如何使用 DocuSign 与 PayPal 进行发票签核？

简化发票审批：集成 DocuSign 和 PayPal

在当今快节奏的商业环境中，高效的发票处理对于维持现金流和运营敏捷性至关重要。电子签名已经彻底改变了公司处理审批的方式，将 DocuSign 强大的电子签名功能与 PayPal 无缝的支付处理相结合，为发票签批提供了一个强大的解决方案。这种集成允许企业以数字方式获得审批，同时实现即时支付，从而减少传统方法（如支票或手动转账）带来的延误和错误。

从商业角度来看，这种设置不仅提升了合规性和审计追踪，还通过最小化物理文档处理来支持远程团队。下面，我们将探讨使用 DocuSign 与 PayPal 进行发票签批的逐步过程，基于中型企业中观察到的标准实践。

理解 DocuSign 在发票工作流程中的作用

DocuSign 是一个领先的电子签名平台，便于进行具有法律约束力的数字协议。其核心产品 eSignature 允许用户安全地发送、签署和跟踪文档。对于发票签批，DocuSign 的 Business Pro 计划特别相关，因为它包括条件逻辑字段以及在签署过程中直接收集支付的功能。该计划按年计费，每用户每月约 40 美元，支持每用户每年最多 100 个信封，适合常规财务审批。

除了基本签署功能外，DocuSign 还提供高级模块，如 Intelligent Agreement Management (IAM) CLM，它将合同生命周期管理与 AI 驱动的洞察相结合。IAM CLM 自动化整个协议过程——从起草到执行和存储——帮助企业分析发票条款、标记差异并确保监管合规。在商业环境中，据行业基准报告，这可以将审批时间缩短高达 80%，通过嵌入基于预定义规则将发票路由到审批者的工作流程。

要利用 DocuSign 处理发票，请从创建模板开始。将您的发票上传为 PDF，为审批者（例如经理或财务主管）添加签名字段，并包括条款接受的复选框。DocuSign 的模板确保多个发票的一致性，为应付账款团队节省时间。

逐步指南：集成 DocuSign 与 PayPal 进行发票签批

将 DocuSign 与 PayPal 集成可以简化从审批到支付的周期，允许签署者在单一流程中审批和支付。这对于 B2B 交易特别有价值，因为及时支付会影响供应商关系。请注意，虽然 DocuSign 原生支持通过集成收集支付，但 PayPal 设置需要 Business Pro 或更高计划，并可能涉及高级自动化的 API 配置。

步骤 1：设置您的 DocuSign 账户并启用支付

• 登录您的 DocuSign 账户（或通过其网站注册免费试用）。
• 导航至“设置” > “发送设置”，并在 Business Pro 附加组件下启用“收集支付”功能。这需要使用支付处理器验证您的账户。
• 在支付部分，将 PayPal 连接为您的网关。您需要一个 PayPal Business 账户——从 PayPal 的开发者仪表板输入您的 API 凭证（Client ID 和 Secret）。此一次性设置验证交易并确保 PCI 合规。
• 商业观察：企业通常将此与 DocuSign 的 SSO 配对，以实现多用户环境中的安全访问，减少登录摩擦。

步骤 2：准备发票文档

• 在 DocuSign 的编辑器中创建或上传您的发票。使用拖放界面放置签名字段、日期戳以及用于发票编号和金额等细节的文本字段。
• 添加支付字段：从字段菜单中选择“支付”，指定金额（动态或固定），并链接到 PayPal。对于条件逻辑，设置规则，使支付字段仅在审批签名后出现。
• 包括提醒和截止日期来督促签署者，这是 DocuSign 计划的标准功能，从每月 25 美元起。

步骤 3：发送发票进行签批

• 添加收件人：指定审批者（例如通过电子邮件），并设置签署顺序——先审批后支付。
• 自定义电子邮件通知，提供清晰说明，例如“审阅并批准此发票通过 PayPal 支付”。
• 发送信封。DocuSign 实时跟踪进度，通知您查看、签名和支付情况。
• 专业提示：对于批量发票，使用 DocuSign 的 Bulk Send 功能（Business Pro 可用），上传收件人数据的 CSV 文件以同时处理多个审批。

