如何获取数字签名？

在当今快节奏的数字经济中，传统的纸笔签名正迅速被电子和数字签名所取代。无论是签署合同、批准文件，还是完成政府表格，数字签名已成为一种合法、安全且高效的认证方式。但问题是——我们究竟该如何获取一个数字签名？

本指南将讲解获取数字签名的流程，说明本地法律体系如何影响该过程，并为个人和企业（尤其是在香港和东南亚地区）提供实用建议。

什么是数字签名？

在深入了解流程之前，我们需要先理清术语：数字签名（Digital Signature）是一种密码机制，用于验证数字消息或文档的真实性和完整性。它是**电子签名（Electronic Signature）的一种，但具备更高安全性，涉及加密以及由受信任的证书授权机构（CA）**进行认证。

在许多法域内，数字签名受当地或区域法律的承认。例如：

• 香港：受《电子交易条例》（第553章）监管；
• 新加坡：根据《电子交易法》（ETA）进行规范；
• 东盟国家：多数国家依据《联合国电子商务示范法》制定本地法律。

因此，确保取得具法律效力的数字签名，其具体流程可能因所在地而异。

获取数字签名的步骤指南

步骤1：选择认证的数字签名服务商

要确保数字签名具有法律效力，首要步骤是选择一个受信任且符合规范的服务提供商。这些服务商必须遵守国家或地区法规，通常被称为证书授权机构（CA）。

全球或区域认可的服务商包括：

• eSignGlobal（专注亚太区域）
• DocuSign（全球知名）
• Adobe Sign
• SigniFlow（亚洲与非洲）

在香港，可选择由政府资讯科技总监办公室（OGCIO）维护的“认可认证机构”名单中的服务供应商。

步骤2：注册并提供身份认证材料

选定服务商后，需注册并完成身份核实。通常包括以下内容：

• 在平台上创建账户
• 提交个人或企业身份资料，如身份证、商业登记证、护照、税务编号等
• 完成KYC（认识你的客户）验证，这是多数国家数据隐私和反欺诈法律所要求的过程

企业用户通常还需提交公司注册证明、成立文件等，证明其合法存在及签署权限。

步骤3：获取数字证书

**数字证书（Digital Certificate）**是数字签名中不可或缺的组成部分，类似于由证书机构颁发的电子“身份证”，将用户身份与一对密钥关联起来：

• 私钥：由签署方私密保存
• 公钥：供接收方用于验证签名

数字证书一般包含以下信息：

• 用户姓名或公司名称
• 证书序列号
• 证书机构名称
• 到期日期
• 公钥信息

在香港，数字证书应符合《电子交易条例》，若由如香港邮政认证机构（HKPost CA）等受认可认证机构颁发，更具法律效力。

步骤4：安装签名软件或整合至工作流程

依据选择的服务商，用户可能会获得签名软件或API接口，可整合进现有的流程中。诸如eSignGlobal与DocuSign等平台常见功能包括：

• 云端签署平台
• 本地部署方案，可自主管理加密密钥
• 与Microsoft Office、PDF工具（如Adobe Acrobat）及企业级文档管理系统无缝集成

对于跨境交易或大型企业，eSignGlobal还支持：

• 多语言界面
• 审计追踪
• 时间戳服务
• 与ERP系统的整合

步骤5：开始使用数字签名

当数字证书及工具准备完毕后，即可开始签署与验证文件。签署过程通常包括：

• 上传拟签署文件
• 选择签名位置与类型
• 使用受保护的私钥完成签署
• 发送已签名文件，接收方可通过公钥进行验证

谨记妥善保管私钥：可采用云端加密托管、USB加密令牌或HSM（硬件安全模块）等方式。在多数司法辖区，鼓励或要求采用双重认证（2FA）。

法律合规：本地重要需知

数字签名的实际效力取决于其法律地位。下列为亚太地区概况：

• 香港：须由如HKPost CA等“认可认证机构”签发，才可享有法律推定效力（第553章）。
• 新加坡：采用安全签署装置及由认证服务商签发的证书，即符合ETA规定。
• 马来西亚与印尼：法律推定效力一般要求取得本地认证。
• 菲律宾：虽认可数字签名，但采用PSC认证的CA能增强执行力。

务必确保所选CA服务商符合当地法规，如GDPR、香港《个人资料（私隐）条例》PDPO、新加坡/马来西亚PDPA等。

企业附加建议

• 通过工作流程平台自动化文件审批流程
• 使用时间戳服务符合监管数据完整性要求
• 定期检查证书有效期，确保及时续期
• 培训员工，提高对数字身份及安全防范意识

数字签名不仅能确保法律效力，还能加快业务流程、减少纸张使用，实现安全远程办公，是现代企业运营不可或缺的工具。

eSignGlobal：面向APAC用户的本地友好型DocuSign替代方案

针对香港、新加坡、马来西亚、印尼及东南亚用户，eSignGlobal提供符合本地法律的数字签名解决方案，是国际平台DocuSign的本地化替代产品。其特色包括：

• 中英文界面支持
• 符合法律与认证合规（第553章、PDPA、ETA等）
• 支持多种签名证书（包括HKPost）
• 数据中心设于本地，满足隐私法要求
• 可与本地ERP、保险等行业系统无缝整合

无论是中小企业或区域型集团，eSignGlobal都能在合规、安全与易用性方面提供优质支持。

通过以上步骤，并与具法律地位的数字签名服务商合作，个人与企业即可获得一个安全、高效且具法律效力的数字签名，无论身处何地均可安心使用。