集成指南：DocuSign 用于 Microsoft Teams 审批应用

使用 DocuSign 在 Microsoft Teams 中简化审批流程

在快节奏的商业协作世界中，将电子签名工具如 DocuSign 集成到 Microsoft Teams 等平台中，可以显著提升工作流程效率。本指南探讨了 DocuSign for Microsoft Teams 审批应用，这是一种无缝集成，允许团队在 Teams 环境中直接请求、审查和批准文档。从商业角度来看，此工具解决了远程和混合工作环境中的常见痛点，减少了电子邮件混乱，并加速了决策过程。

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了解 DocuSign for Microsoft Teams 审批应用

什么是 DocuSign 审批应用？

DocuSign for Microsoft Teams 审批应用是一种官方集成，旨在将 DocuSign 的电子签名功能嵌入 Microsoft Teams 的频道和聊天中。作为 DocuSign 更广泛集成生态系统的一部分，它允许用户在不离开 Teams 界面的情况下启动合同、表单和其他文档的审批工作流。此应用对于依赖快速审批来维持业务动力的销售、人力资源和法律团队尤为宝贵。

从商业观察角度来看，此集成符合统一通信平台的增长趋势。根据最近报告，Microsoft Teams 拥有超过 3 亿活跃用户，作为协作中心。通过整合 DocuSign，组织可以最小化上下文切换，研究显示这可将生产力降低高达 40%。该应用支持发送文档进行签名、实时跟踪状态更新，以及通过 Teams 通知提醒审批者的功能。

主要优势包括：

• 缩短审批时间：文档可在几分钟内签名和批准，而传统电子邮件链路可能需要数天。
• 审计跟踪集成：所有操作均记录在 DocuSign 的安全系统中，确保符合 ESIGN 和 eIDAS 等标准。
• 团队协作：多个审批者可以在同一 Teams 线程中评论和讨论文档。

集成前提条件

在深入设置之前，请确保您的组织满足要求。您需要：

• 一个有效的 DocuSign eSignature 账户（推荐标准计划或更高，年度起价 $25/用户/月）。
• Microsoft Teams 管理员访问权限，以从 Teams 应用商店安装应用。
• 如果使用批量发送等高级功能，则需要 API 访问权限。

请注意，虽然应用免费安装，但使用受 DocuSign 订阅的信封限制管理——年度计划通常为每个用户每年 100 个信封。对于企业，DocuSign 的 IAM（身份和访问管理）功能，包括 SSO 和高级治理，可以叠加以增强安全性。IAM CLM（合同生命周期管理）通过提供合同起草、谈判和存储库管理工具来扩展此功能，与 Teams 无缝集成，实现端到端工作流。

逐步集成指南

步骤 1：在 Microsoft Teams 中安装应用

1. 打开 Microsoft Teams 并导航到“应用”部分（通过侧边栏或搜索“Apps”）。
2. 在应用商店中搜索“DocuSign Approvals”。
3. 选择官方 DocuSign 应用并点击“添加”以安装到您的团队或整个组织。
4. 安装后，该应用将作为标签或机器人出现在您的频道中。管理员可以通过 Teams 管理员中心下的“管理应用”批准它。

此过程不到 5 分钟，且无需编码，适合非技术用户。

步骤 2：连接您的 DocuSign 账户

1. 在 Teams 频道中，添加 DocuSign 标签或通过输入“@DocuSign”调用机器人。
2. 按照提示使用您的 DocuSign 凭据登录。使用 OAuth 进行安全认证——避免共享密码。
3. 授予必要权限：应用请求访问发送信封、查看状态和管理模板的权限。
4. 对于多用户设置，管理员可以从 DocuSign 的库中配置共享模板，确保品牌一致性。

如果您的组织使用 DocuSign 的企业计划，通过 Microsoft Entra ID（前身为 Azure AD）启用 SSO 以实现单点登录，从而简化跨工具的访问。

