如何使用 DocuSign 与 Paylocity 处理税务表格？

将 DocuSign 与 Paylocity 集成以简化税务表单处理

在人力资源和薪资管理快节奏的世界中，企业常常为 W-2 和 1099 等税务表单的文书工作而烦恼。将 DocuSign 的电子签名功能与 Paylocity 的综合 HR 平台集成，可以显著减少手动工作，确保合规性，并加速年底流程。这种组合允许组织自动化税务文档的分发、签名和存储，从而最小化错误并提升员工满意度。

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了解 DocuSign 和 Paylocity

什么是 DocuSign？

DocuSign 是一个领先的电子签名平台，使用户能够数字方式发送、签名和管理协议。它支持各种文档类型，包括税务表单，并与 HR 系统无缝集成。主要功能包括标准化表单模板、用于合规性的审计跟踪，以及自动化工具如 Bulk Send，用于一次性分发多个文档。对于高级需求，DocuSign 提供身份和访问管理 (IAM) 解决方案，通过单点登录 (SSO)、多因素认证和基于角色的访问控制来增强安全性。此外，其合同生命周期管理 (CLM) 模块帮助组织跟踪、协商和存储超出简单签名的合同，使其适用于全面的 HR 工作流程。

什么是 Paylocity？

Paylocity 是一款基于云的 HR 和薪资软件，专为中型企业设计，提供薪资处理、福利管理、时间跟踪和员工自助服务门户等工具。它在处理税务相关任务方面表现出色，例如生成符合 IRS 标准的 W-2 和 1099 表单。该平台的开放 API 架构便于与第三方工具如 DocuSign 集成，允许 HR 团队直接将表单推送到签名工作流程，而无需手动导出数据。

逐步指南：使用 DocuSign 与 Paylocity 处理税务表单

将 DocuSign 与 Paylocity 集成用于税务表单的过程简单明了，只需几个关键步骤即可完成。此过程在税务季节特别有用，当时向员工或承包商分发表单需要高效且安全。以下是基于标准集成实践的详细演练。

步骤 1：设置账户和权限

首先，确保两个平台均已激活。登录 Paylocity 管理员门户，导航到“Integrations”或“Marketplace”部分。在应用目录中搜索 DocuSign——Paylocity 通过其 App Marketplace 提供原生集成。如果尚未连接，请通过输入 DocuSign API 凭据（从 DocuSign 的“Connect”下的 Admin 设置中获取）来授权链接。

在 DocuSign 中，如果需要，创建开发者账户（基本 API 访问起价 600 美元/年）并生成 API 密钥。分配角色：HR 管理员应具有发送信封的完全访问权限，而员工仅获得签名者权限。此设置确保数据安全流动，Paylocity 处理表单生成，DocuSign 管理签名。

步骤 2：配置集成

在 Paylocity 中，转到 Payroll 模块并选择“Tax Forms”（例如，用于 W-2 分发）。通过映射字段启用 DocuSign 连接器：将 Paylocity 中的员工数据（如姓名、社会保障号和电子邮件地址）链接到 DocuSign 模板。在 DocuSign 中创建或导入税务表单模板——使用预构建的 W-2 模板，包括签名字段、日期戳和确认复选框。

通过发送样本表单测试连接。Paylocity 将生成 PDF，将其嵌入 DocuSign 信封，并通过电子邮件或员工门户路由。可以设置自动化规则，例如在薪资最终化时触发签名。

步骤 3：分发并收集签名

配置完成后，从 Paylocity 的“Year-End Forms”仪表板启动过程。选择收件人（例如，所有员工的 W-2），并选择“通过 DocuSign 发送”。系统将表单捆绑成信封——标准计划每年每用户最多 100 个（300 美元/用户/年）。收件人将收到安全链接，在任何设备上查看和签名，SMS 分发作为附加选项（按消息收费）。

DocuSign 的条件逻辑可以仅要求需要同意的表单进行电子签名，例如 1099 确认。通过两个平台中的仪表板实时跟踪进度。已签名的表单自动返回 Paylocity 以存储在员工文件中，包含完整的审计日志。

