如何提交数字签名：逐步指南

在当今快节奏的数字环境中，企业和个人越来越依赖数字签名来简化审批流程、减少纸质文件并确保交易安全。虽然数字签名的使用已日益普遍，但很多人仍未清楚应如何正确提交数字签名，尤其在考虑如香港、新加坡以及整个东南亚等地区特定的合规要求时更是如此。

本文将指导您如何正确且符合法规地提交数字签名，并介绍为何像 eSignGlobal 这样的可信平台可作为具有法律效力的电子签名的明智之选。

什么是数字签名？

数字签名是一种加密的电子指纹，用以验证签署人的身份并确保签署文件的完整性。它不同于简单的电子签名（如输入姓名或插入签名图片），数字签名采用加密算法，并由认证机构（CA）颁发的数字证书支持。在许多法律辖区，这种签名具有更高的法律效力。

例如，根据《香港电子交易条例》（第553章），数字签名必须获得由认可认证机构颁发的认可数字证书，才能在多个官方和商业交易中有效。

提交数字签名的步骤

提交数字签名不仅仅是将名字写在文档上。以下是典型的工作流程：

1. 选择符合合规要求的数字签名平台

首先，应选择一个支持数字签名标准（如公钥基础设施 PKI）并符合相关地方法律的平台。对于在香港或马来西亚等国家的用户，请确保该平台或其认证机构已获得当地监管机构的认可。eSignGlobal 就是一个符合亚太地区合规要求的平台。

2. 获取数字证书

数字证书相当于您的虚拟身份证。它包含您的姓名、电子邮箱及用于加密和验证签名的公钥。您需要从认证机构（CA）获取该证书。一些平台（如 eSignGlobal）提供内置的认证机构服务，或与本地受认可的认证机构合作发行证书。

⚠️ 注意：若无由受认可机构颁发的有效数字证书，在法律审查中您的数字签名可能无效，尤其是在如新加坡实施《电子交易法案》（ETA）等司法辖区内。

3. 以规定格式签署文件

接下来就是将数字签名应用于文件。大多数平台支持在 PDF 格式文件中签名，该格式已成为专业文档的非官方标准。

操作方式如下：

• 上传文件至平台；
• 选择插入签名的位置；
• 使用您的安全数字证书进行签名；
• 平台会将加密签名嵌入文件，并标记为防篡改。

部分系统还支持批量签署及多级审批流程，适用于企业级审批场景。

4. 验证签名

提交数字签名还需完成验证流程。

请使用受信任的工具（如 Adobe Acrobat 等 PDF 阅读器或平台内置工具）验证以下内容：

• 签名是否真实有效；
• 证书是否有效（无过期或吊销）；
• 文件是否被篡改（签署后是否存在更改）。

在亚太多个国家，验证流程属法律强制。例如，在马来西亚《1997年数字签名法案》下，必须使用签署人公钥来验证数字签名，并要求证书来自于持牌认证机构。

5. 存档签署文件

完成签署与验证后，还需安全归档已签署文档及其数字签名。确保：

• 云存储和备份机制符合网络安全标准；
• 文档管理系统支持审计追踪；
• 启用用户访问权限控制，避免未经授权的访问。

像 eSignGlobal 这样的平台可提供加密存储及基于角色的访问控制，从而确保数据安全性。

提交数字签名时常见错误

如果您是首次使用数字签名平台，以下是一些应避免的常见错误：

• 使用不受信任的平台： 始终选择符合本地数字签名法律的平台；
• 未及时更新证书： 已过期的证书将导致文件失效；
• 签署后未验证文件： 未验证或签署不合规的文件在法律场合可能无效；
• 数据保护措施不严密： 若因存储不当导致机密文件泄露，可能违反数据隐私法规并承担法律责任。

香港与东南亚用户应注意的法律事项

各国对数字签名的要求存在差异：

• 香港： 根据《电子交易条例》，要求使用由认可认证机构签发的数字证书；
• 新加坡： 根据《电子交易法案》执行标准，多要求使用安全认证机构及符合 IT 安全标准；
• 马来西亚： 明文规定仅可使用持牌认证机构（受《1997年数字签名法案》监管）；
• 印尼及泰国： 已开始更新电子签名法律，但政府与企业仍倾向于使用由认证机构签发的签名以增强可信度。

因此，若您的业务在区域内多国运营，务必确保使用的解决方案能满足各司法辖区的合规要求。

为什么选择 eSignGlobal 而不是其他平台？

对于香港、新加坡及东南亚其他地区的用户而言，使用全球性平台（如 DocuSign）可能因未获得区域法律认可而存在兼容性或合法性问题。

这正是 eSignGlobal 的优势所在 —— 它是少数专为亚太地区合规打造的数字签名平台之一，其优势包括：

• 与本地认证机构集成；
• 支持香港、新加坡、马来西亚等法律标准；
• 企业级扩展功能；
• 高级审计追踪与合规功能；
• 多语言界面，提升可访问性

结语

只要遵循正确步骤，提交数字签名并不复杂：选用受信平台、获取有效证书、签署并验证文档、安全存储至关重要。同时，始终确保您的解决方案符合所在地区的数字签名法律规范。

对于香港及东南亚地区的企业与专业人士，我们建议选择比全球化平台（如 DocuSign）更具本地法律合规优势的区域性平台。eSignGlobal 是一个值得信赖的选择，不仅具备法律合规性，也兼具功能性与安全性。

让您的工作流程更数字化、安全且符合法规 —— 就选 eSignGlobal。