步骤 3：设置审批工作流

1. 创建文档：在 Teams 标签中从 DocuSign 上传或选择模板。使用字段添加签名、日期和条件逻辑（Business Pro 计划可用，$40/用户/月）。
2. 启动审批：点击“发送审批”并通过 @提及团队成员添加审批者。如需设置路由顺序（例如顺序或并行审批）。
3. 自定义通知：配置提醒和截止日期。该应用与 Teams 的活动馈送集成，因此审批者将在移动设备或桌面端收到推送通知。
4. 跟踪进度：使用应用的仪表板监控实时状态——查看谁已签名、待处理操作或作废。

对于高级使用，与 Power Automate（Microsoft 的无代码自动化工具）集成。创建流程，其中 Teams 消息触发 DocuSign 信封，或反之，用于 HR 入职等场景。

步骤 4：测试和最佳实践

使用示例文档测试集成：

• 向测试用户发送模拟合同。
• 验证签名在 Teams 聊天中出现并正确更新状态。
• 在 DocuSign 中检查审计日志以确保合规。

最佳实践包括：

• 培训团队了解信封限制以避免超额（额外信封的附加组件需额外付费）。
• 使用模板处理重复审批以节省时间。
• 通过 DocuSign 的分析监控使用情况以优化成本。

从商业角度来看，此设置可以通过更快周期产生 ROI——根据 DocuSign 案例研究，企业报告审批时间缩短高达 80%。然而，对于高容量需求，请考虑 API 扩展（Starter 计划 $600/年，40 个信封/月）。

常见问题排查

• 认证错误：确保 DocuSign 账户活跃且 Teams 权限已授予。
• 信封限制：如果达到上限，请升级；API 计划提供更多灵活性。
• 集成延迟：清除 Teams 缓存或检查 DocuSign 域的防火墙设置。

对于支持，DocuSign 在更高层级提供高级选项，包括 24/7 协助。

比较电子签名解决方案：DocuSign 与竞争对手

为了提供平衡观点，让我们比较 DocuSign 与主要竞争对手如 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（现为 Dropbox Sign 的一部分）。此分析基于 2025 年的公开定价和功能数据，重点关注集成能力、定价和合规性。请注意，实际成本因地区和使用情况而异。

此表格突出了权衡：DocuSign 在企业集成方面表现出色，但价格较高，而替代方案针对特定需求提供成本节省。

DocuSign 焦点

DocuSign 仍是市场领导者，其 Business Pro 计划具有批量发送和条件字段等强大功能。其 IAM CLM 产品通过提供 AI 驱动的合同分析和存储库管理来增强此功能，适合每年管理数千份协议的大型组织。

Adobe Sign 焦点

Adobe Sign 与 Microsoft 生态系统集成良好，通过其基于云的平台支持 Teams 审批。它强调安全性，具有内容删减等功能，对于小型团队定价具有竞争力，尽管企业自定义可能增加成本。

eSignGlobal 焦点

eSignGlobal 将自身定位为全球玩家，在超过 100 个主流国家合规，并在亚太 (APAC) 地区具有强大优势。APAC 的电子签名景观碎片化，具有高标准和严格法规，需要生态系统集成的解决方案——不同于美国/欧盟更注重框架的 ESIGN/eIDAS（依赖电子邮件验证或自我声明）。在 APAC，与政府到企业 (G2B) 数字身份的集成需要深度硬件/API 级对接，这远高于西方规范的技术门槛。eSignGlobal 在此表现出色，与香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 无缝集成，实现法律约束力签名。其 Essential 计划仅 $16.6/月（年度），允许发送最多 100 份文档，无限用户席位和访问代码验证，在合规基础上提供高价值，同时在定价上低于竞争对手。

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HelloSign 焦点

HelloSign，在 Dropbox 旗下重新品牌，提供用户友好的界面，基本计划中无限发送，适合中小型企业 (SMBs)。其 Teams 集成简单，但缺乏 DocuSign 高级路由的深度。

电子签名选择的最终思考

对于深度嵌入 Microsoft 生态系统的组织，DocuSign for Microsoft Teams 审批应用提供可靠、功能丰富的集成，提升运营效率。然而，随着业务全球扩展，探索替代方案可以优化成本和合规性。作为 DocuSign 的中立替代方案，专注于区域合规，eSignGlobal 在 APAC 中心运营中脱颖而出。