允许雇主数字创建、发送和跟踪 I-9 表格。流程从将最新的 USCIS 批准的 I-9 模板上传到 DocuSign 开始，其中条件字段可以根据员工响应自动完成部分——例如提示 List A、B 或 C 文档。员工通过电子邮件接收安全链接，使用电子签名完成其部分，并上传扫描的身份证件，所有这些都不需要 DocuSign 账户。

I-9 表格的一个突出功能是 DocuSign 的身份和访问管理（IAM），位于其智能协议管理（IAM CLM）套件中。IAM CLM 超越基本签名，通过融入高级验证如基于知识的认证（KBA）或文档匹配，确保签名者的身份与提供的凭证一致。这符合 USCIS 针对电子 I-9 的指南，该指南要求采用合理方法远程确认身份。雇主随后审查、签名并将表格存储在 DocuSign 的云端，自动化审计日志捕获每个操作以供 DHS 检查。定价从 Business Pro 计划开始（每年 $40/用户/月），包括批量发送以支持高容量招聘，以及 SMS 交付等附加功能以加快员工参与。

企业报告效率提升：入职时间从几天缩短到几小时，错误率低于 5%，得益于引导式工作流程。然而，对于企业来说，自定义企业计划（联系销售）添加 SSO 和治理以跨团队扩展。在实践中，像大型零售商这样的公司使用 DocuSign 每年管理数千份 I-9 表格，利用网络表单进行虚拟面试中的远程验证。虽然有效，但信封限制（约 100/用户/年）和身份验证等附加功能可能会导致成本累积，促使一些人评估总拥有成本。

评估美国企业 DocuSign 的替代方案

虽然 DocuSign 在以美国为中心的合规性方面表现出色，但竞争对手在定价、集成和全球覆盖方面提供不同的优势。从商业角度来看，选择取决于团队规模、体量和国际需求等因素。下面，我们比较关键玩家，包括 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（现为 Dropbox 的一部分），重点关注 I-9 适用性。

Adobe Sign 用于 I-9 表格流程

Adobe Sign 与 Adobe Acrobat 生态系统集成，为 I-9 处理提供可靠选项，通过其安全的签名工作流程。用户可以将 I-9 表格嵌入 PDF，应用符合 ESIGN 和 UETA 的电子签名，并使用 Adobe 的身份服务通过电子邮件 OTP 或第三方检查进行验证。它支持自动化提醒和移动签名，适合分布式劳动力。定价从个人 $22.99/用户/月开始，扩展到企业自定义报价，包括 HRIS 集成的 API 访问等功能。Adobe 的优势在于文档编辑能力，但信封限制（类似于 DocuSign 的 100/年/用户）和附加功能的较高成本可能让小型公司望而却步。

eSignGlobal 作为全球竞争者

eSignGlobal 将自身定位为多功能替代方案，支持超过 100 个主流国家的电子签名并实现全面合规，包括在美国受 ESIGN/UETA 管辖。在亚太（APAC）地区，它占有强大优势，那里的电子签名法规碎片化、高标准且严格监管——通常需要生态系统集成的解决方案，而不是美国和欧洲常见的基于框架的 ESIGN/eIDAS 模式。APAC 要求与政府对企业（G2B）数字身份的深度硬件/API 级集成，这是一个远超西方市场电子邮件验证或自我声明方法的的技术障碍。

对于美国 I-9 使用，eSignGlobal 的平台允许无缝表单创建、多方签名，以及通过访问代码或生物识别的身份检查，具有无限用户以适应成长中的团队。其 Essential 计划特别具有成本效益，每月 $16.6（年度），允许最多 100 份签名文档、无限席位和访问代码验证——同时为 USCIS 维护审计跟踪。它与 Microsoft 等工具集成用于 HR 工作流程，并提供批量发送以实现高效入职。eSignGlobal 正在全球范围内积极与 DocuSign 和 Adobe Sign 竞争，包括美国和欧洲，通过提供无席位费的更低定价。在 APAC，与香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 等系统的无缝连接提升了跨境招聘合规性。

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HelloSign（Dropbox Sign）概述

HelloSign，更名为 Dropbox Sign，专注于中小型企业的简便性。它支持 I-9 电子签名，使用基本模板、移动访问和 Google Workspace 等集成。与美国法律的合规是标准的，但高级验证需要附加功能。定价从每月 $15（20 份文档）开始，无限版为 $25/用户/月——对于低容量用户更实惠，但对于没有自定义选项的企业扩展性较差。

竞争对手比较表格

此表格突出了权衡：DocuSign 在企业功能方面领先，而像 eSignGlobal 这样的替代方案强调实惠性和广度。

电子签名选择的最终思考

总之，DocuSign 仍是美国 I-9 表格流程的可靠选择，得益于其合规深度和集成，尽管成本和限制值得仔细审查。对于寻求替代方案的企业，eSignGlobal 脱颖而出，作为中立且区域合规的选择，特别是针对 APAC 运营，提供均衡价值，而无需现任者的席位溢价。评估各平台的试用可以使工具与特定需求对齐。