步骤 4：处理签批和支付

• 收件人收到安全链接。他们审阅发票，添加签名，然后转到 PayPal 支付选项卡。
• PayPal 即时处理交易，资金存入您的链接账户。DocuSign 将支付收据作为审计追踪的一部分捕获，包括时间戳和 IP 验证。
• 签批后，下载带有嵌入支付证明的完成信封，以供记录使用。

步骤 5：监控和自动化以提高效率

• 使用 DocuSign 的仪表板监控信封状态。通过 webhook 与 QuickBooks 或 Salesforce 等工具集成，实现自动会计更新。
• 对于自动化，利用 DocuSign 的 API（Starter 计划每年 600 美元，每月 40 个信封）。开发者可以编写脚本，使已批准的发票以编程方式触发 PayPal 支付。
• 商业洞察：在咨询或电子商务等行业，这种集成据 DocuSign 生态系统的案例研究显示，可将处理时间从几天缩短到几小时。

潜在挑战包括交易费用（PayPal 每笔交易收取 2.9% + 0.30 美元）和确保移动兼容性——测试设备，因为现在 60% 的审批通过应用进行。始终咨询 DocuSign 的支持以获取特定区域的设置，因为支付功能因国家而异。

此过程占据了成长型企业发票工作流程的很大一部分，在不牺牲安全性的前提下促进效率。

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评估替代方案：电子签名提供商的中立比较

虽然 DocuSign 在全球覆盖方面表现出色，但竞争对手在定价、合规性和集成方面提供不同的优势。从商业观察角度来看，选择平台取决于团队规模、区域需求和自动化深度。下面是一个 Markdown 比较表格，涵盖关键参与者：DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（现为 Dropbox 的一部分）。

此表格突出了权衡：DocuSign 在企业功能方面领先，而其他平台则优先考虑性价比或简单性。

Adobe Sign：以云为中心的选项

Adobe Sign 与 Adobe 生态系统深度集成，使其适合处理 PDF 和创意工作流程的业务。从每月每用户 10 美元起价，它在高级计划中支持无限信封，并提供强大的移动签署。对于发票签批，它允许通过表单嵌入 PayPal 链接，尽管设置比 DocuSign 的原生工具更手动。从商业角度来看，它深受营销公司的青睐，因为其品牌选项，但对于纯财务使用可能感觉臃肿。

eSignGlobal：区域合规性与全球覆盖

eSignGlobal 将自己定位为多功能替代方案，在全球超过 100 个主流国家合规。它在亚太 (APAC) 地区具有强大优势，那里电子签名面临碎片化、高标准和严格法规。与美国 (ESIGN) 或欧洲 (eIDAS) 的框架式方法不同，后者依赖广泛指南，亚太标准强调“生态系统集成”模型。这需要与政府到企业 (G2B) 数字身份的深度硬件/API 级对接，这是一个远超西方常见电子邮件验证或自我声明方法的的技术障碍。

eSignGlobal 正在全球范围内积极竞争，包括美洲和欧洲，与 DocuSign 和 Adobe Sign 相比提供更实惠的定价。其 Essential 计划仅需每月 16.6 美元（年度计费），允许最多 100 个电子签名文档、无限用户席位，以及通过访问代码的验证——同时保持完全合规。它无缝集成香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，提升跨境发票的安全性。

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HelloSign：适用于小型运营的简单性

HelloSign，由 Dropbox 收购，专注于用户友好的界面以实现快速签批。每用户每月 15 美元，它对小企业来说性价比高，通过 Zapier 等集成轻松链接 PayPal。它缺乏 DocuSign 在自动化方面的深度，但在简单的发票审批中表现出色，与 Dropbox 原生集成用于存储。

最终思考：选择合适的匹配

对于带有 PayPal 的稳健发票签批，DocuSign 仍是可靠选择。然而，关注成本节省或增强区域合规性的企业可能考虑 eSignGlobal 作为中立、区域特定的选项。根据您的规模和地理位置进行评估，以获得最佳结果。