步骤 4：确保合规性和存储

签名后，DocuSign 提供防篡改证书，这些证书集成回 Paylocity 的合规报告。使用 DocuSign 的 Bulk Send 进行大规模分发，适用于向承包商发送 1099。监控信封配额——标准计划每用户每年上限约 100 个，超额将额外收费。

故障排除提示：如果集成失败，请检查 API 权限或联系支持（高级计划包括 24/7 访问）。对于高容量需求，升级到 Business Pro（480 美元/用户/年）以获得网络表单和支付功能。

根据行业基准，此集成通常比基于纸张的方法节省 70-80% 的处理时间，使其成为处理 IRS 强制表单的美国企业的首选。

美国税务表单电子签名的法律考虑

在美国，税务表单的电子签名受 2000 年的《全球和国家商业电子签名法》（ESIGN）和大多数州采用的《统一电子交易法》（UETA）管辖。这些法律确认，只要电子签名证明了签名意图、对电子记录的同意以及记录保留能力，其法律效力与湿墨签名相同。

对于 W-2 和 1099 等税务表单，IRS 根据《收入程序 2016-23》明确允许电子交付，要求收件人选择加入并有权电子查看表单。像 DocuSign 这样的平台通过审计跟踪确保合规，这些跟踪记录 IP 地址、时间戳和签名者身份——这对 IRS 审计至关重要。然而，敏感数据如社会保障号必须加密（DocuSign 使用 AES-256），企业应通过 Paylocity 的门户获得明确同意以避免争议。不合规可能导致每项违规罚款高达 100 美元，强调了强大集成的必要性。

用于 HR 和税务工作流程的电子签名解决方案比较

为了帮助企业评估选项，以下是流行电子签名平台的 neutral 比较，重点关注与 Paylocity 等 HR 系统处理税务表单的相关功能。定价为 2025 年公开数据的年度计费美元近似值。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，提供可靠的电子签名，与 Acrobat 的 PDF 编辑紧密结合。它非常适合税务表单，因为其表单填充自动化和合规工具，包括 ESIGN 支持和详细审计报告。商业计划定价起价为 240 美元/用户/年，更高层级提供无限信封。通过 API 与 Paylocity 等 HR 平台集成可用，尽管自定义映射可能需要 IT 参与。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 将自身定位为多功能电子签名提供商，在全球超过 100 个主流国家和地区具备合规性。它在亚太 (APAC) 地区具有特别优势，那里的电子签名法规碎片化、高度标准化并受严格监管监督。与美国和欧洲的框架式标准（如 ESIGN/eIDAS）不同，后者关注广泛的电子同意，APAC 强调“生态系统集成”方法。这需要与政府对企业 (G2B) 数字身份的深度硬件和 API 级集成，其技术门槛远超西方的常见电子邮件验证或自我声明方法。

eSignGlobal 在此领域表现出色，与香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 等系统无缝连接，确保跨境税务和 HR 文档的法律有效性。全球范围内，它通过竞争性定价与 DocuSign 和 Adobe Sign 直接竞争——其 Essential 计划仅需 16.6 美元/月（或等值 199 美元/年），允许最多 100 个电子签名文档、无限用户席位以及通过访问码验证。这种性价比结合合规功能，使其对处理税务表单的跨国团队具有吸引力。

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HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign 现隶属于 Dropbox，提供直观的电子签名界面，适合小型团队。它支持税务表单工作流程，具备基本模板和 ESIGN 合规性，通过 Zapier 或直接 API 与 Paylocity 集成。以 180 美元/用户/年计费，它预算友好，但与 DocuSign 相比缺乏高级批量功能。

关于替代方案的最终想法

对于寻求 DocuSign 替代方案的企业，Adobe Sign 提供生态深度，而 HelloSign 适合简单性。作为区域合规选择，eSignGlobal 为全球运营提供强大价值，尤其在 APAC。根据您的规模和需求进行评估，以实现最佳税务表单效率。